Fulfillment là gì? Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp kinh doanh online

Trong bối cảnh thương mại điện tử (TMĐT) bùng nổ, việc quản lý kho bãi và thực hiện đơn hàng hiệu quả trở thành thách thức lớn đối với nhiều doanh nghiệp. Fulfillment, hay còn gọi là dịch vụ hoàn tất đơn hàng, nổi lên như một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn về kho vận, logistics, từ đó tập trung vào phát triển kinh doanh cốt lõi. Vậy, fulfillment là gì và tại sao nó lại quan trọng đến vậy?

Bài viết này sẽ đi sâu vào khái niệm fulfillment, khám phá quy trình hoạt động, phân tích các mô hình phổ biến, và đặc biệt, giải đáp câu hỏi liệu doanh nghiệp của bạn có nên sử dụng dịch vụ fulfillment hay không.

Fulfillment là gì? Hiểu rõ bản chất của quy trình hoàn tất đơn hàng

Fulfillment về cơ bản là toàn bộ quá trình từ khi người bán nhận được đặt hàng cho đến khi sản phẩm được giao đến tay người mua. Nó bao gồm một chuỗi các hoạt động phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng và chính xác.

Các hoạt động chính trong quy trình fulfillment bao gồm:

• Tiếp nhận hàng hóa: Nhận hàng từ nhà cung cấp hoặc nơi sản xuất của người bán vào kho fulfillment.
• Lưu kho: Quản lý, sắp xếp và lưu trữ hàng hóa trong kho một cách khoa học, đảm bảo dễ dàng truy xuất và bảo quản hàng hóa.
• Xử lý đơn hàng (Order Processing): Tiếp nhận thông tin đơn hàng từ các kênh bán hàng (website, sàn TMĐT, mạng xã hội,...) và chuẩn bị cho bước tiếp theo.
• Lấy hàng tại kho (Picking): Tìm kiếm và thu thập các sản phẩm theo đơn hàng đã được xử lý. Đây là công đoạn đòi hỏi sự chính xác cao để tránh sai sót.
• Đóng gói (Packing): Đóng gói sản phẩm cẩn thận, đúng quy cách, đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• Vận chuyển (Shipping): Phối hợp với các đơn vị vận chuyển để giao hàng đến địa chỉ của người mua.
• Xử lý đổi/trả hàng (Return Management): Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu đổi trả hàng từ khách hàng một cách hiệu quả.

Nói một cách đơn giản, fulfillment chính là xương sống của hoạt động kinh doanh online, đảm bảo rằng mọi đơn hàng đều được xử lý và giao đến tay khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Các mô hình Fulfillment phổ biến hiện nay

Để hiểu rõ hơn về cách thức triển khai fulfillment, chúng ta cùng tìm hiểu các mô hình phổ biến đang được áp dụng:

1. In-house Fulfillment (Tự thực hiện Fulfillment)

Đây là mô hình mà doanh nghiệp tự xây dựng và quản lý toàn bộ quy trình fulfillment, từ kho bãi, nhân lực đến hệ thống quản lý.

• Ưu điểm:
  • Kiểm soát hoàn toàn quy trình, đảm bảo chất lượng dịch vụ theo tiêu chuẩn riêng.
  • Linh hoạt trong việc xử lý các yêu cầu đặc biệt của khách hàng.
  • Tiết kiệm chi phí khi quy mô đơn hàng lớn và ổn định.
• Nhược điểm:
  • Đòi hỏi nguồn vốn đầu tư ban đầu lớn cho cơ sở hạ tầng (kho bãi, thiết bị), công nghệ và nhân sự.
  • Phức tạp trong việc quản lý và vận hành, đặc biệt khi quy mô kinh doanh tăng trưởng nhanh.
  • Rủi ro về chi phí cố định cao nếu doanh số không ổn định.

Mô hình này thường phù hợp với các doanh nghiệp lớn, có nguồn lực tài chính mạnh và số lượng đơn hàng ổn định, đều đặn.

2. Dropshipping

Dropshipping là mô hình kinh doanh trong đó người bán không cần lưu trữ hàng tồn kho. Khi có đơn hàng, người bán sẽ chuyển thông tin đơn hàng và địa chỉ khách hàng cho nhà cung cấp (nhà sản xuất, nhà bán buôn), và nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm đóng gói và vận chuyển trực tiếp đến tay người mua.

• Ưu điểm:
  • Vốn đầu tư ban đầu rất thấp, không cần chi phí lưu kho.
  • Dễ dàng bắt đầu và thử nghiệm nhiều loại sản phẩm.
  • Không phải lo lắng về quản lý tồn kho và vận chuyển.
• Nhược điểm:
  • Khó kiểm soát chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng vì phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp.
  • Lợi nhuận thường thấp hơn so với các mô hình khác.
  • Cạnh tranh cao do rào cản gia nhập thấp.
  • Khó xây dựng thương hiệu mạnh mẽ.

Dropshipping phù hợp với những cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ mới bắt đầu kinh doanh online, muốn thử nghiệm thị trường hoặc không có nhiều vốn đầu tư.

3. Outsourced Fulfillment (Thuê ngoài dịch vụ Fulfillment)

Đây là mô hình phổ biến nhất hiện nay, trong đó doanh nghiệp thuê một đơn vị cung cấp dịch vụ fulfillment chuyên nghiệp để xử lý toàn bộ hoặc một phần quy trình hoàn tất đơn hàng. Đơn vị fulfillment sẽ chịu trách nhiệm từ việc nhận hàng, lưu kho, xử lý đơn hàng, đóng gói, vận chuyển đến xử lý đổi trả hàng.

• Ưu điểm:
  • Tiết kiệm chi phí đầu tư vào kho bãi, công nghệ và nhân sự.
  • Tận dụng chuyên môn và hạ tầng của đơn vị fulfillment, đảm bảo quy trình hiệu quả và chính xác.
  • Linh hoạt điều chỉnh chi phí theo khối lượng đơn hàng.
  • Giải phóng doanh nghiệp khỏi các công việc vận hành phức tạp, giúp tập trung vào marketing, bán hàng và phát triển sản phẩm.
  • Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ dịch vụ giao hàng nhanh chóng và chuyên nghiệp.
• Nhược điểm:
  • Mất một phần quyền kiểm soát đối với quy trình fulfillment.
  • Chi phí có thể tăng cao nếu số lượng đơn hàng nhỏ hoặc không ổn định.
  • Cần lựa chọn đơn vị fulfillment uy tín và có kinh nghiệm.

Mô hình outsourced fulfillment là lựa chọn tối ưu cho đa số các doanh nghiệp TMĐT, đặc biệt là các doanh nghiệp đang trong giai đoạn tăng trưởng hoặc muốn mở rộng quy mô mà không muốn đầu tư lớn vào hạ tầng logistics.

Những trường hợp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ Fulfillment

Mặc dù fulfillment mang lại nhiều lợi ích, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng cần sử dụng dịch vụ này ngay từ đầu. Dưới đây là những trường hợp mà việc thuê ngoài dịch vụ fulfillment là lựa chọn sáng suốt:

• Doanh nghiệp TMĐT đang phát triển nhanh chóng: Khi số lượng đơn hàng tăng đột biến, việc tự quản lý kho bãi và giao hàng sẽ trở nên quá tải, dẫn đến sai sót và chậm trễ. Dịch vụ fulfillment giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô một cách linh hoạt mà không gặp rào cản về hạ tầng.
• Thiếu kinh nghiệm và nguồn lực về logistics: Nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm chuyên sâu về quản lý kho, vận hành hay logistics, việc thuê đơn vị fulfillment sẽ giúp đảm bảo quy trình được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả ngay từ đầu.
• Hạ tầng kho bãi và hệ thống quản lý còn hạn chế: Đầu tư vào kho bãi hiện đại và hệ thống quản lý kho (WMS) đòi hỏi chi phí lớn. Dịch vụ fulfillment cung cấp sẵn cơ sở vật chất và công nghệ tiên tiến, giúp doanh nghiệp tiết kiệm khoản đầu tư ban đầu đáng kể.
• Doanh số bán hàng không ổn định hoặc theo mùa: Với mô hình in-house, chi phí cố định cho kho bãi và nhân sự vẫn tồn tại dù doanh số thấp. Dịch vụ fulfillment với chi phí linh hoạt theo từng đơn hàng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí trong những giai đoạn thấp điểm.
• Muốn tập trung vào các hoạt động cốt lõi: Quản lý fulfillment là một công việc tốn thời gian và công sức. Bằng cách thuê ngoài, doanh nghiệp có thể giải phóng nguồn lực để tập trung vào marketing, phát triển sản phẩm, xây dựng thương hiệu và chăm sóc khách hàng.
• Mở rộng thị trường mới: Khi mở rộng kinh doanh sang các khu vực địa lý mới, việc thiết lập kho bãi và mạng lưới vận chuyển là thách thức. Đơn vị fulfillment có mạng lưới kho và đối tác vận chuyển rộng khắp sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng ở các khu vực này một cách dễ dàng hơn.
• Sản phẩm có yêu cầu đặc biệt về lưu trữ hoặc vận chuyển: Một số sản phẩm (ví dụ: hàng dễ vỡ, hàng đông lạnh, hàng giá trị cao) cần quy trình xử lý và vận chuyển đặc biệt. Đơn vị fulfillment chuyên nghiệp thường có kinh nghiệm và trang thiết bị phù hợp để xử lý các loại hàng hóa này.

Có nên sử dụng dịch vụ Fulfillment không? Lợi ích mang lại cho doanh nghiệp

Câu trả lời cho câu hỏi "Có nên sử dụng dịch vụ fulfillment không?" là CÓ, đặc biệt đối với hầu hết các doanh nghiệp TMĐT đang tìm cách tối ưu hóa hoạt động và tăng trưởng bền vững. Việc sử dụng dịch vụ fulfillment mang lại vô số lợi ích thiết thực:

• Giảm chi phí vận hành:
  • Chi phí lưu kho: Không cần đầu tư xây dựng hoặc thuê kho bãi riêng, chi phí thuê kho được tính dựa trên diện tích hoặc số lượng hàng hóa lưu trữ thực tế.
  • Chi phí nhân sự: Không cần tuyển dụng và quản lý đội ngũ nhân viên kho vận, đóng gói, vận chuyển.
  • Chi phí vận chuyển: Đơn vị fulfillment thường có mối quan hệ tốt và khối lượng vận chuyển lớn với các đối tác giao hàng, giúp thương lượng được mức giá ưu đãi hơn so với doanh nghiệp tự làm.
  • Chi phí công nghệ: Không cần đầu tư vào các hệ thống quản lý kho (WMS) đắt tiền.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động:
  • Tốc độ xử lý đơn hàng nhanh chóng: Đơn vị fulfillment chuyên nghiệp có quy trình được tối ưu hóa và sử dụng công nghệ hiện đại giúp xử lý đơn hàng nhanh hơn, giảm thời gian từ khi đặt hàng đến khi giao hàng.
  • Độ chính xác cao: Hệ thống quản lý tiên tiến và quy trình chuẩn hóa giúp giảm thiểu sai sót trong việc lấy hàng, đóng gói và giao hàng.
  • Quản lý tồn kho hiệu quả: Đơn vị fulfillment thường có hệ thống theo dõi tồn kho chính xác, giúp doanh nghiệp nắm bắt được số lượng hàng hóa trong kho và đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng:
  • Giao hàng nhanh và đúng hẹn: Tốc độ xử lý và mạng lưới vận chuyển của đơn vị fulfillment giúp giao hàng đến tay khách hàng nhanh chóng, đáp ứng kỳ vọng của khách hàng hiện đại.
  • Đóng gói chuyên nghiệp: Sản phẩm được đóng gói cẩn thận, đẹp mắt, tạo ấn tượng tốt cho khách hàng.
  • Dễ dàng xử lý đổi trả: Quy trình đổi trả hàng được thực hiện nhanh chóng và thuận tiện, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• Tăng khả năng cạnh tranh:
  • Tốc độ giao hàng: Khả năng giao hàng nhanh chóng là lợi thế cạnh tranh quan trọng trong TMĐT.
  • Chất lượng dịch vụ: Dịch vụ fulfillment chuyên nghiệp góp phần xây dựng uy tín và hình ảnh thương hiệu tốt đẹp trong mắt khách hàng.
• Giải phóng nguồn lực cho các hoạt động quan trọng khác: Bằng cách ủy thác công việc fulfillment, doanh nghiệp có thể tập trung vào marketing, bán hàng, phát triển sản phẩm, nghiên cứu thị trường và xây dựng chiến lược tăng trưởng dài hạn.

Lựa chọn đối tác Fulfillment uy tín và chuyên nghiệp

Khi đã quyết định sử dụng dịch vụ fulfillment, việc lựa chọn một đối tác uy tín và chuyên nghiệp là yếu tố then chốt quyết định sự thành công. Một đối tác fulfillment đáng tin cậy cần đáp ứng các tiêu chí sau:

• Kinh nghiệm và chuyên môn: Có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực fulfillment và hiểu rõ đặc thù của ngành hàng của bạn.
• Hạ tầng hiện đại: Sở hữu hệ thống kho bãi rộng khắp, được trang bị công nghệ quản lý kho tiên tiến (WMS), hệ thống an ninh và phòng cháy chữa cháy đảm bảo.
• Hệ thống công nghệ tích hợp: Có khả năng tích hợp liền mạch với các nền tảng bán hàng (website, sàn TMĐT) và hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) của doanh nghiệp.
• Quy trình vận hành tối ưu: Áp dụng các quy trình chuẩn mực, đảm bảo độ chính xác và tốc độ trong việc xử lý đơn hàng.
• Mạng lưới đối tác vận chuyển rộng khắp: Có liên kết với nhiều đơn vị vận chuyển uy tín, cung cấp đa dạng các lựa chọn giao hàng (tiêu chuẩn, nhanh, hỏa tốc).
• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp: Đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình, sẵn sàng giải đáp thắc mắc và xử lý các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng.
• Khả năng tùy chỉnh dịch vụ: Cung cấp các giải pháp fulfillment linh hoạt, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp.
• Minh bạch về chi phí: Bảng giá dịch vụ rõ ràng, chi tiết, không có chi phí ẩn.

Gobox - Đối tác Fulfillment đáng tin cậy cho doanh nghiệp của bạn

Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác fulfillment uy tín và chuyên nghiệp tại Việt Nam, Gobox là một lựa chọn đáng cân nhắc. Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực logistics và TMĐT, Gobox cung cấp giải pháp fulfillment toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kho vận và hoàn tất đơn hàng.

Những điểm nổi bật của dịch vụ fulfillment tại Gobox:

• Hệ thống kho bãi hiện đại: Mạng lưới kho hàng được đặt tại các vị trí chiến lược, tối ưu thời gian và chi phí vận chuyển.
• Công nghệ quản lý tiên tiến: Ứng dụng hệ thống WMS hiện đại, đảm bảo độ chính xác cao trong quản lý tồn kho và xử lý đơn hàng.
• Tích hợp đa kênh: Kết nối dễ dàng với các sàn TMĐT hàng đầu (Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop,...) và các nền tảng bán hàng khác.
• Quy trình chuẩn mực: Từ nhận hàng, lưu kho, lấy hàng, đóng gói đến vận chuyển, Gobox tuân thủ quy trình nghiêm ngặt, đảm bảo chất lượng dịch vụ.
• Đội ngũ chuyên nghiệp: Nhân viên giàu kinh nghiệm, được đào tạo bài bản.
• Tỷ lệ chính xác cao: Cam kết tỷ lệ giao hàng đúng hạn và đóng gói chính xác cao, giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng cuối.
• Dịch vụ linh hoạt: Cung cấp các gói dịch vụ fulfillment phù hợp với quy mô và nhu cầu của từng doanh nghiệp, từ startup đến doanh nghiệp lớn.
• Tối ưu chi phí: Giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí vận hành, tập trung nguồn lực vào phát triển kinh doanh.

Với Gobox, các chủ doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về quy trình fulfillment, từ đó có thêm thời gian và nguồn lực để tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi như marketing, phát triển sản phẩm và mở rộng thị trường.

Xem thêm: Quy trình nhập kho hàng hoá theo đúng tiêu chuẩn hiện nay - Bài viết chi tiết về các bước nhập kho chuẩn mực.

Kết luận

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của thị trường TMĐT, việc tối ưu hóa quy trình fulfillment không chỉ là một lợi thế mà còn là yếu tố sống còn. Hiểu rõ fulfillment là gì và lựa chọn mô hình phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động, và quan trọng nhất là mang đến trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng. Với sự hỗ trợ từ các đối tác fulfillment chuyên nghiệp như Gobox, doanh nghiệp có thể tự tin bứt phá và đạt được những thành công vượt trội trên thị trường online.