Nắm rõ quy trình nhập kho hàng hoá theo đúng tiêu chuẩn sẽ giúp cửa hàng cũng như doanh nghiệp của bạn được hoạt động một cách hiệu quả nhất. Nếu như bạn mới kinh doanh và chưa có kinh nghiệm trong việc nhập kho hàng hoá, thì hãy cùng Gobox tìm hiểu cụ thể qua bài viết sau.
Lợi ích khi quản lý nhập kho hàng hoá
Quản lý nhập kho hàng hoá đúng cách sẽ mang lại nhiều lợi ích đối với cửa hàng cũng như doanh nghiệp của bạn. Cùng tìm hiểu cụ thể dưới đây:
– Bảo quản hàng hoá có chất lượng tốt nhất.
– Giúp chủ kinh doanh tiết kiệm được thời gian quản lý hàng hoá.
– Khi quản lý kho hàng hoá đúng cách sẽ tránh được tình trạng tồn đọng vốn.
– Quản lý kho hàng còn giúp các chủ doanh nghiệp hạn chế được việc thất thoát hàng hoá.
– Lợi ích tiếp theo của quản lý kho hàng hoá đó chính là giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng định hướng được những chiến lược bán hàng hiệu quả.
– Nếu quản lý kho hàng đúng cách còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được các khoản chi phí như: Phí vận hành, phí bảo quản hàng hoá, phí nhân công…
Quy trình nhập kho hàng hoá theo đúng tiêu chuẩn
Dưới đây là quy trình nhập kho hàng hoá theo đúng tiêu chuẩn hiện nay mà bạn có thể tham khảo:
Bước 1: Tạo và thiết lập kho hàng
Kinh doanh bất kỳ mặt hàng nào cũng vậy việc tạo và thiết lập kho là rất cần thiết. Với những kho hàng có diện tích lớn thì việc quản lý kho rất tốn kém chi phí, do đó cần có cách sắp xếp không gian sao cho phù hợp. Trước hết cần lên kế hoạch sử dụng kho một cách tối ưu nhất bằng cách sắp xếp các gian hàng khoa học. Khi có sơ đồ bố trí trong kho, cần mua sắm các đồ dùng cần thiết như: Thang, pallet, kệ đẩy hàng, xe đẩy… Để quản lý kho hàng hiệu quả bạn cũng cần kết hợp sử dụng các phần mềm quản lý để dễ dàng theo dõi hàng tồn kho.
Bước 2: Xác định hàng hóa cần nhập kho
Bước tiếp theo cần xác định mặt hàng kinh doanh là gì và có kế hoạch nhập hàng vào kho phù hợp nhất. Trong trường hợp lần đầu tiên nhập hàng vào kho bạn cần lưu ý tới các vấn đề sau:
– Số lượng hàng hoá nhập tối thiểu: Với từng nhà cung cấp sẽ có số lượng đơn hàng nhập khác nhau, hàng hoá càng nhiều thì giá nhập hàng càng rẻ.
– Giá thành: Không nên quá tham rẻ và nên kết hợp đánh giá chất lượng sản phẩm có tốt không. Nếu là lần đầu nhập hàng bạn có thể yêu cầu phía nhà cung cấp gửi tham khảo trước vài mẫu để đánh giá chất lượng.
– Điều kiện vận chuyển: Tìm hiểu xem nhà cung cấp có chính sách hỗ trợ vận chuyển hàng tới kho hay không. Khi đó bạn sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí về phân loại hàng hoá, sắp xếp, bốc dỡ hàng…
– Chu kỳ thanh toán công nợ: Có nhà cung cấp yêu cầu thanh toán tiền hàng luôn hoặc theo từng chu kỳ (tuần/tháng/quý/năm).
Trong những lần nhập hàng tiếp theo bạn cần lưu ý như sau:
– Dựa vào xu hướng các mặt hàng được tiêu thụ tốt nhất để nhập hàng phù hợp.
– Đối với những mặt hàng bán chạy không nên nhập hàng khi số lượng trong kho còn quá ít.
– Với các mặt hàng bán chậm mỗi lần nên nhập với số lượng vừa phải.
Bước 3: Tạo yêu cầu nhập hàng
Bước tiếp theo của quy trình nhập kho hàng hoá bạn cần tiến hành tạo phiếu để yêu cầu nhập hàng. Tạo phiếu gồm danh sách những mặt hàng cần nhập và số lượng cụ thể. Tiếp theo sẽ in phiếu để nhân viên đi lấy hàng hoặc có thể gửi cho bên nhà cung cấp.
Bước 4: Nhập hàng vào kho
Hàng hoá sau khi mua về nhân viên sẽ giao hàng cho bên thủ kho. Trong lần nhập hàng đầu tiên cần nhập các sản phẩm vào phần mềm và kiểm số lượng hàng tồn kho. Nếu nhập hàng bằng phần mềm bạn có thể sử dụng 3 cách sau:
– Nhập thủ công từng sản phẩm một nếu như số lượng hàng hoá nhập với số lượng ít.
– Đối với số lượng hàng hoá lớn nên nhập hàng loại từ file excel.
– Đồng bộ sản phẩm đa kênh cũng là cách nhập hàng được nhiều chủ hàng lựa chọn.
Bước 5: Thanh toán công nợ
Bước cuối cùng của quy trình nhập kho hàng hoá đó chính là thanh toán công nợ. Tùy theo từng nhà cung cấp, có bên sẽ yêu cầu thanh toán sau khi nhập hàng, nhưng cũng có nhà cung cấp chấp nhận thanh toán theo chu kỳ.
Về hình thức thanh toán có thể sử dụng phần mềm hoặc thanh toán trực tiếp. Thông thường với những đơn hàng lớn sẽ thanh toán bằng phần mềm để dễ dàng quản lý. Còn với các đơn hàng nhỏ lẻ sẽ thanh toán công nợ trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Quản lý hàng nhập kho đơn giản tại Gobox
Quản lý nhập kho hàng hoá là việc làm rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp hay cửa hàng nào. Nếu như không có có quy trình nhập kho hàng hoá đúng cách sẽ gây ảnh hưởng tới công việc kinh doanh của cửa hàng. Cụ thể sẽ khiến doanh nghiệp khó khăn trong quản lý hàng tồn kho, số lượng hàng hoá nhập không khớp với số liệu hay thất thoát hàng hoá…
Tất cả những vấn đề về nhập kho hàng hoá ở trên sẽ được giải quyết đơn giản với dịch vụ fulfillment của Gobox. Bạn sẽ không cần phải mất thời gian cũng như tốn kém chi phí để quản lý kho hàng, chỉ cần gửi hàng tới kho của Gobox, mọi khâu từ quản lý kho, đóng gói và ship tới khách hàng sẽ được Gobox hỗ trợ từ A đến Z. Công việc của bạn là tập trung vào công việc vận hành cũng như đưa ra những chiến lược marketing tốt nhất để kinh doanh hiệu quả.
>> Xem thêm: Chi tiết quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác nhất
Tìm hiểu quy trình nhập kho hàng hoá ở trên là cách tốt nhất giúp các doanh nghiệp và chủ shop quản lý hàng hoá hiệu quả. Hy vọng với những thông tin chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn có cách quản lý hàng hoá và kinh doanh tốt nhất.
