Cách gửi hàng qua bưu điện đơn giản và nhanh chóng

Hướng dẫn chi tiết A-Z cách gửi hàng qua bưu điện nhanh chóng và hiệu quả cho chủ shop và doanh nghiệp

Trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển bùng nổ, việc lựa chọn phương thức gửi hàng hiệu quả là yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng và hiệu quả kinh doanh của bạn. Bên cạnh các đơn vị vận chuyển tư nhân, gửi hàng qua bưu điện vẫn là một lựa chọn phổ biến nhờ mạng lưới phủ sóng rộng khắp và chi phí hợp lý. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết, từ A đến Z, về cách gửi hàng qua bưu điện sao cho đơn giản, nhanh chóng và tối ưu nhất.

Các hình thức gửi hàng phổ biến tại bưu điện

Để lựa chọn cách gửi hàng qua bưu điện phù hợp nhất với nhu cầu của bạn, việc nắm rõ các hình thức dịch vụ mà bưu điện cung cấp là điều cần thiết. Bưu điện Việt Nam (VNPost) hiện đang triển khai nhiều loại hình dịch vụ vận chuyển đa dạng, đáp ứng các yêu cầu khác nhau về tốc độ, chi phí và loại hình bưu gửi.

• Chuyển phát nhanh EMS (Express Mail Service): Đây là dịch vụ được ưu tiên sử dụng khi bạn cần gửi hàng nhanh chóng đến tay người nhận trong thời gian ngắn nhất. Đặc điểm nhận dạng của bưu phẩm EMS là mã bưu phẩm thường bắt đầu bằng chữ "E". EMS phù hợp với các loại hàng hóa, tài liệu quan trọng cần gấp hoặc có giá trị cao. Tốc độ xử lý và vận chuyển của EMS luôn được ưu tiên hàng đầu trong hệ thống bưu điện.

• Bưu phẩm (Letter/Document Mail): Hình thức này chủ yếu phục vụ cho việc chuyển phát các loại giấy tờ, công văn, tài liệu, thư từ có trọng lượng nhẹ. Mã bưu phẩm bắt đầu bằng chữ "R". Bưu phẩm là lựa chọn tiết kiệm chi phí cho việc gửi các loại tài liệu không yêu cầu tốc độ quá cao.

• Bưu kiện (Parcel Post): Đây là hình thức gửi hàng hóa thông thường, áp dụng cho các sản phẩm vật lý có trọng lượng và kích thước nhất định. Mã bưu kiện thường bắt đầu bằng chữ "C". Ưu điểm của bưu kiện là chi phí gửi hàng thường rẻ hơn so với EMS, tuy nhiên, thời gian nhận hàng sẽ lâu hơn do không được ưu tiên về tốc độ xử lý. Bưu kiện là lựa chọn phổ biến cho các chủ shop kinh doanh online gửi các đơn hàng đi tỉnh hoặc những mặt hàng không cần giao gấp.

Việc hiểu rõ từng loại hình dịch vụ sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt, cân bằng giữa chi phí và tốc độ giao hàng, từ đó tối ưu hóa quy trình vận chuyển cho doanh nghiệp của mình.

Hướng dẫn chi tiết các bước gửi hàng qua bưu điện đơn giản nhất

Cách gửi hàng qua bưu điện thực ra khá đơn giản và bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị và đóng gói hàng hóa cẩn thận

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình gửi hàng qua bưu điện, đặc biệt đối với các chủ shop kinh doanh online. Hàng hóa của bạn sẽ phải trải qua nhiều khâu trung chuyển, lưu kho và vận chuyển, do đó việc đóng gói chắc chắn là yếu tố quyết định đến việc hàng hóa có nguyên vẹn đến tay người nhận hay không.

• Sử dụng vật liệu đóng gói phù hợp: Chọn hộp carton có kích thước phù hợp với sản phẩm, tránh để hàng hóa bị xê dịch bên trong. Sử dụng các vật liệu đệm lót như xốp, giấy báo vò nhàu, túi khí chèn vào khoảng trống để giảm thiểu va đập.
• Bảo vệ hàng hóa dễ vỡ: Đối với các mặt hàng dễ vỡ như đồ gốm sứ, thủy tinh, bạn cần bọc kỹ bằng màng xốp hơi (bubble wrap) nhiều lớp và cố định chắc chắn trong hộp. Dán nhãn "Hàng dễ vỡ" rõ ràng và dễ nhìn ở bên ngoài gói hàng để nhân viên bưu điện đặc biệt lưu ý trong quá trình vận chuyển.
• Đóng gói kín đáo và an toàn: Dùng băng dính chuyên dụng để dán kín các mép hộp, đảm bảo không bị bung trong quá trình vận chuyển. Nếu cần, bạn có thể sử dụng thêm dây đai để gia cố.
• Kiểm tra quy định về hàng cấm gửi: Trước khi đóng gói, hãy kiểm tra danh mục các loại hàng hóa bị cấm gửi hoặc hạn chế gửi theo quy định của bưu điện để tránh gặp phải rắc rối.

Việc đầu tư thời gian và công sức vào khâu đóng gói không chỉ giúp bảo vệ hàng hóa của bạn mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo đối với khách hàng.

Bước 2: Gửi hàng tới bưu cục gần nhất và khai báo thông tin

Sau khi đã chuẩn bị và đóng gói hàng hóa cẩn thận, bước tiếp theo của cách gửi hàng qua bưu điện là mang kiện hàng đến bưu cục gần nhất. Với mạng lưới bưu điện phủ sóng rộng khắp cả nước, từ thành thị đến nông thôn, bạn có thể dễ dàng tìm thấy một bưu cục tiện lợi để gửi hàng.

Tại bưu cục, bạn sẽ được nhân viên bưu điện tiếp nhận và hỗ trợ các thủ tục cần thiết.

• Kiểm tra và xác định loại hàng: Nhân viên bưu cục sẽ kiểm tra sơ bộ mặt hàng bạn gửi để xác định xem có thuộc danh mục hàng cấm gửi hay không và tư vấn về hình thức dịch vụ phù hợp.
• Báo cước phí dự kiến: Dựa trên loại hình dịch vụ bạn chọn (EMS, Bưu phẩm, Bưu kiện), trọng lượng, kích thước của kiện hàng và khoảng cách địa lý, nhân viên sẽ thông báo mức cước phí dự kiến.
• Điền phiếu gửi hàng: Bạn cần điền đầy đủ và chính xác thông tin của người gửi và người nhận trên phiếu gửi hàng (thường gọi là vận đơn). Các thông tin cần thiết bao gồm:
  • Họ tên đầy đủ của người gửi và người nhận.
  • Địa chỉ chi tiết của người gửi và người nhận (số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).
  • Số điện thoại liên hệ của người gửi và người nhận (rất quan trọng để nhân viên bưu điện liên lạc khi cần thiết).
  • Thông tin về hàng hóa (tên sản phẩm, số lượng, giá trị - nếu có).
  • Lựa chọn các dịch vụ gia tăng (nếu có) như phát hàng thu tiền hộ (COD), bảo hiểm hàng hóa, phát tận tay người nhận...
• Chọn hình thức vận chuyển: Sau khi được tư vấn về cước phí và thời gian dự kiến, bạn sẽ lựa chọn hình thức vận chuyển phù hợp với nhu cầu của mình (EMS, Bưu phẩm, Bưu kiện).
• Nhận bản sao phiếu gửi hàng: Sau khi hoàn tất thủ tục, nhân viên bưu điện sẽ cung cấp cho bạn một bản sao của phiếu gửi hàng. Hãy giữ kỹ bản sao này vì nó chứa mã vận đơn (tracking number) và là căn cứ để bạn đối chiếu, tra cứu thông tin đơn hàng hoặc giải quyết các sự cố phát sinh (nếu có).

Việc điền thông tin chính xác và đầy đủ giúp đảm bảo kiện hàng của bạn được giao đến đúng địa chỉ và đúng người nhận, tránh thất lạc hoặc chậm trễ không đáng có.

Bước 3: Hoàn tất thủ tục và thanh toán cước phí

Bước cuối cùng trong cách gửi hàng qua bưu điện là hoàn tất thủ tục và thanh toán cước phí.

• Kiểm tra lại thông tin: Trước khi ký xác nhận, bạn và nhân viên bưu điện sẽ cùng kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên phiếu gửi hàng một lần nữa để đảm bảo không có sai sót.
• Xác nhận hình thức gửi hàng: Bạn xác nhận lại hình thức vận chuyển đã chọn và các dịch vụ gia tăng (nếu có).
• Thanh toán cước phí: Bạn thanh toán số tiền cước phí theo thông báo của nhân viên bưu điện. Bạn có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc các hình thức thanh toán điện tử khác tùy theo quy định của bưu cục.
• Nhận biên lai: Sau khi thanh toán, bạn sẽ nhận được biên lai xác nhận việc gửi hàng và thanh toán cước phí. Biên lai này cũng là một tài liệu quan trọng mà bạn nên giữ lại.

Sau khi hoàn tất các bước này, đơn hàng của bạn đã chính thức được tiếp nhận và bắt đầu hành trình đến tay người nhận. Bạn có thể sử dụng mã vận đơn trên bản sao phiếu gửi hàng để tra cứu tình trạng đơn hàng trên website của VNPost.

Tra cứu cước phí gửi hàng qua bưu điện bao nhiêu?

Một trong những câu hỏi thường gặp khi gửi hàng qua bưu điện là về chi phí. Phí gửi hàng qua bưu điện không cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau:

• Thời gian vận chuyển: Các dịch vụ yêu cầu tốc độ nhanh như EMS thường có cước phí cao hơn so với bưu kiện thông thường.
• Hình thức gửi hàng: Bưu phẩm, Bưu kiện, EMS có mức cước phí khác nhau.
• Khoảng cách địa lý: Khoảng cách từ điểm gửi đến điểm nhận càng xa thì cước phí càng cao. Gửi hàng nội tỉnh sẽ rẻ hơn gửi liên tỉnh.
• Kích thước và trọng lượng của đơn hàng: Cước phí thường được tính dựa trên trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng quy đổi theo kích thước (trọng lượng thể tích), tùy thuộc vào cách tính của từng dịch vụ và quy định của bưu điện. Đối với hàng hóa cồng kềnh, trọng lượng quy đổi thường được áp dụng.
• Các dịch vụ gia tăng: Nếu bạn sử dụng thêm các dịch vụ như phát hàng thu tiền hộ (COD), bảo hiểm hàng hóa, phát tận tay, thông báo phát hàng,... sẽ có thêm phụ phí.

Để tra cứu cước phí gửi hàng qua bưu điện một cách chính xác và nhanh chóng nhất, bạn có thể sử dụng công cụ tra cứu trực tuyến trên website chính thức của Bưu điện Việt Nam (VNPost).

Cách tra cứu như sau:

• Truy cập vào website: http://www.vnpost.vn/vi-vn/tra-cuu-gia-cuoc
• Điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu:
  • Điểm gửi (tỉnh/thành phố).
  • Điểm nhận (tỉnh/thành phố).
  • Dịch vụ (chọn EMS, Bưu kiện,...).
  • Trọng lượng của kiện hàng.
  • Kích thước 3 chiều của kiện hàng (dài, rộng, cao) để hệ thống tính trọng lượng quy đổi nếu cần.
  • Giá trị hàng hóa (nếu muốn tính bảo hiểm).
  • Các dịch vụ gia tăng khác (nếu có).
• Nhấn nút tra cứu.

Hệ thống sẽ hiển thị chi tiết các mức cước phí tương ứng với các loại hình dịch vụ khả dụng cho tuyến đường và kiện hàng của bạn. Việc tra cứu trước giúp bạn dự trù chi phí và lựa chọn hình thức gửi hàng phù hợp với ngân sách.

Có nên gửi hàng qua bưu điện không? Phân tích ưu nhược điểm

Gửi hàng qua bưu điện là một trong những phương thức vận chuyển truyền thống và vẫn được nhiều cá nhân, hộ kinh doanh lựa chọn. Tuy nhiên, giống như bất kỳ dịch vụ nào, nó cũng có những ưu và nhược điểm riêng. Việc phân tích kỹ lưỡng sẽ giúp bạn đưa ra quyết định có nên sử dụng bưu điện để gửi hàng hay không, đặc biệt trong bối cảnh kinh doanh online ngày càng cạnh tranh.

Ưu điểm khi gửi hàng qua bưu điện:

• Mạng lưới phủ sóng rộng khắp: Đây có lẽ là ưu điểm lớn nhất của bưu điện. Với hệ thống chi nhánh, bưu cục trải dài trên toàn quốc, từ trung tâm thành phố đến các vùng sâu, vùng xa, việc tìm một điểm gửi hàng và giao hàng là vô cùng thuận tiện. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn cần gửi hàng đến những địa chỉ mà các đơn vị vận chuyển tư nhân khác có thể chưa phủ sóng tới hoặc có chi phí cao hơn.
• Chi phí hợp lý: Đối với các loại bưu kiện thông thường và không yêu cầu tốc độ quá nhanh, chi phí gửi hàng qua bưu điện thường khá cạnh tranh, đặc biệt là đối với các tuyến đường nội tỉnh hoặc các gói hàng có trọng lượng nhỏ.
• Đáng tin cậy (với các dịch vụ có tracking): Với các dịch vụ có mã vận đơn (tracking number) như EMS, bạn có thể theo dõi hành trình của kiện hàng một cách tương đối minh bạch trên website của VNPost.
• Dịch vụ phát hàng thu tiền hộ (COD): Bưu điện cung cấp dịch vụ COD, giúp các chủ shop online dễ dàng thu tiền từ khách hàng khi giao hàng thành công.

Nhược điểm khi gửi hàng qua bưu điện:

• Hạn chế về loại hình và số lượng hàng hóa: Bưu điện có những quy định khá nghiêm ngặt về loại hình hàng hóa được phép gửi. Các mặt hàng cồng kềnh, có trọng tải lớn, dễ cháy nổ, hóa chất độc hại, hoặc các mặt hàng đặc thù thường bị hạn chế hoặc yêu cầu thủ tục phức tạp hơn. Điều này có thể gây khó khăn cho các doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng đặc thù hoặc có số lượng đơn hàng lớn với đa dạng sản phẩm.
• Thời gian vận chuyển có thể lâu: Mặc dù có dịch vụ chuyển phát nhanh EMS, nhưng đối với hình thức bưu kiện thông thường, thời gian vận chuyển có thể khá lâu, đặc biệt là các tuyến liên tỉnh hoặc đến các vùng xa. Điều này có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng, đặc biệt là những người mong muốn nhận hàng nhanh chóng.
• Thời gian làm việc hành chính: Bưu điện làm việc chủ yếu trong giờ hành chính, điều này có thể khá bất tiện cho những người bận rộn hoặc cần gửi hàng ngoài giờ làm việc.
• Quy trình có thể chưa linh hoạt: So với một số đơn vị vận chuyển tư nhân có công nghệ hiện đại và dịch vụ lấy hàng tận nơi, quy trình gửi hàng tại bưu điện đôi khi vẫn đòi hỏi bạn phải trực tiếp mang hàng đến bưu cục.
• Khả năng xử lý sự cố: Mặc dù có hệ thống theo dõi, nhưng việc xử lý các sự cố như mất mát, hư hỏng hàng hóa đôi khi có thể mất thời gian và thủ tục phức tạp hơn so với các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp khác.

Khi nào nên cân nhắc các giải pháp khác?

Việc gửi hàng qua bưu điện là phù hợp cho các cá nhân, hộ kinh doanh nhỏ lẻ với số lượng đơn hàng ít, chủ yếu gửi các loại bưu phẩm, tài liệu hoặc hàng hóa thông thường không yêu cầu tốc độ giao hàng quá nhanh.

Tuy nhiên, nếu bạn là chủ shop kinh doanh online có số lượng đơn hàng lớn (hàng trăm, hàng nghìn đơn hàng mỗi ngày), cần quản lý kho hàng hiệu quả, tối ưu hóa quy trình đóng gói và vận chuyển, và đặc biệt là muốn cung cấp trải nghiệm giao hàng chuyên nghiệp, nhanh chóng cho khách hàng, thì việc chỉ dựa vào bưu điện có thể không phải là giải pháp tối ưu.

Trong trường hợp này, việc tìm hiểu và áp dụng các giải pháp Fulfillment (hoàn tất đơn hàng) là một bước đi chiến lược.

Giải pháp Fulfillment: Tối ưu hóa quy trình vận hành cho doanh nghiệp thương mại điện tử

Đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử, việc quản lý hàng hóa, kho bãi, đóng gói và vận chuyển là những khâu vô cùng phức tạp, tốn kém thời gian và nguồn lực. Khi quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng, số lượng đơn hàng tăng lên đáng kể, việc tự quản lý toàn bộ chu trình này trở nên quá tải và khó đạt được hiệu quả tối ưu. Đây là lúc các giải pháp Fulfillment phát huy vai trò quan trọng.

Fulfillment là dịch vụ thuê ngoài toàn bộ hoặc một phần quy trình hoàn tất đơn hàng, bao gồm: quản lý kho hàng, xử lý đơn hàng, đóng gói, vận chuyển và xử lý đổi trả. Thay vì tự mình thực hiện tất cả các công đoạn, doanh nghiệp sẽ hợp tác với một đơn vị cung cấp dịch vụ Fulfillment chuyên nghiệp.

Gobox là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ Fulfillment tại Việt Nam, giúp các nhà bán hàng hoàn thành đơn hàng một cách đơn giản, hiệu quả và chuyên nghiệp. Cách mà Gobox hỗ trợ các doanh nghiệp bao gồm:

• Kết nối gian hàng và nhập kho Gobox: Gobox có khả năng tích hợp với các nền tảng bán hàng online phổ biến (các sàn thương mại điện tử, website riêng, mạng xã hội...). Khi có đơn hàng phát sinh trên các kênh bán hàng của bạn, thông tin đơn hàng sẽ được tự động đồng bộ về hệ thống của Gobox. Sau đó, bạn chỉ cần gửi hàng hóa của mình đến kho của Gobox.
• Lưu kho thông minh và quản lý tồn kho: Tại kho của Gobox, hàng hóa của bạn sẽ được tiếp nhận, kiểm tra, dán tem kiểm soát và nhập kho theo quy trình chuyên nghiệp. Hệ thống quản lý kho (WMS) hiện đại của Gobox giúp theo dõi chính xác số lượng tồn kho theo từng SKU, vị trí lưu trữ, tình trạng hàng hóa... Điều này giúp bạn luôn nắm được tình hình tồn kho theo thời gian thực, tránh tình trạng hết hàng đột ngột hoặc tồn kho quá nhiều.
• Xử lý đơn hàng và đóng gói chuyên nghiệp: Khi có đơn hàng mới được đồng bộ từ các kênh bán hàng, hệ thống của Gobox sẽ tự động xử lý. Nhân viên kho sẽ tiến hành lấy hàng (picking) theo đúng thông tin đơn hàng, sau đó đóng gói (packing) cẩn thận theo tiêu chuẩn, đảm bảo hàng hóa được bảo vệ tốt nhất trong quá trình vận chuyển. Quy trình đóng gói được tối ưu hóa giúp tiết kiệm thời gian và vật liệu, đồng thời đảm bảo tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp.
• Giao hàng nhanh chóng và đáng tin cậy: Sau khi đóng gói xong, đơn hàng sẽ được bàn giao cho các đơn vị vận chuyển uy tín mà Gobox đã liên kết (các đơn vị giao hàng nhanh hàng đầu trên thị trường). Hệ thống của Gobox sẽ hỗ trợ tạo vận đơn, kết nối thông tin với đơn vị vận chuyển, giúp quá trình giao hàng diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ. Bạn có thể theo dõi trạng thái đơn hàng trực tiếp trên hệ thống của Gobox.

>>Xem thêm: Quy trình fulfillment như thế nào? Khi nào nên chọn fulfillment?

Việc sử dụng dịch vụ Fulfillment của Gobox mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí vận hành: Không cần đầu tư vào kho bãi, trang thiết bị, nhân viên kho và đóng gói.
• Tối ưu hóa thời gian: Giải phóng bạn khỏi các công việc vận hành tốn thời gian, giúp bạn tập trung vào các hoạt động cốt lõi như marketing, bán hàng và phát triển sản phẩm.
• Nâng cao hiệu quả và độ chính xác: Quy trình chuyên nghiệp và hệ thống quản lý hiện đại giúp giảm thiểu sai sót trong khâu lấy hàng, đóng gói và giao hàng.
• Cải thiện tốc độ giao hàng: Hợp tác với nhiều đơn vị vận chuyển giúp đảm bảo thời gian giao hàng nhanh chóng và linh hoạt.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng: Giao hàng nhanh, đóng gói chuyên nghiệp và quy trình xử lý đơn hàng minh bạch góp phần nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng.
• Dễ dàng mở rộng quy mô: Khi số lượng đơn hàng tăng lên, dịch vụ Fulfillment có thể dễ dàng mở rộng để đáp ứng nhu cầu mà không đòi hỏi bạn phải đầu tư thêm hạ tầng.

Trên đây là cách gửi hàng qua bưu điện đơn giản và chi tiết nhất mà bạn có thể tham khảo. Việc nắm rõ các bước và lựa chọn hình thức phù hợp sẽ giúp bạn gửi hàng nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử có quy mô lớn hơn và mong muốn tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng, các giải pháp Fulfillment như của Gobox sẽ là lựa chọn chiến lược, giúp bạn nâng cao hiệu quả vận hành, tiết kiệm chi phí và mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm hiểu và sử dụng dịch vụ Fulfillment để quản lý đơn hàng một cách uy tín và chuyên nghiệp, hãy liên hệ tới hotline 0902071688 của Gobox để được tư vấn cụ thể về các giải pháp phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn.