Khi nhập hàng với số lượng lớn sẽ khiến hàng tồn kho và tốn kém chi phí quản lý, điều đó gây ảnh hưởng không nhỏ tới sự phát triển của doanh nghiệp. Vậy quy trình kiểm kê hàng tồn kho như thế nào là hiệu quả nhất? Cùng Gobox đi tìm câu trả lời qua bài viết sau.
Tầm quan trọng của kiểm kê hàng tồn kho
Nhiều doanh nghiệp nhập hàng hoá lớn trong kho để phục vụ nhu cầu kinh doanh và sản xuất. Tuy nhiên, việc làm này sẽ rất dễ gây tồn kho và lãng phí nguồn vốn lưu động. Chính vì vậy, việc báo cáo số lượng hàng hoá tồn kho thường xuyên sẽ giúp các chủ doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch khi nhập hàng và đảm bảo được nguồn vốn xoay vòng.
Khi có quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp hạn chế được những tổn thất về hàng hoá và nguyên vật liệu. Nếu không có cách kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả sẽ khiến cho hàng hóa bị hao mòn, không sử dụng được và hỏng hóc. Điều đó vừa ảnh hưởng tới giá trị của sản phẩm, vừa gây tổn thất về tài chính đối với doanh nghiệp.
Bên cạnh đó khi có quy trình kiểm kê hàng tồn kho đúng cách sẽ giúp các doanh nghiệp tối ưu được một khoản chi phí lưu kho. Đặc biệt là với những mặt hàng có trọng lượng lớn, thì việc thuê nhân công, không gian lưu kho, điện nước sẽ rất tốn kém. Chính vì vậy để giảm bớt chi phí thì doanh nghiệp cần kiểm kê hàng tồn kho sao cho hiệu quả nhất.
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác
Dưới đây là chi tiết về quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất hiện nay mà bạn có thể tham khảo:
Chuẩn bị trước khi kiểm kê hàng tồn kho
– Doanh nghiệp cần chủ động thông báo tới các bộ phận có liên quan tới quản lý hàng hoá để có sự chuẩn bị tốt nhất. Nếu cần thiết có thể thông báo với đối tác hoặc nhà cung cấp về ngày kiểm kê để đảm bảo cho quá trình kiểm kho được hiệu quả nhất. Đối với hàng hoá nhập mới cần để khu vực riêng để tránh nhầm lẫn.
– Cần phân công nhân sự kiểm kê, thông thường là kế toán và thủ kho. Trong một số trường hợp có cả sự tham gia của quản lý làm việc trực tiếp.
– Đưa ra kế hoạch kiểm kê cụ thể, nên thực hiện khu vực nào trước, ưu tiên mã hàng nào, thời gian kiểm kê bao lâu…
Các bước quy trình kiểm kê hàng tồn kho
Thông thường quy trình kiểm kê hàng tồn kho sẽ bao gồm những bước dưới đây. Hoặc tùy theo từng mô hình kinh doanh đặc thù riêng của doanh nghiệp sẽ có sự điều chỉnh phù hợp.
Bước 1: Lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách và thứ tự đối với từng khu vực. Cần chú ý rằng, những mẫu kiểm kê kho hàng phải có các cột chi tiết về tên mặt hàng, số lượng, ghi chú…
Bước 2: Tiến hành kiểm kê hàng hóa tại kho, điền thông tin ghi chú và mẫu. Tốt nhất nên có hai người cùng kiểm kê để dễ dàng đối chiếu.
Bước 3: Khi kiểm kê hoàn thành sẽ so sánh kết quả của hai người và nếu có số lượng chênh lệch cần kiểm kê lại.
Bước 4: Khi chốt số lượng hàng hoá tồn kho sẽ đối chiếu với số lượng tương ứng trên báo cáo. Nếu chênh lệch kế toán cần kiểm tra và giải trình.
Bước 5: Khi giải trình xong kế toán, cần điều chỉnh theo đúng số liệu thực tế.
Bước 6: Lập bản kiểm kê hàng tồn kho và yêu cầu các bên ký xác nhận cũng như đối chiếu chứng từ.
Bước 7: Với trường hợp sai lệch hàng hoá, thì chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu nguyên nhân cụ thể:
– Chênh lệch thừa nhiều so với kết quả: Có thể do nhầm lẫn về ghi số liệu. Hoặc quên nhập số lượng hàng mới về kho.
– Chênh lệch thiếu ít hơn so với báo cáo: Có thể do hao hụt khi vận chuyển hoặc nhân viên quét sai mã vạch hay mất cắp…
Cách kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả
Khi nắm rõ được quy trình kiểm kê hàng tồn kho ở trên, bạn cũng nên tìm hiểu cách kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả dưới đây:
Kiểm kê hàng tồn thường xuyên
Kiểm kê hàng tồn cần được thực hiện hàng ngày hoặc hàng tuần. Cách kiểm kê này phù hợp với những doanh nghiệp kinh doanh ít mặt hàng và các mặt hàng có giá trị cao. Việc kiểm kê hàng tồn thường xuyên sẽ giúp chủ doanh nghiệp hạn chế được tình trạng thất thoát và sai lệch, nhưng sẽ tốn kém thời gian, nhân lực. Đặc biệt kế toán sẽ gặp áp lực về số lượng công việc.
Kiểm kê hàng tồn theo định kỳ
Kiểm kê hàng tồn theo định kỳ được thực hiện theo tháng, quý hoặc theo năm tuỳ theo từng doanh nghiệp. Cách quản lý này áp dụng với những doanh nghiệp kinh doanh nhiều mặt hàng và có số lượng hàng hoá lớn. Khi kiểm kê hàng tồn định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và giảm công việc cho kế toán. Hạn chế là khó có thể phát hiện được sai sót vì thời gian kiểm kê cách xa nhau.
Những sai lầm khi kiểm kê hàng tồn kho
Dưới đây là những sai lầm thường gặp khi kiểm kê hàng tồn kho:
– Doanh nghiệp không có sự chuẩn bị về không gian kho từ trước, nên sẽ mất thời gian dỡ xếp hàng hóa để kiểm kho.
– Thiếu nhân sự kiểm kê cũng là khó khăn lớn trong việc kiểm kho hàng hoá, cũng như đảm bảo được tính chính xác.
– Không giám sát từ đầu nên khó phát hiện lỗi và ảnh hưởng tới quá trình kiểm kê.
– Không có sự chuẩn bị trước cho việc tiêu huỷ hàng hoá khi tồn kho.
– Giải quyết các lỗi phát sinh trong kiểm kê chậm gây ảnh hưởng tới quá trình kiểm kho.
>> Xem thêm: Thẻ kho là gì? Cách quản lý kho hiệu quả nhất
Nếu như không có kinh nghiệm hoặc khó khăn trong việc thực hiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho ở trên, bạn hãy liên hệ với Gobox để được hỗ trợ quản lý hàng hóa trong kho một cách hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, Gobox còn giúp các doanh nghiệp/chủ cửa hàng đóng gói hàng hóa và vận chuyển tới khách hàng nhanh chóng, an toàn.
