PO là khái niệm quen thuộc đối với những tổ chức, cá nhân và doanh nghiệp hoạt động thương mại. Vậy PO là gì, cách sử dụng và quản lý PO như thế nào hiệu quả nhất? Gobox sẽ chia sẻ với bạn chi tiết qua bài viết sau.
PO là gì?
PO hay còn gọi là Purchase Order. Đây là khái niệm về đơn đặt hàng, dạng tài liệu được gửi từ người mua tới nhà cung cấp nhằm uỷ quyền việc cho phép mua hàng hoá. Đơn hàng được đặt cũng chính là hợp đồng về việc mua bán hàng hóa hay các loại hình dịch vụ.
Đơn hàng được đặt phải có đầy đủ thông tin về giao dịch của doanh nghiệp, giá, màu sắc, kiểu dáng… Với mỗi đơn hàng sẽ có đánh số riêng để theo dõi các khoản thanh toán được dễ dàng cũng như khớp thông tin với hồ sơ vận chuyển.
> Tham khảo: Barcode là gì? Có ứng dụng như thế nào trong kinh doanh?
Ứng dụng của PO hiện nay là gì?
Khi biết được PO là gì rồi, bạn cũng nên tìm hiểu xem PO có ứng dụng gì đối với doanh nghiệp. Cụ thể:
– PO là tài liệu được sử dụng để kiểm tra và đánh giá các thông tin về hàng hoá.
– Sử dụng PO sẽ giúp cho người mua được thể hiện mong muốn về đơn hàng từ phía nhà cung cấp. Có thể dùng PO ngay cả trong trường hợp đơn hàng được đặt nhưng lại không được giao theo đúng cam kết.
– PO có ý mang tính ràng buộc về pháp lý khi không có hợp đồng chính thức. Lúc này PO sẽ có tính pháp lý và được phía nhà cung cấp chấp thuận.
– PO cũng là yếu tố quan trọng để kiểm toán được thuận lợi và đảm bảo quá trình xử lý, ghi đơn đặt hàng.
Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng PO?
Chắc hẳn khi đọc tới đây bạn đã biết được PO là gì rồi chứ? Việc sử dụng PO có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp, giúp quản lý đơn hàng, lập ngân sách, ràng buộc về yếu tố pháp lý và có vai trò khi kiểm toán. Cùng tìm hiểu cụ thể dưới đây:
– Quản lý đơn hàng: PO giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng và cung cấp tài chính, nhóm mua sắm và vận hành tài liệu về giao hàng. Từ đó cho phép doanh nghiệp dễ dàng theo dõi cũng như quản lý đơn hàng một cách hiệu quả nhất.
– Lập ngân sách: Sử dụng PO giúp cho doanh nghiệp dễ dàng lập ngân sách và khi đơn hàng được tạo người mua có thể tính các khoản chi phí này vào ngân sách chung.
– Ràng buộc về pháp lý: Nếu như không có hợp đồng về đơn hàng PO sẽ chính là tài liệu có ý nghĩa ràng buộc về mặt pháp lý, tuy nhiên chỉ có hiệu lực sau khi nhà cung cấp đồng ý.
– Quan trọng khi kiểm toán: PO là phần quan trọng khi kiểm toán đơn hàng. Việc xử lý và ghi đơn hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có cách chi tiêu phù hợp cũng như không bị kiểm toán viên đòi hỏi thông tin.
Sự khác nhau giữa Invoice và PO
Invoice là hoá đơn, chứng từ được xuất khi mua và bán hàng hoá. Nhiều người cho rằng PO cũng là hoá đơn, tuy nhiên đây là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Cùng phân biệt xem Invoice và PO có gì khác nhau nhé dưới đây nhé:
– Đơn hàng (PO) được bên mua chuẩn bị khi đặt hàng hóa và dịch vụ. Còn hoá đơn (Invoice) được tạo do bên bán hàng để lưu trữ thông tin mua bán và yêu cầu thanh toán khi hàng hóa được xuất kho.
– Đơn hàng được gửi cho bên bán và gửi lại hoá đơn cho bên mua hàng.
– PO được tạo khi bên mua muốn đặt hàng. Trong khi đó hoá đơn được tạo khi bên mua đã mua hàng thành công. Hoá đơn được xuất một cách tự động và quản lý công nợ trên phần mềm.
– PO có những yêu cầu về thông tin trong hợp đồng khi mua bán hàng hoá và dịch vụ.
– Các hoá đơn chỉ được dùng khi xác nhận bán hàng và lưu trữ chứng từ khi kết toán.
Cách quản lý PO hiệu quả nhất
PO là chứng từ quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, chính vì vậy cần có cách quản lý đúng cách để hạn chế những rủi ro không đáng có. Dưới đây là cách quản lý PO hiệu quả nhất mà bạn có thể tham khảo:
– Nên quản lý nhà cung cấp mà doanh nghiệp đã từng mua hàng. Đối với hồ sơ cần có sự rõ ràng và dễ dàng hợp lý hoạt các hoạt động mua sắm, khi đó sẽ giúp bạn chọn được nhà cung cấp chính xác và dễ dàng.
– Thực hiện triển khai hệ thống phê duyệt để kiểm soát chi phí và quản lý tài chính hiệu quả. Bên cạnh đó cần triển khai toàn bộ quy trình phê duyệt đúng cách để tránh mua hàng không đúng yêu cầu.
– Nên đưa ra những đề mục để kiểm tra và đánh giá chất lượng đơn hàng. Qua đó sẽ giúp các doanh nghiệp giảm thiểu được những thiếu sót và đảm bảo được tính chính xác về đơn hàng.
– Quản lý tài liệu và hồ sơ đúng cách để tránh tình trạng nhầm lẫn, thất thoát và đảm bảo được tính bảo mật về chứng từ.
– Quy trình khi huỷ đơn hàng phải được thực hiện rõ ràng và nếu PO bị huỷ cần có văn bản với đầy đủ thông tin kèm chữ ký.
>> Với những cửa hàng bán lẻ việc đặt hay nhập đơn hàng cần được quản lý hiệu quả. Gobox sẽ giúp bạn quản lý đơn hàng từ A đến Z gồm: Kiểm soát số lượng hàng hóa, đóng gói, vận chuyển và giao hàng tới người nhận đúng thời gian. Qua đó các chủ doanh nghiệp sẽ có nhiều thời gian để tập trung vào việc marketing và kinh doanh hiệu quả nhất.
>> Xem thêm: Quản lý bán hàng là gì? Cách quản lý bán hàng hiệu quả
Gobox hy vọng với những chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn giải đáp được thắc mắc PO là gì và có cách quản lý hàng hoá khoa học đảm bảo cho công việc kinh doanh thuận lợi.
