Khi thiết kế được quy trình quản lý đơn hàng chuẩn sẽ đảm bảo cho công việc kinh doanh có hiệu quả tốt nhất. Đây cũng là vấn đề được các doanh nghiệp luôn quan tâm hiện nay và nếu bạn chưa biết cách thực hiện như thế nào. Thì hãy cùng Gobox tìm hiểu cụ thể qua bài viết sau.
Quy trình quản lý đơn hàng chuẩn
Thiết kế quy trình quản lý đơn hàng sẽ mang tới nhiều lợi ích đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Cụ thể:
– Giúp doanh nghiệp hạn chế được tình trạng hàng hóa bị thiếu hụt hoặc tồn kho.
– Giảm được những sai sót khi xử lý đơn hàng (hàng chậm, sai địa chỉ giao hàng…)
– Tiết kiệm được thời gian quả khi đầu tư qua hệ thống quản lý hiệu quả.
– Với từng đặc tính cũng như quy mô, mỗi doanh nghiệp sẽ có cách quản lý đơn hàng riêng.
> Về cơ bản quy trình quản lý đơn hàng sẽ gồm 3 bước sau: Tiếp nhận đơn hàng -> xử lý đơn hàng -> giải quyết các vấn đề về đơn hàng.
Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng
Trước sự phát triển như vũ bão của công nghệ 4.0 số lượng đơn hàng online ngày càng lớn. Có tất cả 4 loại đơn hàng trong TMĐT dưới đây:
– Đặt hàng trước (Pre – Order): Đây là đơn hàng được đặt trước khi sản phẩm được công bố trên thị trường, có nghĩa là khách hàng cần đặt tiền trước.
– Đặt hàng lại (Backorder): Đơn hàng do nhà bán lẻ nhập khi hàng hết và liên hệ với nhà cung cấp để cung ứng hàng cho khách hàng.
– Hàng order: Là hàng hóa do khách hàng đặt trước, hàng có thể sẵn hoặc không có trong kho.
– Purchase order: Đơn hàng mà doanh nghiệp mua từ nhà cung cấp gồm sản phẩm hoặc nguyên vật liệu.
Khi nắm rõ được các loại đơn hàng sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý cũng như theo dõi đơn hàng. Một số trường hợp số lượng đơn hàng lớn cần lưu ý: Lựa chọn hệ thống thanh toán an toàn. Cần có sự giám sát quy trình xử lý gian hàng và sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng từ nhiều kênh.
> Xem thêm: Cách quản lý cửa hàng bán lẻ cho người mới hiệu quả nhất
Bước 2: Tiến hành xử lý đơn hàng
Bước tiếp theo của quy trình quản lý đơn hàng đó là tiến hành xử lý thông tin. Đây bước rất quan trọng, vì có liên quan tới cách đóng gói hàng phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, bạn cần lưu ý tới tính chính xác và tốc độ khi xử lý đơn hàng.
Tùy theo quy mô và nhu cầu, mỗi doanh nghiệp sẽ có cách xử lý đơn hàng khác nhau. Cụ thể gồm:
– Warehouse fulfillment
– Third – party fulfillment
Bước 2.1: Lấy hàng
Nên lấy đúng mặt hàng từ kho, tuy nhiên cần lưu ý nếu số lượng đơn hàng lớn thì rất khó có thể tìm đúng được mẫu mã và chủng loại. Có thể tham 4 cách lấy hàng như sau:
– Lấy từng sản phẩm một: Phù hợp với doanh nghiệp bán lẻ và có quy mô nhỏ dưới 20 đơn/ngày.
– Lấy theo nhóm (Batch picking): Được áp dụng với số lượng đơn hàng lớn.
– Lấy hàng theo khu vực (Zone Picking): Cách lấy hàng này phù hợp với bán lẻ số lượng lớn và nhiều sản phẩm.
– Lấy theo từng đợt (Wave Picking): Phù hợp với cửa hàng bán lẻ có nhu cầu vận chuyển hàng với số lượng lớn và nhiều mặt hàng khác nhau.
>> Tùy theo vào tính chất hoạt động và quy mô kinh doanh, mà bạn có thể lựa chọn cách lấy hàng phù hợp nhất.
Bước 2.2: Đóng gói hàng hóa
Đây là bước quan trọng trong quy trình quản lý đơn hàng. Vì sẽ giúp bạn dễ dàng phân biệt được hàng hóa và bảo quản một cách tốt nhất. Cụ thể quy trình đóng gói sẽ bao gồm các công việc sau:
– Chọn vật liệu đóng gói phù hợp với sản phẩm
– Cân hàng hóa và dán nhãn mác (đầy đủ thông tin về kích thước, trọng lượng, số lượng…)
Với từng sản phẩm với đặc tính cũng như kích thước riêng sẽ có cách đóng gói khác nhau. Một số trường hợp mặc dù đã đóng gói cẩn thận nhưng vẫn không giao hàng đúng. Trong trường hợp này có thể sử dụng quét mã vạch. Cần ghi đúng thông tin, kết hợp kích thước hộp vào vận chuyển và sử dụng các vật liệu đóng gói an toàn.
Bước 2.3: Giao hàng
Đây là bước cuối cùng trong quy trình quản lý đơn hàng và bao gồm các công đoạn:
– In nhãn thông tin vận chuyển và hóa đơn của sản phẩm.
– Đánh dấu đơn hàng được vận chuyển trên hệ thống phần mềm hoặc kênh bán hàng.
– Gửi email để xác nhận tình trạng giao hàng cho khách thuận tiện theo dõi.
Bước 3: Xử lý các yêu cầu sau khi bán hàng
Hàng hóa được giao tới tay khách hàng, nhưng chưa phải là bước hoàn thành trong quy trình quản lý đơn hàng. Để khách hàng có trải nghiệm tốt và có cơ hội mua hàng trong những lần sau. Tốt nhất bạn nên giải quyết những vấn đề phát sinh nhanh chóng.
Luôn luôn lắng nghe và tiếp nhận những vấn đề từ phía khách hàng gồm: Thiếu hàng, hàng không đảm bảo chất lượng, giao hàng lâu, giao sai hàng… Nhanh chóng đưa ra giải pháp phù hợp nhất để để lại niềm tin từ khách hàng bằng cách giảm giá, đổi trả hay hoàn tiền.
Quản lý đơn hàng hiệu quả tại Gobox
Quản lý đơn hàng bao gồm nhiều bước như: Quản lý sản phẩm, kho hàng, đơn hàng, doanh thu, nhân viên… Với số lượng công việc quá nhiều như vậy đòi hỏi người quản lý cần phải có thời gian cũng như kinh nghiệm.
Nếu bạn không sắp xếp được thời gian quản lý đơn hàng. Cách tốt nhất là sử dụng dịch vụ quản lý fulfillment của Gobox để được hỗ trợ tận tình. Khi đó bạn chỉ cần tập trung vào công việc kinh doanh và đưa ra những chiến lượng marketing cho cửa hàng của mình. Toàn bộ khâu còn lại đã có Gobox hỗ trợ từ A đến Z.
>> Xem thêm: Quy trình vận hành cửa hàng đơn giản và hiệu quả nhất
Gobox hy vọng với những thông tin chia sẻ hữu ích ở trên sẽ giúp bạn có quy trình quản lý đơn hàng một cách hiệu quả và kinh doanh lợi nhuận cao nhất.
