Tìm hiểu quy định về giao nhận hàng hoá nhập khẩu

Quy định giao nhận hàng hóa nhập khẩu: Quy trình chi tiết từ A đến Z cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh thương mại toàn cầu ngày càng phát triển, hoạt động nhập khẩu hàng hóa đóng vai trò then chốt trong chuỗi cung ứng của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu lại tiềm ẩn nhiều phức tạp, đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về các quy định pháp lý, nghiệp vụ và thủ tục liên quan. Việc nắm vững các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả số lượng và chất lượng hàng hóa mà còn tối ưu hóa chi phí, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính tuân thủ pháp luật.

Bài viết này, cùng với Gobox, sẽ đi sâu phân tích các quy định và quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu, đặc biệt là quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển – phương thức vận tải phổ biến nhất hiện nay. Chúng tôi sẽ làm rõ vai trò của người giao nhận, các bước thực hiện cần thiết và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa một cách suôn sẻ và hiệu quả.

Người giao nhận hàng hóa: Vai trò và trách nhiệm theo quy định

Trong hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu, người giao nhận (Freight Forwarder) đóng vai trò trung tâm, thực hiện các nghiệp vụ logistics phức tạp thay mặt chủ hàng. Tùy thuộc vào mối quan hệ hợp đồng và phạm vi dịch vụ, người giao nhận có thể hoạt động dưới hai vai trò chính: đại lý của chủ hàng hoặc người chuyên chở.

Người giao nhận hàng là đại lý của chủ hàng

Khi người giao nhận hoạt động với tư cách là đại lý của chủ hàng, họ thực hiện các công việc theo sự ủy thác và chỉ dẫn của chủ hàng. Trách nhiệm của người giao nhận trong vai trò này bao gồm:

• Thực hiện theo đúng yêu cầu của chủ hàng: Tuân thủ mọi hướng dẫn về loại hình vận chuyển, tuyến đường, lịch trình, và các yêu cầu đặc thù khác của lô hàng.
• Mua bảo hiểm hàng hóa theo đúng hướng dẫn: Đảm bảo hàng hóa được bảo hiểm đầy đủ, phù hợp với giá trị và rủi ro tiềm ẩn, theo chỉ định của chủ hàng.
• Làm thủ tục giấy tờ hải quan đầy đủ: Chuẩn bị, nộp và theo dõi các hồ sơ, chứng từ cần thiết để hoàn thành thủ tục thông quan hàng hóa nhập khẩu một cách nhanh chóng và chính xác.
• Vận chuyển hàng hóa tới đúng nơi quy định: Sắp xếp và quản lý quá trình vận chuyển từ cảng dỡ hàng đến địa điểm nhận hàng cuối cùng theo thỏa thuận.
• Giao hàng tới đúng địa chỉ của người nhận: Đảm bảo hàng hóa được bàn giao chính xác cho người nhận đã được chỉ định trong hợp đồng hoặc ủy quyền.

Trong vai trò đại lý, người giao nhận không trực tiếp chịu trách nhiệm về những rủi ro xảy ra với hàng hóa trong quá trình vận chuyển, trừ khi lỗi đó phát sinh từ sự sơ suất hoặc vi phạm hợp đồng của chính họ trong việc thực hiện các dịch vụ được ủy thác. Họ đóng vai trò cầu nối giữa chủ hàng và các bên cung cấp dịch vụ khác như hãng tàu, hãng hàng không, công ty bảo hiểm, hải quan, v.v.

Người giao nhận là người chuyên chở (Carrier)

Trong trường hợp này, người giao nhận không chỉ thực hiện các dịch vụ logistics mà còn trực tiếp đảm nhận việc vận chuyển hàng hóa bằng phương tiện của chính mình hoặc thuê lại phương tiện của bên thứ ba dưới danh nghĩa của mình. Khi đó, người giao nhận trở thành người chuyên chở theo hợp đồng và có trách nhiệm pháp lý đối với hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.

Trách nhiệm của người giao nhận khi là người chuyên chở là đảm bảo dịch vụ vận tải được thực hiện an toàn, đúng thời gian và địa điểm đã thỏa thuận. Họ chịu trách nhiệm đối với những mất mát, hư hỏng xảy ra với hàng hóa trong quá trình vận chuyển, trừ một số trường hợp được miễn trừ trách nhiệm theo quy định của pháp luật hoặc điều khoản hợp đồng.

Các trường hợp người giao nhận (với vai trò người chuyên chở) thường được miễn trừ trách nhiệm khi hàng hóa bị rủi ro bao gồm:

• Khách hàng ghi ký hiệu và đóng gói hàng hóa không đúng cách: Việc đóng gói không phù hợp hoặc ký hiệu sai lệch dẫn đến hư hỏng, mất mát hàng hóa.
• Do đình công hoặc chiến tranh, dịch bệnh: Các sự kiện nằm ngoài tầm kiểm soát của người chuyên chở, gây ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển.
• Do lỗi từ khách hàng hoặc người được ủy thác: Lỗi phát sinh từ hành động hoặc thiếu sót của chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy quyền.
• Trong một số trường hợp bất khả kháng khác: Các sự kiện khách quan, không lường trước được và không thể khắc phục được, được pháp luật quy định là trường hợp bất khả kháng.

Việc phân biệt rõ ràng vai trò của người giao nhận là rất quan trọng để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan trong quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

Quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển: Nhập khẩu và Xuất khẩu

Vận tải đường biển là phương thức chủ yếu cho hàng hóa nhập khẩu và xuất khẩu với khối lượng lớn. Quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển bao gồm nhiều bước phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên. Dưới đây là quy trình chi tiết cho cả hàng hóa nhập khẩu và xuất khẩu bằng đường biển.

Quy trình giao nhận hàng hóa trong nhập khẩu bằng đường biển

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển thường bao gồm các bước chính sau:

• Bước 1: Kiểm tra và xin giấy phép nhập khẩu (nếu cần thiết): Trước khi hàng về, doanh nghiệp cần kiểm tra xem mặt hàng nhập khẩu có thuộc danh mục hàng hóa phải xin giấy phép nhập khẩu hay không. Nếu có, cần hoàn tất thủ tục xin giấy phép từ các cơ quan quản lý chuyên ngành.
• Bước 2: Xác nhận thanh toán: Đảm bảo việc thanh toán tiền hàng cho người bán (xuất khẩu) được thực hiện đầy đủ theo điều khoản hợp đồng, thông thường thông qua các phương thức thanh toán quốc tế như L/C, T/T, D/P, v.v.
• Bước 3: Thực hiện hợp đồng ngoại thương: Rà soát lại các điều khoản trong hợp đồng ngoại thương, đặc biệt là điều kiện Incoterms (ví dụ: FOB, CIF, CFR, DDU, DDP,...) để xác định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên liên quan đến vận chuyển, bảo hiểm và thủ tục hải quan.
• Bước 4: Thuê tàu vận chuyển (nếu có): Tùy thuộc vào điều kiện Incoterms, bên nhập khẩu có thể chịu trách nhiệm thuê tàu vận chuyển. Cần lựa chọn hãng tàu uy tín, đảm bảo lịch trình phù hợp và chi phí hợp lý.
• Bước 5: Mua bảo hiểm hàng hóa (nếu có): Dựa trên điều kiện Incoterms và giá trị lô hàng, bên nhập khẩu có thể cần mua bảo hiểm hàng hóa để bảo vệ trước các rủi ro trong quá trình vận chuyển.
• Bước 6: Thanh toán tiền hàng khi có yêu cầu: Hoàn tất các nghĩa vụ thanh toán còn lại hoặc theo yêu cầu của người bán hoặc ngân hàng (đối với phương thức thanh toán L/C).
• Bước 7: Tiến hành làm thủ tục hải quan nhận hàng: Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình nhập khẩu. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ hải quan (tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, các giấy phép liên quan,...) và nộp cho cơ quan hải quan. Cán bộ hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa (tùy theo phân luồng - xanh, vàng, đỏ).
• Bước 8: Nhận hàng hóa: Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan và đóng các loại thuế, phí liên quan, doanh nghiệp tiến hành nhận hàng tại cảng hoặc kho CFS (Container Freight Station). Cần kiểm tra kỹ tình trạng niêm phong công te nơ (nếu có) và tình trạng bên ngoài của kiện hàng.
• Bước 9: Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu: (Đây có thể là lỗi đánh máy trong bài gốc, có lẽ ý là kiểm tra hàng hóa nhập khẩu). Sau khi nhận hàng về kho, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm đếm số lượng, kiểm tra chất lượng và đối chiếu với các chứng từ liên quan để đảm bảo hàng nhận được đúng với hợp đồng.
• Bước 10: Giải quyết khiếu nại (nếu có): Trong trường hợp hàng hóa bị thiếu, hư hỏng hoặc không đúng quy cách, doanh nghiệp cần lập biên bản và tiến hành các thủ tục khiếu nại với người bán, hãng tàu, công ty bảo hiểm hoặc các bên liên quan khác theo quy định.

Quy trình này đòi hỏi sự chính xác trong việc chuẩn bị chứng từ, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định hải quan và phối hợp nhịp nhàng với các bên liên quan.

Quy trình xuất khẩu lô hàng hóa bằng đường biển

Mặc dù bài viết tập trung vào nhập khẩu, việc hiểu quy trình xuất khẩu cũng giúp doanh nghiệp nhập khẩu nắm được bức tranh toàn cảnh về hoạt động thương mại quốc tế. Quy trình xuất khẩu lô hàng hóa bằng đường biển bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa (nếu cần thiết): Tương tự như nhập khẩu, một số mặt hàng xuất khẩu có thể cần giấy phép từ các cơ quan quản lý chuyên ngành.
• Bước 2: Xác nhận thanh toán hàng: Đảm bảo người mua (nhập khẩu) đã thực hiện thanh toán theo điều khoản hợp đồng.
• Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu: Đóng gói hàng hóa theo tiêu chuẩn vận tải biển, đánh dấu ký mã hiệu rõ ràng và chuẩn bị các chứng từ liên quan đến hàng hóa (phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại, v.v.).
• Bước 4: Kiểm tra hàng xuất khẩu: Kiểm tra lại số lượng, chất lượng hàng hóa trước khi giao cho người vận chuyển.
• Bước 5: Thuê tàu vận chuyển hàng hóa: Lựa chọn hãng tàu và đặt chỗ trên tàu phù hợp với lịch trình và yêu cầu của người mua (tùy thuộc điều kiện Incoterms).
• Bước 6: Mua bảo hiểm hàng hóa: Mua bảo hiểm cho lô hàng (tùy thuộc điều kiện Incoterms).
• Bước 7: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa: Khai báo hải quan, nộp hồ sơ và hoàn thành các thủ tục kiểm tra cần thiết để hàng hóa được phép xuất khẩu.
• Bước 8: Giao hàng: Vận chuyển hàng hóa đến cảng và bàn giao cho hãng tàu theo đúng quy định. Hãng tàu sẽ cấp vận đơn (Bill of Lading) làm bằng chứng nhận hàng.
• Bước 9: Tiến hành làm thủ tục thanh toán hàng hóa: Hoàn thành các thủ tục thanh toán còn lại, xuất trình các chứng từ cần thiết để nhận tiền từ người mua hoặc ngân hàng.
• Bước 10: Xử lý thông tin khiếu nại về hàng hóa: Giải quyết các khiếu nại từ người mua liên quan đến hàng hóa hoặc quá trình vận chuyển (nếu có).

Việc nắm vững cả quy trình nhập khẩu và xuất khẩu giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về chuỗi cung ứng quốc tế và đưa ra các quyết định phù hợp.

Giải pháp tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu: Gobox Fulfillment

Như đã phân tích, quy định và quy trình giao nhận hàng hóa, đặc biệt là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và vận tải đường biển, vô cùng phức tạp. Đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc những đơn vị chưa có nhiều kinh nghiệm, việc tự mình quản lý toàn bộ các khâu này có thể gây ra nhiều khó khăn, tốn kém thời gian, chi phí và tiềm ẩn rủi ro sai sót.

Đây chính là lúc các giải pháp Logistics thuê ngoài (3PL - Third-Party Logistics) và Fulfillment trở nên cần thiết. Gobox, với dịch vụ Fulfillment chuyên nghiệp, là một lựa chọn tối ưu giúp doanh nghiệp giải quyết "cơn ác mộng" quản lý hậu cần, từ đó tập trung nguồn lực vào các hoạt động cốt lõi như kinh doanh và phát triển thị trường.

Gobox Fulfillment - Đối tác hậu cần toàn diện

Gobox cung cấp dịch vụ Fulfillment trọn gói, bao gồm quản lý kho hàng, xử lý đơn hàng, đóng gói và vận chuyển. Đối với hàng hóa nhập khẩu, Gobox có thể hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu nhận hàng tại cảng (sau khi hoàn thành thủ tục hải quan) cho đến khi hàng được lưu trữ trong kho, quản lý tồn kho hiệu quả và thực hiện các đơn hàng nội địa hoặc xuất đi các thị trường khác.

Tại sao nên lựa chọn Gobox để quản lý kho hàng và giao nhận hàng hóa?

• Tỷ lệ giao hàng đúng hạn cao (lên tới 99.96%): Hệ thống vận hành chuyên nghiệp và mạng lưới đối tác vận chuyển uy tín giúp Gobox đảm bảo hàng hóa đến tay người nhận đúng hẹn, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• Tỷ lệ đóng gói đơn hàng chính xác (lên tới 99.95%): Quy trình đóng gói được chuẩn hóa, kiểm tra chặt chẽ giúp giảm thiểu sai sót, đảm bảo hàng hóa được đóng gói đúng, đủ và an toàn cho quá trình vận chuyển.
• Mạng lưới nhà kho Fulfillment rộng khắp: Với các trung tâm Fulfillment chiến lược tại Việt Nam và Trung Quốc, Gobox giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí vận chuyển và thời gian giao hàng đến các thị trường mục tiêu.
• Nhà cung cấp dịch vụ Fulfillment trọn gói toàn diện: Gobox không chỉ đơn thuần là kho bãi mà còn cung cấp giải pháp tích hợp từ quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng, đóng gói đến vận chuyển và xử lý đổi trả, giúp doanh nghiệp tinh gọn quy trình hậu cần.
• Tích hợp với nền tảng bán hàng đa kênh (Gobox ERP): Khả năng kết nối với các sàn thương mại điện tử và hệ thống bán hàng giúp tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng, giảm thiểu thao tác thủ công và sai sót.

Sử dụng dịch vụ Fulfillment của Gobox, doanh nghiệp nhập khẩu không còn phải lo lắng về việc tìm kiếm kho bãi, đầu tư vào hệ thống quản lý kho phức tạp, thuê nhân sự đóng gói hay đàm phán với các đơn vị vận chuyển. Toàn bộ các khâu hậu cần này sẽ được Gobox đảm nhận một cách chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp giải phóng nguồn lực để tập trung vào các hoạt động chiến lược khác như nghiên cứu thị trường, phát triển sản phẩm mới, xây dựng thương hiệu và đẩy mạnh doanh số.

Đối với hoạt động nhập khẩu, sau khi hoàn thành thủ tục thông quan tại cửa khẩu, hàng hóa có thể được vận chuyển trực tiếp đến trung tâm Fulfillment của Gobox. Tại đây, hàng hóa sẽ được kiểm tra, nhập kho, quản lý bằng hệ thống hiện đại và sẵn sàng cho việc xử lý các đơn hàng tiếp theo, dù là phân phối sỉ cho các đại lý hay bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng cuối.

>>Xem thêm: Tìm hiểu các hình thức giao hàng hiện nay chi tiết từ A đến Z

Việc lựa chọn một đối tác Fulfillment uy tín như Gobox không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về giao nhận hàng hóa mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động logistics, tối ưu hóa chi phí và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Kết luận

Quy định về giao nhận hàng hóa nhập khẩu là một khía cạnh quan trọng trong hoạt động kinh doanh quốc tế. Việc nắm vững các quy định này, hiểu rõ vai trò của người giao nhận và tuân thủ đúng quy trình hải quan, vận tải là yếu tố then chốt để đảm bảo lô hàng nhập khẩu về đến doanh nghiệp an toàn, đúng hạn và hiệu quả.

Đối với những doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình hậu cần và giảm bớt gánh nặng quản lý kho hàng, đóng gói và vận chuyển, việc tìm đến các giải pháp Fulfillment chuyên nghiệp như Gobox là một hướng đi đúng đắn. Gobox không chỉ giúp doanh nghiệp tháo gỡ những vướng mắc trong khâu giao nhận mà còn cung cấp một giải pháp toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho quý doanh nghiệp những thông tin hữu ích về quy định giao nhận hàng hóa nhập khẩu và gợi ý một giải pháp hiệu quả để tối ưu hóa hoạt động logistics của mình. Chúc các chủ doanh nghiệp luôn thành công trong các hoạt động nhập khẩu và kinh doanh!