Tối ưu hóa các phương thức giao hàng trong chuỗi cung ứng: Nâng cao hiệu quả và trải nghiệm khách hàng

Bên cạnh chất lượng sản phẩm, thì tốc độ và độ chính xác của quy trình giao hàng đóng vai trò then chốt trong việc chốt sale và giữ chân khách hàng. Trong bối cảnh thương mại điện tử bùng nổ và sự cạnh tranh gay gắt, việc tối ưu hóa các phương thức giao hàng trong chuỗi cung ứng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Bài viết này, được GoBox tổng hợp, sẽ đi sâu vào phân tích vai trò của giao hàng trong chuỗi cung ứng và giới thiệu 6 phương thức giao hàng phổ biến hiện nay, giúp doanh nghiệp lựa chọn và kết hợp hiệu quả để nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa lợi nhuận.

Vai trò chiến lược của giao hàng trong chuỗi cung ứng và các mô hình phổ biến

Chuỗi cung ứng là một mạng lưới phức tạp kết nối các mắt xích từ nhà cung cấp nguyên liệu, nhà sản xuất, nhà phân phối, nhà bán lẻ, và cuối cùng là người tiêu dùng. Trong mạng lưới này, hoạt động giao hàng là khâu trọng yếu, đảm bảo dòng chảy hàng hóa thông suốt từ nơi sản xuất đến tay khách hàng.

Giao hàng: Mắt xích cuối cùng, ấn tượng đầu tiên

Giao hàng không chỉ đơn thuần là việc vận chuyển sản phẩm. Nó là điểm chạm cuối cùng trong hành trình mua sắm của khách hàng và tạo nên ấn tượng trực tiếp, mạnh mẽ nhất về thương hiệu. Một quy trình giao hàng nhanh chóng, chính xác, và chuyên nghiệp sẽ nâng cao sự hài lòng của khách hàng, thúc đẩy quyết định mua lặp lại và lan tỏa những đánh giá tích cực. Ngược lại, sự chậm trễ, sai sót hoặc thái độ thiếu chuyên nghiệp trong quá trình giao hàng có thể hủy hoại hoàn toàn những nỗ lực marketing và bán hàng trước đó.

Tối ưu hóa giao hàng: Chìa khóa nâng cao hiệu quả kinh doanh

Để tối ưu hóa hiệu quả bán hàng trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc kết hợp linh hoạt và thông minh các phương thức giao hàng trong chuỗi cung ứng là vô cùng cần thiết. Sự lựa chọn phương thức giao hàng phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại hình sản phẩm, địa lý, đặc điểm khách hàng, và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Các phương thức giao hàng trong chuỗi cung ứng phổ biến hiện nay

Dưới đây là 6 phương thức giao hàng trong chuỗi cung ứng được áp dụng rộng rãi, mỗi phương thức có những ưu điểm và nhược điểm riêng phù hợp với từng mô hình kinh doanh cụ thể:

Giao hàng trực tiếp từ nhà máy sản xuất (Direct Shipment)

Phương thức giao hàng trực tiếp, hay còn gọi là Direct Shipment, là mô hình mà hàng hóa được vận chuyển thẳng từ nhà máy sản xuất đến tay người mua cuối cùng, bỏ qua các khâu lưu trữ trung gian tại kho phân phối hoặc bán lẻ.

• Đặc điểm: Điểm nổi bật của phương thức này là sự tinh giản trong chuỗi cung ứng. Không có kho bãi trung gian, giúp giảm thiểu chi phí lưu kho và xử lý hàng hóa. Đây là mô hình đặc biệt phổ biến trong lĩnh vực Dropshipping, nơi người bán lẻ không trực tiếp sở hữu hàng tồn kho mà chỉ đóng vai trò trung gian nhận đơn hàng và chuyển thông tin cho nhà sản xuất/nhà cung cấp để họ trực tiếp giao hàng cho khách hàng.
• Ưu điểm:
  • Giảm thiểu chi phí lưu kho và quản lý hàng tồn kho cho nhà bán lẻ.
  • Tăng tốc độ giao hàng trong một số trường hợp, đặc biệt khi nhà máy sản xuất ở gần khách hàng.
  • Phù hợp với các sản phẩm cồng kềnh, có giá trị cao hoặc sản xuất theo đơn đặt hàng.
• Nhược điểm:
  • Khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng đóng gói và giao hàng của đối tác.
  • Thời gian giao hàng có thể lâu hơn nếu nhà máy ở xa khách hàng.
  • Thiếu khả năng cá nhân hóa trải nghiệm đóng gói thương hiệu.
  • Khó khăn trong việc xử lý các đơn hàng phức tạp hoặc yêu cầu đặc biệt từ khách hàng.

Giao hàng trực tiếp từ nhà máy qua trung gian kết hợp (In-Transit Merge)

In-Transit Merge là một phương thức giao hàng nâng cao hơn, kết hợp ưu điểm của giao hàng trực tiếp từ nhà máy nhưng có thêm một điểm trung chuyển để gom hàng hoặc thực hiện một số công đoạn giá trị gia tăng trước khi giao đến tay khách hàng.

• Đặc điểm: Trong mô hình này, các bộ phận hoặc thành phẩm được sản xuất từ các nhà máy khác nhau (hoặc cùng một nhà máy nhưng ở các dây chuyền khác nhau) sẽ được vận chuyển đến một điểm trung gian (thường là một trung tâm hợp nhất hoặc một kho hàng nhỏ). Tại đây, hàng hóa có thể được lắp ráp, đóng gói lại, kiểm tra chất lượng lần cuối hoặc kết hợp với các sản phẩm khác trong cùng một đơn hàng trước khi được vận chuyển đến người tiêu dùng.
• Ưu điểm:
  • Giảm số lượng chuyến giao hàng riêng lẻ đến khách hàng, giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển.
  • Cho phép gom nhiều mặt hàng từ các nguồn khác nhau vào một lần giao duy nhất.
  • Thực hiện các công đoạn hoàn thiện cuối cùng gần với điểm giao hàng, tăng tính linh hoạt.
  • Nâng cao khả năng kiểm soát chất lượng và đóng gói so với giao hàng trực tiếp hoàn toàn từ nhà máy.
• Nhược điểm:
  • Yêu cầu xây dựng và vận hành điểm trung gian kết hợp.
  • Phức tạp hơn trong việc điều phối vận chuyển từ nhiều nguồn đến điểm trung gian.
  • Có thể tăng thêm thời gian trong chuỗi cung ứng do khâu trung gian.

Giao hàng từ kho của nhà phân phối (Distributor Storage with Carrier Delivery)

Đây là một trong những phương thức giao hàng truyền thống và phổ biến nhất, trong đó hàng hóa được lưu trữ tại kho của nhà phân phối trước khi được vận chuyển đến tay khách hàng thông qua các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp (package carriers).

• Đặc điểm: Nhà phân phối đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ, quản lý hàng tồn kho và xử lý đơn hàng. Hàng hóa sau khi được sản xuất sẽ được gửi đến kho của nhà phân phối. Khi có đơn đặt hàng từ khách hàng, nhà phân phối sẽ thực hiện các công đoạn lấy hàng (picking), đóng gói (packing) và bàn giao cho các đơn vị vận chuyển (ví dụ: bưu điện, công ty chuyển phát nhanh) để giao đến địa chỉ của người mua.
• Ưu điểm:
  • Nhà phân phối có thể đặt kho gần với thị trường tiêu thụ, giúp rút ngắn thời gian giao hàng và giảm chi phí vận chuyển chặng cuối.
  • Quy mô kho phân phối thường lớn, đáp ứng nhu cầu tồn trữ đa dạng sản phẩm.
  • Tận dụng mạng lưới và năng lực của các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp, đảm bảo độ tin cậy và phạm vi phủ sóng giao hàng rộng.
• Nhược điểm:
  • Phát sinh chi phí xây dựng, vận hành và quản lý kho hàng của nhà phân phối.
  • Rủi ro tồn kho cao nếu không quản lý hiệu quả.
  • Yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa nhà phân phối và đơn vị vận chuyển.

Giao hàng từ kho nhà phân phối và hàng chặn mối (Distributor Storage with Last-Mile Delivery)

Phương thức này tương tự như "Giao hàng từ kho của nhà phân phối" nhưng điểm khác biệt nằm ở chặng cuối (last-mile delivery). Thay vì sử dụng các đơn vị vận chuyển chung (package carrier), việc vận chuyển chặng cuối đến tay khách hàng được thực hiện bởi chính nhà bán lẻ hoặc nhà phân phối sở hữu kho hàng.

• Đặc điểm: Hàng hóa cũng được lưu trữ tại kho của nhà phân phối hoặc nhà bán lẻ. Tuy nhiên, khi đơn hàng được xử lý, đơn vị sở hữu kho sẽ tự tổ chức đội ngũ giao hàng hoặc thuê các đối tác vận chuyển chuyên biệt cho chặng cuối. Phương thức này thường được áp dụng cho các đơn hàng có yêu cầu đặc biệt về thời gian, lắp đặt, hoặc cần sự chuyên nghiệp cao trong quá trình giao nhận. "Hàng chặn mối" ở đây có thể hiểu là việc chủ động kiểm soát chặng giao cuối cùng, ngăn chặn các vấn đề phát sinh từ việc giao hàng qua bên thứ ba không chuyên biệt.
• Ưu điểm:
  • Tăng cường khả năng kiểm soát chất lượng dịch vụ giao hàng chặng cuối.
  • Đáp ứng linh hoạt các yêu cầu đặc biệt của khách hàng (ví dụ: giao hàng hỏa tốc, hẹn giờ, lắp đặt tại nhà).
  • Xây dựng mối quan hệ trực tiếp với khách hàng thông qua đội ngũ giao hàng riêng hoặc đối tác chuyên biệt.
  • Phù hợp với các sản phẩm yêu cầu quy trình giao nhận phức tạp.
• Nhược điểm:
  • Yêu cầu đầu tư vào đội ngũ giao hàng hoặc hệ thống quản lý vận tải chặng cuối.
  • Chi phí vận hành có thể cao hơn so với sử dụng package carrier truyền thống, đặc biệt đối với phạm vi địa lý rộng.
  • Đòi hỏi năng lực quản lý logistics chặng cuối chuyên sâu.

Nhận hàng từ nơi lưu trữ của nhà phân phối (Distributor Storage with Customer Pickup)

Phương thức này cho phép khách hàng chủ động đến nhận hàng tại địa điểm lưu trữ của nhà phân phối hoặc nhà sản xuất sau khi đã đặt hàng.

• Đặc điểm: Hàng hóa được lưu trữ tại kho của nhà phân phối hoặc nhà máy. Khách hàng sau khi đặt hàng trực tuyến hoặc qua các kênh khác sẽ nhận được thông báo về địa điểm và thời gian có thể đến nhận hàng. Khách hàng tự di chuyển đến địa điểm này để lấy sản phẩm. Đây là mô hình phổ biến trong các ngành hàng đặc thù hoặc khi khách hàng có nhu cầu nhận hàng ngay mà không muốn chờ đợi vận chuyển.
• Ưu điểm:
  • Tiết kiệm chi phí vận chuyển cho cả doanh nghiệp và khách hàng.
  • Rút ngắn đáng kể thời gian chờ đợi nhận hàng cho khách hàng.
  • Phù hợp với các sản phẩm cồng kềnh, dễ vỡ mà khách hàng muốn tự vận chuyển để đảm bảo an toàn.
  • Tăng cường sự tiện lợi cho những khách hàng có khả năng và mong muốn tự đến lấy hàng.
• Nhược điểm:
  • Chỉ áp dụng được với những khách hàng ở gần địa điểm lưu trữ.
  • Yêu cầu nhà phân phối có địa điểm dễ tiếp cận và quy trình giao nhận tại kho hiệu quả.
  • Không phù hợp với những khách hàng muốn nhận hàng tại nhà hoặc không có phương tiện di chuyển.

Nhận hàng từ nơi lưu trữ của nhà bán lẻ (Retail Storage with Customer Pickup)

Đây là phương thức giao hàng trong chuỗi cung ứng quen thuộc nhất đối với người tiêu dùng truyền thống, nơi khách hàng mua và nhận hàng trực tiếp tại các cửa hàng bán lẻ.

• Đặc điểm: Hàng hóa được lưu trữ tại các cửa hàng bán lẻ (siêu thị, cửa hàng tiện lợi, cửa hàng chuyên biệt...). Khách hàng đến trực tiếp cửa hàng để lựa chọn, thanh toán và mang sản phẩm về. Mô hình này gắn liền với các kênh phân phối truyền thống.
• Ưu điểm:
  • Khách hàng có thể xem, sờ, thử sản phẩm trực tiếp trước khi mua.
  • Nhận hàng ngay lập tức sau khi thanh toán.
  • Dễ dàng đổi trả hàng hóa (tùy theo chính sách của cửa hàng).
  • Xây dựng trải nghiệm mua sắm trực tiếp cho khách hàng.
• Nhược điểm:
  • Giới hạn về phạm vi địa lý (khách hàng phải đến cửa hàng).
  • Chi phí vận hành hệ thống cửa hàng bán lẻ cao.
  • Khả năng tồn kho tại từng cửa hàng có thể bị hạn chế.
  • Không phù hợp với mô hình thương mại điện tử thuần túy (trừ các mô hình O2O - Online to Offline).

Các chuỗi siêu thị lớn tại Việt Nam như Vinmart, Coopmart, Big C (nay là GO!), hay các cửa hàng tiện ích như Circle K, FamilyMart là những ví dụ điển hình về phương thức giao hàng và phân phối này.

Xem thêm: Tìm hiểu quy định về giao nhận hàng hoá nhập khẩu

Lựa chọn và kết hợp phương thức giao hàng hiệu quả

Việc lựa chọn phương thức giao hàng phù hợp không phải là bài toán đơn giản "một giải pháp cho tất cả". Mỗi doanh nghiệp cần dựa trên đặc thù sản phẩm, mô hình kinh doanh, đối tượng khách hàng, và năng lực nội tại để quyết định phương thức nào là tối ưu hoặc kết hợp nhiều phương thức với nhau.

Ví dụ:

• Doanh nghiệp bán hàng thủ công mỹ nghệ sản xuất theo đơn có thể áp dụng mô hình giao hàng trực tiếp từ nhà máy.
• Công ty lắp ráp máy tính từ các linh kiện của nhiều nhà cung cấp có thể sử dụng mô hình giao hàng trực tiếp qua trung gian kết hợp.
• Các nhà bán lẻ lớn với mạng lưới cửa hàng rộng khắp có thể kết hợp mô hình giao hàng từ kho nhà phân phối (cho đơn hàng online) và nhận hàng tại cửa hàng bán lẻ (cho khách hàng mua trực tiếp hoặc đặt online nhận tại cửa hàng - BOPIS: Buy Online, Pickup In Store).
• Các doanh nghiệp thương mại điện tử thuần túy thường dựa chủ yếu vào mô hình giao hàng từ kho của nhà phân phối thông qua các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp.

Tối ưu hóa quy trình giao hàng với dịch vụ Fulfillment

Như đã phân tích, mỗi phương thức giao hàng đều có những thách thức riêng về mặt vận hành, quản lý kho bãi, và điều phối vận chuyển. Đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc đang phát triển, việc tự xây dựng và vận hành toàn bộ chuỗi cung ứng từ kho bãi đến giao hàng có thể tốn kém và phức tạp.

Đây chính là lúc các giải pháp Fulfillment phát huy vai trò của mình. Fulfillment là dịch vụ thuê ngoài toàn bộ hoặc một phần các công đoạn trong quy trình xử lý đơn hàng, bao gồm:

• Tiếp nhận và lưu trữ hàng hóa tại kho của nhà cung cấp dịch vụ Fulfillment.
• Quản lý hàng tồn kho, cập nhật số liệu real-time.
• Lấy hàng (picking) và đóng gói (packing) theo đơn hàng.
• Vận chuyển và giao hàng đến tay khách hàng cuối cùng (bao gồm cả quản lý vận chuyển đa kênh).
• Xử lý đổi trả hàng (reverse logistics).

Khi sử dụng dịch vụ Fulfillment, doanh nghiệp chỉ cần tập trung vào việc sản xuất (đối với nhà sản xuất), marketing và bán hàng. Mọi vấn đề liên quan đến quản lý kho, tồn kho, đóng gói chuyên nghiệp và giao hàng nhanh chóng, chính xác đã được nhà cung cấp dịch vụ Fulfillment đảm nhiệm.

GoBox là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ Fulfillment toàn diện, giúp doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí đầu tư vào kho bãi, thiết bị, và nhân sự quản lý kho/giao hàng.
• Tối ưu hóa vận hành: Quy trình xử lý đơn hàng chuyên nghiệp, tự động hóa cao giúp giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Đảm bảo giao hàng nhanh chóng, đúng hẹn, đóng gói cẩn thận, tạo ấn tượng tốt với người mua.
• Tập trung vào kinh doanh cốt lõi: Doanh nghiệp có thể dành nguồn lực cho việc phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường và xây dựng chiến lược kinh doanh.
• Mở rộng quy mô dễ dàng: Dịch vụ Fulfillment có khả năng mở rộng linh hoạt theo sự tăng trưởng của doanh nghiệp.

Thay vì lo lắng về việc áp dụng phương thức giao hàng nào cho hiệu quả, việc hợp tác với một đối tác Fulfillment uy tín như GoBox có thể là giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán vận hành logistics một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Doanh nghiệp sẽ không phải mất thời gian cũng như tốn kém chi phí để quản lý hàng hóa phức tạp mà có thể tập trung hoàn toàn vào việc xây dựng chiến lược marketing, phát triển sản phẩm và mở rộng thị trường, từ đó thúc đẩy doanh thu và nâng cao vị thế cạnh tranh.