Quản lý hàng hóa bằng Excel sẽ giúp các doanh nghiệp và chủ cửa hàng dễ dàng kiểm soát được công việc kinh doanh thuận lợi cũng như tối ưu thời gian tốt nhất. Vậy cách quản lý hàng hóa bằng Excel như thế nào hiệu quả nhất? Cùng Gobox tìm hiểu qua bài viết sau.
Lý do nên quản lý kho bằng Excel
Kho hàng là nơi doanh nghiệp thực hiện các hoạt động về quản lý hàng tồn, xuất nhập kho, chuyển kho, kiểm kho và lưu kho. Đây cũng là công việc rất quan trọng và khó khăn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào khi quản lý hàng hoá.
Quản lý hàng hóa bằng Excel được thực hiện bởi các thao tác quản lý hàng tồn kho, nhập kho, báo cáo mang tới lợi ích cho doanh nghiệp hay cửa hàng. Dựa vào đó sẽ giúp chủ cửa hàng nắm rõ được số lượng hàng hoá nhập là bao nhiêu và có cách kiểm soát công việc kinh doanh hiệu quả.
Excel sẽ giúp chủ cửa hàng dễ dàng quản lý và thống kê số lượng hàng hóa, giao dịch và tổng hàng được nhập về. Bạn có thể kiểm tra tốc độ bán hàng bất kỳ thời gian nào bằng file Excel rất thuận tiện và có tính chính xác cao.
Quy trình quản lý kho bằng Excel hiệu quả
Dưới đây là quy trình quản lý hàng hóa bằng Excel hiệu quả nhất mà bạn có thể tham khảo:
Tạo file dữ liệu kho hàng và nhập liệu
Bước 1: Tạo file Excel mới
Đầu tiên bạn cần tạo một file mới trên Excel để dễ dàng quản lý hàng hoá.
Bước 2: Tạo sheet mới
Bước tiếp theo tạo 5 sheet mới, sau đó sửa lại theo các tiêu đề sau: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.
Bước 3: Nhập dữ liệu với từng sheet
– Đối với sheet NHAP
Trong sheet này bạn điền các thông tin gồm: Ngày, tháng, mã hàng, tên mặt hàng, số lượng hàng cần nhập, đơn giá, ĐVT, nhà cung cấp, giá tiền.
Ngoài ra, có thể nhập thêm thông tin về: Số điện thoại, số chứng từ, mã nhà cung cấp, địa chỉ nhà cung cấp.
– Đối với sheet XUAT
Thông tin trong sheet XUAT cần nhập gồm: Ngày, mã hàng, tên hàng, ĐVT, số lượng, giá, doanh số. Ngoài ra, có thể nhập thêm: Chứng từ, mã khách hàng, SĐT, địa chỉ khách hàng và ghi chú.
– Đối với sheet DANH MUC
Sheet DANH MUC là phần quan trọng nhất và cần nhập các thông tin gồm: Mã hàng, tên hàng, ĐVT, giá bán, ghi chú.
> Lưu ý: Bạn chỉ cần nhập mã hàng, các thông tin khác sẽ được hiển thị tự động.
– Đối với sheet BAO CAO
Chỉ sử dụng sheet này khi báo cáo bán hàng và nhập xuất hàng tồn. Trong báo cáo bán hàng gồm những thông tin như: Tên mặt hàng, số lượng hàng hoá cần bán và doanh thu.
Còn báo cáo nhập xuất tồn gồm: Tên mặt hàng, hàng tồn đầu, hàng nhập, xuất và hàng tồn cuối.
Áp dụng công thức tính toán hàng tồn kho
Quản lý hàng hóa bằng Excel bạn cần áp dụng công thức tính hàng tồn kho dựa vào các hàm cụ thể như sau:
– Vlookup: Đây là hàm tìm kiếm theo cột và khi xuất hoặc nhập hàng bạn chỉ cần nhập mã hàng là được.
Thông tin về hàng, đơn vị tính và giá sẽ sử dụng Vlookup để tìm kiếm sản phẩm. Với cách này sẽ đảm bảo được tính nhất quán, vừa chính xác lại tiết kiệm thời gian hiệu quả.
– Sumifs: Đây là hàm rất quan trọng khi quản lý hàng hóa bằng Excel. Sử dụng hàm sumifs để tính tổng số lượng hàng, tiền nhập và xuất thành từng điều kiện và từng mã hàng. Sau đó xác xác định được số hàng tồn là bao nhiêu.
– Iferror: Bạn có thể sử dụng hàm Iferror hoặc không đều được. Nhưng trong một số trường hợp nên sử dụng vì nếu dùng hàm Vlookup sẽ áp dụng với những dòng kẻ để nhập mã hàng thì giá sẽ tự lên. Nếu như dùng hàm Vlookup mà chưa có tên hàng, thì kết quả sẽ trả về là #N/A.
> Nếu quản lý các mặt hàng cần bảo quản như thực phẩm, cần có thêm cột chi phí. Với những mặt hàng thông thường thì bạn chỉ cần những cột công thức đơn giản.
Có nên quản lý kho bằng Excel không?
Có nên quản lý kho bằng Excel không là câu hỏi được nhiều chủ doanh nghiệp và cửa hàng đặc biệt quan tâm. Cùng Gobox tìm hiểu cụ thể dưới đây:
Ưu điểm khi quản lý kho bằng Excel
– Được sử dụng Excel miễn phí và có thể thoải mái lập nhiều file khác nhau để quản lý hàng hoá.
– Chỉ cần sử dụng máy tính cài Microsoft Office là có thể tạo file để quản lý hàng.
– Được thiết lập với nhiều báo cáo khác nhau phục vụ quản lý bán hàng.
– Dễ dàng thao tác trực tiếp trên database để sửa thông tin xuất, nhập hàng hoá. Ngoài ra, bạn có thể tạo báo cáo theo nhu cầu kinh doanh thực tế ở từng thời điểm.
– Được chia sẻ với nhiều người khác nhau, nhưng chỉ áp dụng được với file Excel bán hàng đơn giản được lập với công thức. Cần sử dụng Google Sheet để sử dụng bảng tính.
Nhược điểm của quản lý kho bằng Excel
– Vì là phần mềm offline nên có tính bảo mật và an toàn kém. Thông tin được lưu trữ trên máy tính và nếu bị nhiễm virus hoặc máy hỏng sẽ mất hết thông tin.
– Sử dụng các hàm trong Excel khá phức tạp và dễ nhầm lẫn.
– Không phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu quản lý hàng hoá với số lượng lớn.
– Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng thiết bị ngoại vi thì sẽ không thể kết nối được với Excel.
Quản lý hàng hoá đơn giản, hiệu quả tại Gobox
Có thể thấy việc quản lý hàng hóa bằng Excel có khá nhiều bất cập và việc đánh mất thông tin là rất cao. Đặc biệt với những doanh nghiệp lớn thì việc quản lý hàng bằng Excel là rất khó. Chính vì vậy giải pháp tốt nhất để quản lý hàng hoá đơn giản và hiệu quả đó là sử dụng dịch vụ fulfillment của Gobox.
Cụ thể, khách hàng sẽ không phải mất thời gian để quản lý hàng tồn, hàng xuất, hàng nhập hay thậm chí là đóng gói hàng hoá và ship tới khách hàng. Dịch vụ fulfillment tại Gobox sẽ giúp khách hàng quản lý hàng hoá một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Với kinh nghiệm quản lý hàng hóa lâu năm cho hàng nghìn doanh nghiệp, chủ kho hàng… Gobox tự tin sẽ cung cấp những dịch vụ tốt nhất giúp khách hàng hài lòng tuyệt đối.
>> Xem thêm: Thẻ kho là gì? Cách quản lý kho hiệu quả nhất
Trên đây là quy trình quản lý hàng hóa bằng Excel mà bạn có thể tham khảo để quản lý kho cũng như doanh nghiệp của mình. Nếu như có nhu cầu quản lý hàng hóa với quy mô lớn, hãy sử dụng dịch vụ fulfillment của Gobox để có cạch quản lý kho hàng một cách tối ưu nhất.
