Khi có cách quản lý đơn hàng hiệu quả sẽ giúp cho công việc kinh doanh được thuận lợi và mang lại lợi nhuận cao cho cửa hàng. Vậy quản lý đơn hàng là gì? Cách quản lý đơn hàng như thế nào hiệu quả nhất? Cùng tham khảo bài viết sau.
Quản lý đơn hàng là gì?
Quản lý đơn hàng là gì? Đây là quy trình tiếp nhận đơn hàng, sau đó xử lý thông tin về đơn hàng và giao hàng tới địa chỉ người nhận, kèm theo dịch vụ hậu mãi. Quy trình quản lý đơn hàng giúp bạn đảm bảo được hàng hoá được vận chuyển theo đúng yêu cầu đã thoả thuận trước đó bao gồm: Mẫu mã, chất lượng, số lượng, giá thành, thời gian giao hàng… Qua đó sẽ giúp cho người mua hài lòng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ và nâng cao sự uy tín của shop với khách hàng.
Yếu tố quản lý đơn hàng hiệu quả
Khi biết được quản lý đơn hàng là gì, để có hiệu quả kinh doanh tốt nhất bạn cũng nên nắm rõ được các yếu tố dưới đây:
Phân loại đơn hàng
Khi đảm bảo được yếu tố phân loại đơn hàng sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và xử lý hàng hóa khi giao tới người nhận. Vì nếu đơn hàng được vận chuyển chậm sẽ ảnh hưởng tới độ uy tín của shop. Do đó, cần phân loại hàng hoá theo đúng quy trình để ship hàng tới tay người nhận nhanh chóng nhất.
Quản lý hàng tồn kho
Yếu tố tiếp theo đó là quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Cần thường xuyên kiểm tra đơn hàng trong kho và cập nhật số lượng để biết được số mặt hàng tồn kho. Qua đó cần đồng bộ thông tin liên quan về hàng tồn kho từ nhiều nền tảng để tránh tình trạng không cung ứng đủ hàng hóa cho khách hàng.
Quản lý vận chuyển
Sau khi xác nhận đơn hàng, shop sẽ đóng gói và gửi cho bên vận chuyển. Do đó, người bán cần kiểm tra đầy đủ thông tin về giao hàng khi tới tay người nhận. Bên cạnh đó cần theo dõi tình trạng giao hàng xe có bị thất lạc hay chậm dự kiến không. Qua đó sẽ đảm bảo được việc giao hàng tới đúng thời gian và hạn chế được tình trạng hàng hoá bị hư hỏng. Để giải quyết được vấn đề này các chủ shop nên chọn những đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp và uy tín.
Quy trình quản lý đơn hàng chuyên nghiệp
Sau khi biết được quản lý đơn hàng là gì, bạn cũng nên tìm hiểu xem quy trình quản lý như thế nào. Tùy theo từng mô hình kinh doanh sẽ có cách quản lý đơn hàng khác nhau. Về cơ bản quy trình quản lý đơn hàng sẽ gồm những bước dưới đây:
Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng
Bước đầu tiên đó là người mua sẽ đặt mua hàng và chọn các hình thức thanh toán trên điện thoại, sàn thương mại điện tử, website…
Bước 2: Xác nhận đơn hàng
Sau khi tiếp nhận thông tin đặt hàng từ người mua, bên shop sẽ tiến hành xác nhận đơn hàng và gửi thông báo qua điện thoại, email…
Ví dụ: Người mua đặt hàng qua điện thoại, sẽ được thông báo xác nhận đơn hàng thành công qua điện thoại. Hoặc nếu đặt hàng qua website, sẽ có thông báo qua email đã đăng ký. Khi đó hệ thống sẽ lưu trữ thông tin đặt hàng của người mua.
Bước 3: Xử lý rồi hoàn tất đơn hàng
Nhân viên sẽ tiến hành xử lý đơn hàng theo 2 giai đoạn:
– Chuẩn bị hàng hoá và đóng gói
Sau khi tiếp nhận thông tin từ đơn hàng nhân viên sẽ lấy hàng trong kho -> đóng gói -> lập phiếu xuất kho -> giao cho bên vận chuyển. Kinh nghiệm nên phân loại hàng theo chủng loại, màu sắc và kích thước để tiết kiệm được thời gian chuẩn bị hàng hoá.
– Vận chuyển hàng hoá
Đơn hàng sau khi được đóng gói -> giao cho bên giao hàng (đơn vị vận chuyển hoặc shipper của shop) -> xuất hoá đơn, dán mã vận chuyển -> cập nhật tình trạng đơn hàng trên gmail, website… tuỳ theo phương thức đặt hàng.
Bước 4: Xử lý các hoạt động sau khi bán hàng
Cuối cùng là dịch vụ hậu mãi trong quy trình quản lý đơn hàng. Khi đó shop sẽ liên hệ với người mua và tiếp nhận đánh giá của họ về dịch vụ của mình. Nếu khách hàng muốn đổi trả hoặc khiếu nại, sẽ được shop cập nhật lại thông tin khi nhập và xuất kho -> sau đó gửi hàng theo yêu cầu của khách.
Những cách giúp quản lý đơn hàng hiệu quả
Cùng với thắc mắc quản lý đơn hàng là gì, bạn cũng nên tìm hiểu một số cách giúp bạn quản lý đơn hàng một cách dễ dàng và hiệu quả nhất dưới đây:
Quản lý đơn hàng trên Excel
Quản lý đơn hàng trên Excel là cách shop sẽ tạo sẵn những file đơn hàng, quản lý phát sinh theo hàm tính toán. Hàng ngày sẽ cập nhật những thông tin về đơn hàng sao cho chính xác và đối chiếu kiểm tra định kỳ.
Ưu điểm
– Thống kê dữ liệu dễ dàng
– Tìm kiếm thông tin nhanh chóng
– Hàm tính tự động nên có thể xuất file định kỳ
– Miễn phí
– Sử dụng ngay cả khi không có internet
Nhược điểm
– Thích hợp với quy mô nhỏ và ít đơn hàng phát sinh
– Nếu hàm không đúng sẽ sai thông tin
– Có rủi ro về bảo mật
Quản lý đơn hàng trên App
Quản lý đơn hàng trên App là sử dụng các ứng dụng có sẵn để quản lý đơn hàng bằng cách nhập dữ liệu. Sau đó kiểm tra báo cáo tự động về đơn hàng ở từng thời điểm.
Ưu điểm
– Giúp xử lý thông tin về đơn hàng nhanh chóng và theo dõi trạng thái đơn hàng.
– Được tích hợp với bên vận chuyển nên sẽ dễ dàng theo dõi đơn hàng cũng như xử lý sai sót.
– Tự động tạo mã đơn hàng
– Được tích hợp với công cụ quản lý hỗ trợ đơn hàng
Nhược điểm
– Mất phí dùng App
– Rò rỉ thông của khách hàng với bên thứ 3
– Nếu phần mềm bị hack sẽ làm mất thông tin và dữ liệu
– Chỉ sử dụng khi có kết nối internet
>> Xem thêm: Dropshipping cho người mới bắt đầu chi tiết từ A đến Z
Như vậy là bạn đã biết được quản lý đơn hàng là gì rồi đúng không? Gobox hy vọng sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được đơn hàng của mình một cách hiệu quả nhất và kinh doanh siêu lợi nhuận.
Nếu bạn vẫn chưa biết cách quản lý đơn hàng là gì? Và hoạt động như thế nào hiệu quả nhất, thì hãy liên hệ với Gobox để được hỗ trợ. Khi lựa chọn Gobox khách hàng sẽ được bán hàng trực tiếp tới người mua mà không cần phải xử lý đơn hàng. Qua đó sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí, cũng như dễ dàng tập trung vào công việc kinh doanh một cách hiệu quả nhất.
