Khi nắm rõ các nguyên tắc quản lý đơn hàng sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và tránh tình trạng giao hàng chậm dự kiến hoặc thất lạc hàng hóa. Gobox sẽ chia sẻ với bạn những nguyên tắc quản lý đơn hàng cho doanh nghiệp cơ bản cần có hiện nay dưới đây.
Quản lý đơn hàng là gì?
Để có nguyên tắc quản lý đơn hàng cho doanh nghiệp hiệu quả, thì trước hết bạn cần hiểu được quản lý đơn hàng là gì. Đây là tình trạng theo dõi và cập nhật thông tin về đơn hàng cũng như có trách nhiệm về chất lượng hàng hoá khi giao tới tay khách hàng. Khi quản lý đơn hàng cần nắm rõ những thông tin sau:
– Sản phẩm hàng hóa: Mẫu mã, số lượng, chủng loại, hàng tồn bao lâu, còn hàng không.
– Khách hàng: Tên, điện thoại liên hệ, địa chỉ lấy hàng, thời gian, lưu ý…
– Vận chuyển: Chọn đơn vị vận chuyển phù hợp, chi phí, quy trình, cách thức, theo dõi giao hàng…
Nguyên tắc quản lý đơn hàng cho doanh nghiệp
Đối với những doanh nghiệp kinh doanh với quy mô lớn cần có nguyên tắc hoạt động phù hợp để giảm thiểu những rủi ro không đáng có. Cùng tìm hiểu chi tiết các nguyên tắc quản lý đơn hàng cho doanh nghiệp dưới đây:
Luôn cập nhật trạng thái đơn hàng
Cần luôn cập nhật trạng thái về đơn hàng và thông tin của sản phẩm. Một số trường hợp đơn hàng được chuẩn bị đầy đủ, nhưng vẫn không thể tránh được tình trạng sửa lại sau khi đã tạo đơn. Có thể do nguyên nhân từ người bán và khách hàng.
Nhiều khách hàng đã chốt đơn thành công, nhưng lại muốn thay đổi số lượng hoặc thay đổi mẫu mã. Hoặc cũng có thể do việc quản lý kho hàng không đúng cách, dẫn tới người bán không nắm rõ được số lượng hàng tồn nên đã báo hết hàng với khách.
Nguyên tắc quản lý đơn hàng cho doanh nghiệp đó chính là, cần kịp thời cập nhật những thông tin về hàng hoá. Bên cạnh đó nên thường xuyên theo dõi trên các phương tiện liên lạc, tin nhắn để đảm bảo nắm rõ được nhu cầu mua hàng của khách chính xác và nhanh chóng nhất.
Theo sát quá trình vận chuyển
Nguyên tắc quản lý đơn hàng cho doanh nghiệp đó chính là cần luôn theo sát trong quá trình vận chuyển. Doanh nghiệp hoặc cửa hàng có thể sử dụng hệ thống vận chuyển riêng với bên giao hàng. Có rất nhiều sự lựa chọn về bên vận chuyển hàng hoá, mỗi đơn vị sẽ có dịch vụ khác nhau. Do đó cần tìm hiểu kỹ lưỡng để chọn được dịch vụ vận chuyển hàng hoá phù hợp với nhu cầu.
Với từng đơn vị vận chuyển sẽ có cách thức hoạt động khác nhau và cho dù lựa chọn dịch vụ nào đi chăng nữa thì bạn cũng cần nắm rõ được quy trình giao vận. Bởi lẽ không phải đơn hàng nào cũng được giao thành công một cách thuận lợi và nếu không sớm cập nhật sẽ khiến bạn khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề trả hàng, hoàn hàng. Điều đó dẫn tới việc phản hồi hoặc đáp ứng yêu cầu của khách hàng chậm và dẫn tới giảm độ uy tín của shop.
Khó khăn khi quản lý đơn hàng theo cách thủ công
Khi quản lý đơn hàng cần đặc biệt tối kỵ việc cung cấp thông tin không chính xác. Tình trạng này thường gặp đối với những đơn vị quản lý hàng hoá theo cách thủ công. Việc quản lý hàng hoá chứa nhiều rủi ro và điều đó có ảnh hưởng nghiêm trọng tới sự phát triển của doanh nghiệp. Cụ thể:
– Ảnh hưởng tới việc quản lý hàng hoá không chính xác, có thể nhầm lẫn trong việc thống kê hàng hoá.
– Dẫn tới số lượng hàng tồn gia tăng nhanh và khó kiểm soát.
– Giảm lợi nhuận cho doanh nghiệp khi số lượng đơn hàng giao không thành công lớn.
– Ảnh hưởng tới độ uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng.
– Mất thời gian xử lý các đơn hàng bị hoàn hoặc khiếu nại có liên quan tới đơn hàng.
Quản lý đơn hàng hiệu quả tại Gobox
Cách quản lý đơn hàng với doanh nghiệp sao cho hiệu quả là điều không phải đơn giản. Chính vì vậy, các doanh nghiệp, đặc biệt là có số lượng hàng hoá lớn cần có giải pháp quản lý hàng hoá phù hợp. Gobox chính là giải pháp hàng đầu giúp doanh nghiệp quản lý hàng hoá hiệu quả nhất hiện nay. Rất đơn giản, doanh nghiệp chỉ cần gửi hàng tới kho của Gobox, các khâu còn lại sẽ được hỗ trợ từ A đến Z.
Vậy tại sao nên chọn Gobox?
– Độ chính xác cao: Đơn hàng được Gobox quản lý sẽ không lo sai lệch khi gửi tới khách hàng.
– Tốc độ xử lý nhanh: Không lo bị phạt do trễ thời gian đóng hàng.
– Đồng bộ tự động: Đơn hàng sẽ được đồng bộ một cách tự động và cập nhật trạng thái đơn hàng chi tiết tới từng khâu pick-pack-ship.
– Quản lý tập trung: Dễ dàng theo dõi tất cả các hoạt động vận hành hàng hoá trên cùng một phần mềm gồm: Hàng tồn kho, sản phẩm, vận chuyển, nhân viên, chi phí.
– Tối ưu chi phí: Cam kết minh bạch các khoản phí và gửi càng nhiều đơn càng rẻ.
– Tuỳ chỉnh theo nhu cầu: Đơn giản trong tạo hàng combo, hàng quà tặng, hàng gia công, bảo hành…
>> Xem thêm: Giải pháp giao hàng đúng hạn tối ưu nhất cho doanh nghiệp hiện nay
Trên đây là các nguyên tắc quản lý đơn hàng cho doanh nghiệp cơ bản nhất. Hy vọng sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý đơn hàng một cách hiệu quả và hạn chế được những rủi ro một cách thấp nhất.
