Đơn hàng bị chuyển hoàn gây ảnh hưởng không nhỏ tới doanh nghiệp, trong một số trường hợp còn khiến hàng hóa bị hư hỏng. Vậy nguyên nhân và cách xử lý đơn hàng chuyển hoàn thế nào? Cùng Gobox tìm hiểu qua bài viết sau.
Chuyển hoàn là gì?
Chuyển hoàn hàng là tình trạng bên mua không nhận được hàng hoặc hàng hóa bị hoàn lại cho bên chủ shop. Khi đó bên đơn vị vận chuyển sẽ liên hệ với chủ shop để trả lại đơn hàng chuyển hoàn theo đúng địa chỉ đã cung cấp trước đó.
Vì sao đơn hàng bị chuyển hoàn?
Có rất nhiều nguyên nhân khiến đơn hàng bị hoàn, để có cách xử lý đơn hàng chuyển hoàn hiệu quả bạn cần nắm rõ được nguyên nhân cụ thể. Cùng tìm hiểu dưới đây:
Do không liên lạc được với người mua nhiều lần
Không liên lạc được với người mua là nguyên nhân thường gặp khiến đơn hàng bị hoàn trả. Khi không liên lạc với người mua nhiều lần nhân viên của bên giao hàng sẽ lưu kho và hoàn cho bên chủ shop.
Người nhận hàng không có nhà
Nguyên nhân hoàn hàng có thể do người nhận không có nhà để nhận. Bên vận chuyển sẽ hoàn hàng cho người bán khi người nhận không có nhà lâu hơn so với thời gian giữ hàng. Mục đích hạn chế tình trạng hàng hóa bị mất mát hoặc không đảm bảo an toàn.
Người mua hẹn phát lại lần sau
Bên giao hàng chỉ nhận giao trong 3 – 4 lần. Nếu như người mua không nhận hàng được và sau khi hẹn nhiều lần nhưng không lấy hàng, thì bên vận chuyển sẽ liên hệ với chủ shop để hoàn hàng.
Người mua từ chối nhận hàng
Trong trường hợp sản phẩm không đúng với nhu cầu của người mua hoặc giao hàng quá lâu… khiến người mua từ chối. Lúc này bên giao hàng sẽ tiến hành hoàn lại đơn hàng cho người bán khi người mua từ chối nhận hàng.
Thông tin người nhận không đúng
Một số trường hợp thông tin đặt hàng sau hoặc thay đổi địa chỉ. Nếu người mua thay đổi toàn bộ thông tin đơn hàng, thì người gửi phải hủy hàng, chuyển hoàn đơn hàng hoặc phát lại theo địa chỉ mới.
Cách xử lý đơn hàng bị chuyển hoàn
Cách xử lý đơn hàng chuyển hoàn là hàng hóa được chuyển lại theo đúng địa chỉ của người bán. Nếu phí vận chuyển hàng hóa do bên chủ shop thanh toán, thì cước phí sẽ được chuyển hoàn lại tùy theo trách nhiệm của bên gửi. Cước phí được tính từ vị trí kho chuyển hoàn hàng tới địa chỉ của người bán. Thông thường thời gian chuyển hoàn khoảng 1 đến 2 ngày.
Đối với đơn hàng do bên mua thanh toán cước và nếu không nhận hàng, thì cần trả phí vận chuyển cho bên giao hàng. Bên vận chuyển không cam kết thời gian chuyển hoàn tới chủ shop, tuy nhiên thời gian chuyển hàng sẽ được thực hiện trong thời gian nhanh nhất.
Phí chuyển hoàn hàng còn tùy theo vào từng đơn vị vận chuyển. Đối với những đơn hàng bị hoàn cước phí nội tỉnh thường là 5.000đ và ngoại tỉnh là 50% cước phí.
Giải pháp tốt nhất để tránh bị hoàn hàng là sử dụng dịch vụ Fulfillment của Gobox. Khi đó bạn sẽ được hỗ trợ toàn bộ khâu quản lý kho hàng, số lượng, đóng gói và giao hàng nhanh chóng.
Cách hạn chế đơn hàng chuyển hoàn
Như vậy là bạn đã biết được cách xử lý đơn hàng chuyển hoàn như thế nào rồi chứ? Đơn hàng bị hoàn gây ảnh hưởng không nhỏ tới uy tín, doanh thu và hư hỏng hàng hóa của bên bán. Chính vì vậy để hạn chế tình trạng đơn hàng vị hoàn bạn cần thực hiện như sau:
Kiểm tra hàng hoá và đóng gói cẩn thận
Trước khi gửi hàng cho bên vận chuyển người bán nên kiểm tra chất lượng hàng hóa và đối chiếu xem đã khớp với yêu cầu của người mua hay chưa. Bên cạnh đó cũng cần chú ý tới đóng gói hàng hóa đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
Chuyển phát nhanh hàng hóa
Bất kỳ khách hàng nào khi mua hàng cũng muốn được nhận hàng nhanh chóng, ngoại trừ trường hợp bên bán đã báo trước với người mua về thời gian nhận. Nếu như giao hàng quá lâu sẽ khiến khách hàng không hài lòng, đặc biệt là khi cần hàng gấp sẽ là điểm trừ lớn trong mắt người mua.
Cụ thể là khách hàng sẽ không quan tâm vì sao đơn hàng bị chuyển hoàn, cũng như ảnh hưởng đối với bên bán. Bên mua chỉ muốn được nhận hàng nhanh, do đó bên bán cần chọn bên vận chuyển uy tín để tránh bị hoàn hàng.
Đặt cọc với đơn hàng lớn
Để giảm thiểu tình trạng đơn hàng bị hoàn, đặc biệt là với những đơn hàng có giá trị lớn bên bán nên yêu cầu người mua đặt cọc trước một phần tiền hàng. Như vậy sẽ đảm bảo được thời gian nhận hàng và hạn chế được tối đa việc hoàn hàng.
>> Xem thêm: Cách gửi hàng qua bưu điện đơn giản và nhanh chóng
Trên đây là cách xử lý đơn hàng chuyển hoàn đơn giản và hiệu quả. Hy vọng sẽ giúp bạn có cách quản lý đơn hàng và đảm bảo được thời gian giao hàng cũng như hạn chế được tối đa tình trang hoàn hàng.
