Sử dụng phần mềm đang là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để quản lý kho hàng hiện nay, đặc biệt là kiểm soát hàng hoá tồn kho. Vậy có nên sử dụng phần mềm quản lý kho hàng không? Cùng gobox đi tìm câu trả lời qua bài viết sau.
Phần mềm quản lý kho hàng là gì?
Phần mềm quản lý kho hàng là là công cụ giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý các hoạt động của kho hàng trong ngày. Sử dụng phần mềm giúp doanh nghiệp kiểm kê số lượng vật tư xuất và nhập kho, số lượng hàng tồn, sản phẩm chuyển kho một cách hiệu quả.
Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng còn giúp sắp xếp vị trí của sản phẩm và quản lý số lượng hàng hoá đơn giản. Đặc biệt là kiểm soát được tình trạng của hàng hoá dễ dàng và giúp doanh nghiệp bán hàng một cách liên tục.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho hàng
Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng mang tới nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc quản lý nhập kho hàng, quản lý hàng xuất kho và tồn kho. Cùng tìm hiểu cụ thể dưới đây:
Tiết kiệm nguồn nhân lực
Để quản lý kho hàng sẽ tốn kém rất nhiều khoản chi phí thuê nhân viên làm việc tại kho. Do đó nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý sẽ giảm thiểu được số lượng thuê nhân viên và dễ dàng quản lý hàng hoá hơn.
Quản lý chính xác số lượng hàng tồn kho
Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng không có giúp tối ưu hoá quá trình lưu kho, mà còn tận dụng được không gian lưu trữ hàng hoá và quản lý số lượng hàng tồn chính xác về quy cách đóng gói, mẫu mã, hạn sử dụng, số lô…
Khi nắm rõ được số lượng và mặt hàng, sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng trong việc cung ứng hàng hoá. Hơn thế sử dụng phần mềm quản lý kho còn giúp người quản lý có cái nhìn khái quát nhất về số lượng hàng tồn trong kho và giảm hàng tồn một cách tối thiểu cũng như tránh tình trạng ứ đọng vốn.
Chi tiết và định mức từng mặt hàng
Phần mềm quản lý kho hàng hiện nay được hỗ trợ theo nhiều đơn vị tính khác nhau như: Chai, lọ, vỉ, thùng, bao, m, km, kg, yến, tạ, tấn… Chính vì vậy việc dùng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp xác định được định mức hàng hóa trong kho một cách chính xác.
Bên cạnh đó, khi liên kết phần mềm quản lý kho hàng với phần mềm kế toán sẽ hỗ trợ tính nguyên liệu trước khi sản xuất, giá thành của sản phẩm… Qua đó sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng xác được số nguyên liệu vật liệu cần có để sản xuất hàng hoá.
Cung cấp báo cáo chi tiết tức thì
Dùng phần mềm quản lý kho hàng có khả năng tạo báo cáo nội dung theo nhu cầu của người dùng thông qua dữ liệu trên phần mềm. Báo cáo được thực hiện dưới dạng bảng biểu, bản đồ, sơ đồ một cách trực quan và sinh động giúp người xem dễ dàng hình dung. Bên cạnh đó, khi sử dụng phần mềm còn giúp thủ kho dễ dàng xuất báo cáo ra file excel.
Đảm bảo an toàn thông tin nhờ tính năng phân quyền
Một trong những lợi ích của dùng phần mềm để quản lý kho hàng đó là đảm bảo thông tin an toàn. Cụ thể là phân quyền cho nhân viên theo từng chức vụ trong doanh nghiệp. Khi đó mỗi thành viên trong công ty sẽ được phân sử dụng dữ liệu theo chức vụ của mình và tránh tình trạng thông tin bị lộ ra bên ngoài.
Có nên dùng phần mềm quản lý kho hàng không?
Vậy có nên sử dụng phần mềm quản lý kho hàng không? Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng mang tới nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp, vừa tiết kiệm thời gian lại tối ưu chi phí hiệu quả. Tuy nhiên, việc dùng phần mềm quản lý kho hàng cũng có một số hạn chế như:
– Khó khăn đồng bộ thông tin dữ liệu khi doanh nghiệp có kho hàng với quy mô lớn hoặc nhiều hơn một kho hàng.
– Một số phần mềm chỉ có thể sử dụng phần mềm cố định ở một máy tính duy nhất và không thích hợp sử dụng ở mọi lúc mọi nơi.
– Những phần mềm full crack không cập nhật tính năng mới cho tới khi nâng cấp. Do đó trong quá trình sử dụng phần mềm sẽ gặp những lỗi nhất định và ảnh hưởng tới việc bán hàng.
– Dùng phần mềm quản lý kho hàng rất dễ có nguy cơ bị dính virus và làm mất thông tin người dùng cũng như toàn bộ dữ liệu hàng hoá.
– Việc sử dụng phần mềm để quản lý kho hàng chỉ thích hợp với những mô hình kinh doanh nhỏ.
– Một số phần mềm quản lý kho hàng đòi hỏi người dùng phải có trình độ cao mới có thể sử dụng được.
>> Xem thêm: Chức năng của kho hàng là gì? Cách quản lý kho hàng hiệu quả nhất
Những hạn chế của phần mềm quản lý kho hàng có mức độ ảnh hưởng đối với doanh nghiệp là rất lớn, đặc biệt làm mất dữ liệu thông tin quan trọng. Chính vì vậy, giải pháp tốt nhất để quản lý kho hàng đó chính là sử dụng dịch vụ Fulfillment của Gobox. Bạn sẽ không phải mất thời gian lo lắng vận hành kho hàng và giải phóng mọi cơn ác mộng mang tên quản lý bán hàng. Chỉ cần gửi hàng tới kho của Gobox, mọi việc từ quản lý hàng trong kho, đóng gói và giao hàng sẽ được hỗ trợ từ A đến Z.
