Tỷ lệ giao hàng trễ trên Shopee và giải pháp khắc phục

Giao hàng trễ là một thách thức phổ biến trong lĩnh vực thương mại điện tử, đặc biệt đối với các nhà bán hàng trên nền tảng sôi động như Shopee. Tình trạng này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng mà còn tác động tiêu cực đến uy tín, doanh thu và hiệu quả vận hành của shop. Hiểu rõ về tỷ lệ giao hàng trễ (LSR) và áp dụng các biện pháp khắc phục hiệu quả là yếu tố then chốt giúp các chủ shop xây dựng hoạt động kinh doanh bền vững trên Shopee.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng đi sâu tìm hiểu về tỷ lệ giao hàng trễ trên Shopee, cách tính toán và quan trọng hơn là những chiến lược chi tiết, thực tế để giảm thiểu rủi ro này, hướng tới mục tiêu giao hàng đúng hẹn và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Tìm hiểu về Tỷ lệ Giao hàng Trễ trên Shopee (LSR)

Tỷ lệ giao hàng trễ trên Shopee, hay còn gọi là LSR (Late Shipment Rate), là một chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả vận hành của người bán. LSR phản ánh tỷ lệ các đơn hàng bị giao muộn so với thời gian dự kiến được hiển thị trên hệ thống Shopee.

Thời gian giao hàng dự kiến trên Shopee bao gồm thời gian chuẩn bị hàng của người bán và thời gian vận chuyển của đơn vị vận chuyển. Thông thường, thời gian chuẩn bị hàng là 2 ngày đối với các sản phẩm có sẵn và từ 7 đến 15 ngày đối với các sản phẩm đặt trước (Pre-order). Thời gian này không bao gồm các ngày lễ hoặc ngày nghỉ làm việc của đơn vị vận chuyển.

Ví dụ minh họa về đơn hàng bị coi là giao trễ: Giả sử người bán cần bàn giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển trước ngày 1/1. Nếu đơn vị vận chuyển nhận được hàng vào ngày 2/1 hoặc muộn hơn, thì đơn hàng đó sẽ được tính là giao trễ.

Cách tính Tỷ lệ Giao hàng Trễ (LSR) trên Shopee

Shopee tính toán tỷ lệ giao hàng trễ dựa trên số lượng đơn hàng bị giao chậm trên tổng số đơn hàng mà người bán đã bàn giao cho đơn vị vận chuyển trong khoảng thời gian 7 ngày gần nhất. Công thức cụ thể như sau:

LSR = (Số đơn hàng giao chậm trong 7 ngày gần nhất) / (Tổng số đơn hàng đã bàn giao cho đơn vị vận chuyển trong 7 ngày gần nhất) * 100%

Ví dụ: Nếu trong 7 ngày qua, một shop có 100 đơn hàng đã bàn giao cho đơn vị vận chuyển và có 60 đơn hàng trong số đó bị giao chậm, thì tỷ lệ LSR của shop đó là:

LSR = (60 / 100) * 100% = 60%

Shopee luôn khuyến khích người bán duy trì tỷ lệ giao hàng trễ ở mức thấp nhất có thể. Tỷ lệ LSR cao sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến điểm Sao Quả Tạ của shop. Nếu điểm Sao Quả Tạ vượt quá ngưỡng quy định, shop có thể bị tạm khóa, hạn chế các đặc quyền bán hàng hoặc thậm chí là vô hiệu hóa tài khoản. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý và giảm thiểu tỷ lệ giao hàng trễ.

Chiến lược Toàn diện Giảm Tỷ lệ Giao hàng Trễ trên Shopee

Để giảm tỷ lệ giao hàng trễ và nâng cao hiệu quả vận hành, các nhà bán hàng cần áp dụng một loạt các biện pháp đồng bộ, từ quản lý tồn kho, giám sát đơn hàng, tối ưu quy trình đóng gói đến cân nhắc sử dụng các dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp. Dưới đây là những chiến lược chi tiết:

Quản lý Hàng tồn kho Hiệu quả

Quản lý tồn kho chính xác là nền tảng để đảm bảo luôn có đủ hàng để xử lý đơn hàng kịp thời. Việc thiếu hụt hàng tồn kho là một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến tình trạng giao hàng trễ hoặc phải hủy đơn, gây tổn thất và ảnh hưởng uy tín.

• Cập nhật tồn kho liên tục và chính xác: Thường xuyên kiểm tra và cập nhật số lượng hàng tồn kho trên hệ thống Shopee Seller Centre. Sử dụng cột "Kho hàng" trong mục "Tất cả sản phẩm" để theo dõi số lượng tồn kho theo từng phân loại sản phẩm (ví dụ: kích thước, màu sắc). Đảm bảo rằng con số hiển thị trên hệ thống phản ánh đúng số lượng hàng có sẵn trong kho thực tế của bạn.
• Phân tích dữ liệu bán hàng: Sử dụng công cụ "Phân tích bán hàng" của Shopee để xác định các sản phẩm bán chạy nhất. Chú trọng kiểm tra "Hiệu quả sản phẩm" để xem chỉ số bán hàng theo tỷ lệ chuyển đổi hoặc doanh thu. Dựa vào dữ liệu này, bạn có thể dự báo nhu cầu và chuẩn bị đủ lượng hàng tồn kho cho các sản phẩm chủ lực, tránh tình trạng hết hàng đột ngột.
• Thiết lập cảnh báo tồn kho tối thiểu: Cấu hình hệ thống hoặc sử dụng công cụ quản lý tồn kho để nhận cảnh báo khi số lượng tồn kho của một sản phẩm giảm xuống dưới một ngưỡng nhất định. Điều này giúp bạn chủ động nhập thêm hàng trước khi bị hết hàng.
• Kiểm kê định kỳ: Thực hiện kiểm kê kho hàng định kỳ (ví dụ: hàng tuần hoặc hàng tháng) để đối chiếu số liệu tồn kho trên hệ thống và số lượng thực tế. Phát hiện và xử lý kịp thời những sai lệch.

Giám sát Đơn hàng Chặt chẽ

Việc theo dõi sát sao tình trạng xử lý của từng đơn hàng là rất quan trọng để đảm bảo không bỏ sót hoặc xử lý chậm trễ.

• Sử dụng tính năng Quản lý vận chuyển: Tận dụng mục "Quản lý vận chuyển" trong Shopee Seller Centre để theo dõi trạng thái của tất cả các đơn hàng.
• Sắp xếp đơn hàng theo thời gian: Ưu tiên xử lý các đơn hàng có thời gian giao hàng dự kiến gần nhất. Sắp xếp thứ tự đơn hàng cần xử lý theo ngày/giờ để đảm bảo các đơn hàng sắp đến hạn được ưu tiên đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
• Kiểm tra thường xuyên các đơn hàng có nguy cơ trễ: Định kỳ kiểm tra các đơn hàng sắp hết thời gian chuẩn bị để kịp thời xử lý, tránh bị tính là giao trễ.
• Thiết lập quy trình xử lý đơn hàng: Xây dựng một quy trình xử lý đơn hàng chuẩn hóa, từ khi nhận đơn, lấy hàng, đóng gói đến bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng khâu để đảm bảo luồng công việc diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng.

Tối ưu Quy trình Đóng gói

Quy trình đóng gói hiệu quả không chỉ giúp bảo vệ sản phẩm mà còn góp phần đẩy nhanh tốc độ xử lý đơn hàng.

• Chuẩn bị vật liệu đóng gói đầy đủ: Luôn chuẩn bị sẵn sàng các vật liệu đóng gói cần thiết như hộp carton, băng dính, mút xốp, túi khí chống sốc, giấy gói, v.v. Đảm bảo số lượng vật liệu đủ dùng cho lượng đơn hàng dự kiến.
• Xây dựng quy trình đóng gói chuẩn: Thiết lập một quy trình đóng gói rõ ràng và khoa học cho từng loại sản phẩm. Đối với các mặt hàng dễ vỡ, cần có hướng dẫn cụ thể về cách sử dụng vật liệu chống sốc để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
• Tối ưu hóa khu vực đóng gói: Sắp xếp khu vực đóng gói gọn gàng, hợp lý, với các vật liệu và công cụ cần thiết ở vị trí dễ lấy. Điều này giúp nhân viên đóng gói làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Kiểm tra đơn hàng trước khi đóng gói: Đối chiếu thông tin đơn hàng (sản phẩm, số lượng, địa chỉ) với sản phẩm thực tế trước khi đóng gói để tránh nhầm lẫn, sai sót.

Cân nhắc Tăng cường Nguồn nhân lực

Khi số lượng đơn hàng tăng trưởng vượt quá khả năng xử lý của đội ngũ hiện tại, việc thiếu hụt nhân lực có thể là nguyên nhân chính gây ra tình trạng giao hàng trễ.

• Đánh giá khối lượng công việc: Phân tích khối lượng đơn hàng và các công việc liên quan (lấy hàng, đóng gói, bàn giao) để xác định xem có cần bổ sung nhân lực hay không. Đặc biệt trong các đợt khuyến mãi lớn hoặc mùa cao điểm mua sắm.
• Tuyển dụng và đào tạo: Nếu cần, hãy cân nhắc tuyển thêm nhân viên bán thời gian hoặc toàn thời gian để hỗ trợ các khâu xử lý đơn hàng. Dành thời gian đào tạo kỹ lưỡng cho nhân viên mới về quy trình xử lý đơn hàng, cách đóng gói đúng tiêu chuẩn và tầm quan trọng của việc giao hàng đúng hạn.
• Phân chia công việc hợp lý: Phân công công việc rõ ràng và giao trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Tận dụng Công nghệ và Dịch vụ Hỗ trợ

Trong bối cảnh thương mại điện tử ngày càng phát triển, việc ứng dụng công nghệ và sử dụng các dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp có thể là giải pháp đột phá giúp giảm thiểu tỷ lệ giao hàng trễ.

• Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh (ERP): Kết nối cửa hàng Shopee với các phần mềm ERP giúp tự động hóa quy trình quản lý tồn kho, đồng bộ đơn hàng từ nhiều kênh bán hàng về một hệ thống tập trung, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý.
• Hợp tác với đơn vị cung cấp dịch vụ Fulfillment: Nếu số lượng đơn hàng quá lớn hoặc không có đủ nguồn lực để tự quản lý toàn bộ quy trình từ lưu kho, xử lý đơn hàng, đóng gói đến giao hàng, hãy tìm đến các đơn vị cung cấp dịch vụ Fulfillment uy tín.

Dịch vụ Fulfillment tại Gobox – Giải pháp Toàn diện cho Vận hành Thương mại điện tử

Giao hàng trễ trên Shopee là một rủi ro lớn có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự phát triển của shop. Đối với các nhà bán hàng có khối lượng đơn hàng lớn hoặc muốn tối ưu hóa quy trình vận hành mà không cần đầu tư nhiều vào cơ sở hạ tầng, dịch vụ Fulfillment là một lựa chọn lý tưởng.

Gobox là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ Fulfillment hàng đầu, với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực logistics và thương mại điện tử. Gobox sở hữu hệ thống nhà kho hiện đại tại Việt Nam và Trung Quốc, cùng quy trình vận hành chuyên nghiệp, được thiết kế để hỗ trợ các nhà bán hàng online, đặc biệt là trên các sàn thương mại điện tử lớn như Shopee.

Với vai trò là đối tác chính thức của Shopee, Gobox có khả năng đồng bộ trực tiếp đơn hàng từ Shopee về hệ thống của mình. Quy trình xử lý đơn hàng tại Gobox được tối ưu hóa để đảm bảo tốc độ và độ chính xác cao nhất. Từ khâu lấy hàng (picking), đóng gói (packing) theo tiêu chuẩn của từng sàn thương mại điện tử và từng loại sản phẩm (bao gồm cả các mặt hàng dễ vỡ với quy trình đóng gói chống sốc chuyên nghiệp), đến khâu bàn giao cho đơn vị vận chuyển, tất cả đều được thực hiện một cách bài bản.

Ưu điểm nổi bật khi sử dụng dịch vụ Fulfillment của Gobox để giảm tỷ lệ giao hàng trễ trên Shopee:

• Đồng bộ đơn hàng tự động: Đơn hàng từ Shopee được đồng bộ tức thời về hệ thống Gobox, loại bỏ khâu nhập liệu thủ công và giảm thiểu sai sót.
• Quy trình xử lý đơn hàng chuyên nghiệp: Gobox có đội ngũ nhân viên kho được đào tạo bài bản và quy trình làm việc hiệu quả, đảm bảo đơn hàng được xử lý nhanh chóng sau khi nhận.
• Tối ưu hóa tốc độ đóng gói và bàn giao: Với hệ thống kho bãi và quy trình được thiết kế chuyên biệt cho thương mại điện tử, Gobox đảm bảo đơn hàng được đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển trong thời gian ngắn nhất có thể, đáp ứng đúng hoặc sớm hơn thời gian quy định của Shopee.
• Tỷ lệ giao hàng đúng hạn cao: Nhờ quy trình vận hành chặt chẽ, Gobox đạt tỷ lệ giao hàng đúng hạn cho các đơn hàng Shopee lên tới 99.96%, giúp các shop duy trì điểm uy tín cao và tránh các hình phạt từ Shopee.
• Giảm gánh nặng vận hành: Sử dụng dịch vụ Fulfillment của Gobox giúp các nhà bán hàng giải phóng khỏi các công việc kho vận phức tạp, có thêm thời gian tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi như marketing, phát triển sản phẩm và chăm sóc khách hàng.
• Quản lý tồn kho hiệu quả: Hệ thống của Gobox hỗ trợ quản lý tồn kho chính xác và cập nhật theo thời gian thực, giúp bạn luôn nắm được số lượng hàng hóa có sẵn.

Bên cạnh dịch vụ Fulfillment, Gobox còn cung cấp giải pháp quản lý bán hàng đa kênh Gobox ERP giúp các nhà bán hàng quản lý tập trung hoạt động kinh doanh trên nhiều sàn thương mại điện tử. Kết hợp Gobox ERP với Gobox Fulfillment là giải pháp toàn diện giúp tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng, từ quản lý sản phẩm, tồn kho, đơn hàng đến khâu hoàn tất đơn hàng và giao hàng.

Việc hợp tác với một đối tác Fulfillment đáng tin cậy như Gobox không chỉ giúp giảm thiểu đáng kể tỷ lệ giao hàng trễ trên Shopee mà còn nâng cao hiệu quả vận hành tổng thể, góp phần tăng trưởng doanh thu và xây dựng thương hiệu uy tín trong mắt khách hàng.

Ngoài ra, việc hiểu và xử lý hiệu quả các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển cũng rất quan trọng. Một trong những vấn đề thường gặp là các đơn hàng chuyển hoàn.

Xem thêm: Nguyên nhân và cách xử lý đơn hàng chuyển hoàn hiệu quả.

Kết luận

Tỷ lệ giao hàng trễ (LSR) là một chỉ số quan trọng mà mọi nhà bán hàng trên Shopee cần theo dõi và quản lý chặt chẽ. LSR cao không chỉ ảnh hưởng đến xếp hạng shop mà còn làm giảm sự hài lòng của khách hàng, dẫn đến giảm doanh thu và khả năng tái mua.

Để giảm thiểu tỷ lệ giao hàng trễ, các nhà bán hàng cần áp dụng các chiến lược toàn diện bao gồm: quản lý tồn kho chính xác, giám sát đơn hàng chặt chẽ, tối ưu hóa quy trình đóng gói, và cân nhắc tăng cường nguồn nhân lực khi cần thiết. Hơn thế nữa, việc ứng dụng công nghệ và hợp tác với các đơn vị cung cấp dịch vụ Fulfillment chuyên nghiệp như Gobox có thể là giải pháp đột phá, giúp tự động hóa quy trình, nâng cao hiệu quả vận hành và đảm bảo tỷ lệ giao hàng đúng hạn ở mức cao nhất.

Nắm vững và áp dụng hiệu quả các biện pháp trên sẽ giúp các chủ shop không chỉ giảm thiểu rủi ro giao hàng trễ mà còn xây dựng được một hoạt động kinh doanh bền vững, chuyên nghiệp trên Shopee, tạo dựng niềm tin với khách hàng và tối ưu hóa lợi nhuận.