Thẻ kho: Hướng dẫn lập chuẩn, vai trò và ứng dụng WMS

Trong bối cảnh thương mại điện tử và chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp, quản lý kho hiệu quả là yếu tố quyết định năng lực vận hành và lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Một công cụ tưởng chừng truyền thống nhưng vẫn rất thiết yếu trong hệ thống quản lý kho chính là thẻ kho. Thẻ kho không chỉ đơn thuần là một chứng từ ghi chép — nó là công cụ kiểm soát dòng chảy hàng hóa, hỗ trợ theo dõi nhập – xuất – tồn và là cơ sở để đối chiếu, phân tích trong mọi hoạt động kho vận.

Dưới đây là phân tích chi tiết về thẻ kho: định nghĩa, vai trò, cách lập chuẩn xác và cách kết hợp thẻ kho với các phương pháp quản lý hiện đại để tối ưu hoá hoạt động kho hàng.

Thẻ kho là gì? Định nghĩa và chức năng cơ bản

Thẻ kho là chứng từ nghiệp vụ được lập tại kho hoặc bộ phận kế toán kho để ghi chép, cập nhật liên tục từng biến động của vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ (gọi chung là hàng hóa) theo từng mã hàng và từng vị trí lưu trữ cụ thể. Mỗi thẻ kho thường chỉ theo dõi một chủng loại hàng hóa, phản ánh “lịch sử” di chuyển của mặt hàng đó trong kho.

Thông tin cơ bản thường xuất hiện trên một thẻ kho:

• Ngày, tháng ghi chép: thời điểm phát sinh nghiệp vụ nhập hoặc xuất.
• Số hiệu chứng từ: số phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho tương ứng.
• Diễn giải nghiệp vụ: mô tả ngắn về lý do nhập/xuất (nhập mua, điều chuyển, xuất bán, xuất sản xuất…).
• Số lượng nhập, số lượng xuất: các giao dịch phát sinh được ghi rõ ràng.
• Số lượng tồn cuối kỳ: số còn lại sau khi nghiệp vụ phát sinh.
• Chữ ký xác nhận: chữ ký của người lập và người kiểm tra (thủ kho, kế toán…).

Thông qua việc ghi chép liên tục, thẻ kho giúp theo dõi tồn kho tại mọi thời điểm và cung cấp cơ sở để đối chiếu khi kiểm kê, lập báo cáo hay xử lý sai lệch.

Tham khảo: Cách quản lý cửa hàng bán lẻ cho người mới hiệu quả nhất

Vai trò trọng yếu của thẻ kho trong quản lý doanh nghiệp

Dù nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang hệ thống số hóa, thẻ kho truyền thống vẫn giữ nhiều vai trò quan trọng, đặc biệt khi cần minh bạch, đối chiếu hoặc làm chứng từ gốc. Những vai trò chính của thẻ kho bao gồm:

• Công cụ theo dõi nhập – xuất – tồn kho: thẻ kho cho phép quản lý cập nhật liên tục lượng hàng nhập vào, xuất ra và tồn kho, hỗ trợ lập kế hoạch mua hàng, điều phối sản xuất và bán hàng.
• Cơ sở dữ liệu để tính toán và phân tích: thông tin từ thẻ kho hỗ trợ kế toán xác định giá trị tồn kho, giá vốn hàng bán, từ đó đánh giá hiệu quả kinh doanh.
• Hỗ trợ kiểm kê định kỳ và đột xuất: thẻ kho cung cấp số liệu lý thuyết để đối chiếu với kết quả kiểm kê thực tế, giúp phát hiện sai lệch, thất thoát hay chênh lệch tồn kho.
• Chứng từ gốc kế toán: thẻ kho cùng phiếu nhập xuất là căn cứ để hạch toán, lưu trữ và báo cáo.
• Đánh giá hiệu quả nhân sự kho: độ đầy đủ, chính xác và kịp thời của thẻ kho phản ánh chuyên môn và trách nhiệm của thủ kho.
• Minh bạch thông tin giữa các bộ phận: thẻ kho giúp hạn chế tranh chấp giữa kho – bán hàng – kế toán khi mọi biến động được ghi rõ ràng.

Trong nhiều mô hình kinh doanh, thẻ kho vẫn được sử dụng song song với phần mềm WMS để đảm bảo đối chiếu khi cần.

Hướng dẫn chi tiết cách lập thẻ kho hàng hóa chuẩn xác

Lập thẻ kho cần tuân thủ nguyên tắc rõ ràng, kịp thời và đối chiếu với chứng từ liên quan. Dưới đây là các phần chính và cách ghi khi lập thẻ kho chuẩn.

Thông tin chung ở đầu thẻ

• Tên đơn vị: ghi đủ tên công ty, doanh nghiệp.
• Tên kho: chỉ rõ kho, khu vực lưu trữ thẻ theo dõi.
• Tên, nhãn hiệu, quy cách: mô tả chính xác đặc tính hàng (mã hàng, quy cách đóng gói, kích thước, màu sắc…).
• Mã số (SKU): mã nội bộ giúp tra cứu nhanh trong hệ thống.
• Đơn vị tính: pièce, cái, kg, mét, thùng…
• Số thẻ và số tờ: quản lý theo chuỗi thẻ, nếu thẻ trải nhiều tờ cần ghi số tờ.
• Người lập thẻ: tên thủ kho hoặc người chịu trách nhiệm ghi sổ.
• Phương pháp tính giá xuất: nếu cần, ghi FIFO, bình quân gia quyền… để thuận tiện cho hạch toán.

Bảng chi tiết ghi phát sinh (các cột cơ bản)

• Cột A: Ngày, tháng ghi thẻ — thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
• Cột B: Số hiệu phiếu nhập/xuất — liên kết với chứng từ gốc.
• Cột C: Ngày lập phiếu — để truy xuất dễ dàng.
• Cột D: Diễn giải — nội dung nghiệp vụ (nhập theo hợp đồng, xuất cho đơn hàng, xuất sản xuất…).
• Cột E: Nhập (số lượng) — số lượng nhập vào kho theo phiếu.
• Cột F: Xuất (số lượng) — số lượng xuất theo phiếu.
• Cột G: Tồn (số lượng) — kết quả tính toán sau mỗi nghiệp vụ: tồn trước + nhập - xuất.
• Cột H: Chữ ký người ghi thẻ — thủ kho ký xác nhận.
• Cột I: Chữ ký người kiểm tra — kế toán kho hoặc người có thẩm quyền xác nhận.

Lưu ý khi ghi:

• Ghi ngay sau khi nghiệp vụ xảy ra để đảm bảo kịp thời.
• Số liệu thẻ kho phải trùng khớp với phiếu nhập/xuất.
• Hạn chế tẩy xóa; nếu sai thì gạch và ghi lại, ký xác nhận phần sửa.
• Định kỳ đối chiếu thẻ kho với sổ sách kế toán để phát hiện sai lệch kịp thời.

Các phương pháp quản lý kho cửa hàng khoa học và hiệu quả

Biết lập thẻ kho là bước nền tảng. Để vận hành kho hiệu quả, cần áp dụng hệ thống quản lý, sắp xếp và công nghệ phù hợp. Dưới đây là các phương án thực tiễn được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

1. Sắp xếp hàng hóa hợp lý (FIFO, LIFO, ABC)

• FIFO (Nhập trước - Xuất trước): phù hợp với hàng có hạn dùng (thực phẩm, dược phẩm). Giúp giảm rủi ro hết hạn, hư hỏng.
• LIFO (Nhập sau - Xuất trước): ít dùng thực tế và không phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam, nhưng đôi khi áp dụng trong tính toán nội bộ.
• Phân loại ABC: chia sản phẩm theo tần suất luân chuyển và giá trị. Hàng A (giá trị cao/luân chuyển nhanh) đặt vị trí thuận tiện; hàng C (giá trị thấp/bán chậm) có thể đặt xa hơn.

Sắp xếp khoa học giúp giảm thời gian lấy hàng, tăng tốc độ xử lý đơn và giảm sai sót.

2. Dán nhãn, mã hóa và sử dụng mã vạch/Mã QR

• Tem mã vạch/mã QR: lưu trữ thông tin sản phẩm (mã hàng, tên, hạn dùng, vị trí lưu trữ). Khi kết hợp với máy quét, cho phép cập nhật nhập/xuất tức thời và chính xác.
• Nhãn vị trí: dán mã cho khu, kệ, vị trí lưu trữ để hệ thống xác định nhanh vị trí picking và tối ưu lộ trình.

Mã hóa liên kết chặt dữ liệu vật lý với dữ liệu trên WMS, giảm sai sót do nhập liệu thủ công.

3. Kiểm kê định kỳ và kiểm kê theo chu kỳ

• Kiểm kê toàn bộ: phù hợp với kho nhỏ hoặc kiểm kê cuối năm.
• Kiểm kê chu kỳ (cycle count): kiểm đếm luân phiên từng nhóm mặt hàng theo tần suất (hàng A thường xuyên, hàng C ít thường xuyên). Phương pháp này giúp duy trì tính chính xác liên tục mà không cần dừng toàn bộ hoạt động kho.

Kiểm kê phát hiện sai sót, đánh giá tồn kho lâu ngày và điều chỉnh quy trình nhằm giảm chênh lệch.

4. Tối ưu bố trí kho và sử dụng không gian

• Tận dụng chiều cao bằng hệ kệ, pallet, giá tầng.
• Phân khu rõ ràng: khu nhập, khu xuất, khu tồn, khu hàng trả lại, khu hàng chờ xử lý.
• Lối đi đủ rộng cho xe nâng/xe đẩy, đảm bảo an toàn và thuận tiện cho vận hành.
• Trang bị hệ thống chiếu sáng, biển báo an toàn và phương án PCCC.

Bố trí logic rút ngắn thời gian tìm hàng, giảm công sức và tăng năng suất.

5. Áp dụng phần mềm quản lý kho (WMS)

WMS là công cụ chủ chốt trong quản lý kho hiện đại:

• Quản lý dữ liệu tập trung và cập nhật thời gian thực.
• Hỗ trợ quét mã vạch/QR khi nhập/xuất, kiểm kê.
• Gợi ý vị trí lưu trữ tối ưu dựa trên tần suất bán và đặc tính sản phẩm.
• Lưu lịch sử giao dịch chi tiết cho từng mã hàng, phục vụ truy xuất khi cần.
• Tạo báo cáo phân tích tồn kho, tốc độ luân chuyển, hiệu suất kho.

Thẻ kho có thể tồn tại dưới dạng bản in từ hệ thống WMS hoặc vẫn lưu song song để dễ đối chiếu trong giai đoạn chuyển đổi.

6. Hợp tác với đơn vị logistics chuyên nghiệp

Với doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc thương mại điện tử tăng trưởng nhanh, thuê dịch vụ quản lý kho từ đơn vị logistics là giải pháp tối ưu:

• Tiết kiệm chi phí đầu tư hạ tầng và nhân lực.
• Tận dụng kho bãi tiêu chuẩn, hệ thống WMS và đội ngũ vận hành chuyên nghiệp.
• Dịch vụ thường bao gồm tiếp nhận, lưu kho, quản lý tồn, pick & pack, và xuất hàng tới đơn vị vận chuyển.
• Dễ tích hợp WMS với sàn TMĐT, website và nhà vận chuyển, tạo luồng xử lý đơn liền mạch.

Xem thêm: Chi tiết quy trình quản lý đơn hàng chuẩn

Kết luận: Kết hợp thẻ kho với công nghệ để tối ưu quản lý tồn kho

Thẻ kho vẫn là công cụ cơ bản, đáng tin cậy để theo dõi nhập – xuất – tồn, kiểm kê và làm chứng từ kế toán. Tuy nhiên, để đạt hiệu suất quản lý kho cao trong môi trường thương mại điện tử hiện nay, doanh nghiệp nên:

• Áp dụng quy trình sắp xếp khoa học (FIFO/ABC),
• Mã hóa hàng hóa bằng mã vạch/QR,
• Thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc theo chu kỳ,
• Tối ưu bố trí kho và không gian lưu trữ,
• Triển khai WMS và tích hợp mã vạch,
• Cân nhắc hợp tác với đối tác logistics khi cần mở rộng.

Sự kết hợp giữa thẻ kho – như chứng từ ghi chép chi tiết – với các phương pháp và công nghệ hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí, hạn chế rủi ro, tăng tính minh bạch và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Chọn đúng giải pháp quản lý kho phù hợp với quy mô và đặc thù sản phẩm là bước đi chiến lược để tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.