Thẻ kho là gì? Cách quản lý kho hiệu quả nhất 

Thẻ Kho: Công Cụ Không Thể Thiếu Trong Quản Lý Kho Hàng Hiệu Quả

Trong bối cảnh thương mại điện tử và chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp, việc quản lý kho hàng hiệu quả là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Một trong những công cụ truyền thống nhưng vẫn giữ vững vai trò quan trọng trong quy trình này chính là thẻ kho. Thẻ kho không chỉ là một tờ giấy ghi chép đơn thuần mà còn là "vũ khí" giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ dòng chảy hàng hóa, từ nhập, xuất đến tồn kho.

Bài viết này sẽ đi sâu phân tích về thẻ kho, vai trò của nó trong hoạt động quản lý kho hàng, hướng dẫn chi tiết cách lập thẻ kho chuẩn xác và giới thiệu các phương pháp quản lý kho hiện đại kết hợp với công cụ này để tối ưu hóa hiệu quả vận hành.

Thẻ Kho Là Gì? Định Nghĩa Chi Tiết

Thẻ kho là một loại chứng từ, tài liệu nghiệp vụ được lập ra tại kho hàng hoặc bộ phận kế toán kho. Mục đích chính của thẻ kho là ghi chép, theo dõi và cập nhật liên tục tình hình biến động của từng loại vật tư, hàng hóa, công cụ, dụng cụ (gọi chung là hàng hóa) theo từng kho, từng địa điểm lưu trữ cụ thể.

Mỗi thẻ kho thường được lập cho một loại hàng hóa riêng biệt. Trên thẻ kho, người quản lý kho hoặc kế toán sẽ ghi lại chi tiết các thông tin liên quan đến quá trình nhập, xuất kho của loại hàng hóa đó. Thông tin bao gồm:

• Ngày, tháng ghi chép: Thời điểm phát sinh nghiệp vụ nhập hoặc xuất kho.
• Số hiệu chứng từ: Số của phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho liên quan đến nghiệp vụ.
• Diễn giải nghiệp vụ: Mô tả ngắn gọn về lý do nhập hoặc xuất hàng (ví dụ: nhập mua, nhập điều chuyển nội bộ, xuất bán, xuất sản xuất...).
• Số lượng nhập: Số lượng hàng hóa được nhập vào kho.
• Số lượng xuất: Số lượng hàng hóa được xuất ra khỏi kho.
• Số lượng tồn cuối kỳ: Số lượng hàng hóa còn lại trong kho sau khi phát sinh nghiệp vụ.
• Chữ ký xác nhận: Chữ ký của người ghi thẻ, người kiểm tra (thủ kho, kế toán trưởng...).

Thông qua việc ghi chép đầy đủ và chính xác các thông tin này, thẻ kho cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết về "lịch sử" di chuyển của từng mặt hàng trong kho, giúp theo dõi chặt chẽ số lượng hàng tồn kho tại mọi thời điểm.

Tham khảo thêm: Cách quản lý cửa hàng bán lẻ cho người mới hiệu quả nhất

Vai Trò Quan Trọng Của Thẻ Kho Trong Quản Lý Doanh Nghiệp

Mặc dù trong thời đại số hóa, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý kho hiện đại, thẻ kho truyền thống vẫn giữ những vai trò không thể phủ nhận, đặc biệt trong việc đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát và đối chiếu dữ liệu. Dưới đây là những vai trò chính của thẻ kho:

• Công cụ theo dõi nhập - xuất - tồn kho: Đây là vai trò cơ bản và quan trọng nhất của thẻ kho. Nó cho phép người quản lý nắm bắt được số lượng hàng hóa nhập vào, xuất ra và số lượng tồn kho theo từng ngày, từng giao dịch. Điều này cực kỳ hữu ích cho việc lập kế hoạch nhập hàng, sản xuất và bán hàng.
• Cơ sở dữ liệu để tính toán, phân tích: Dữ liệu từ thẻ kho là nguồn thông tin quan trọng để bộ phận kế toán và quản lý tài chính tính toán giá trị hàng tồn kho, giá vốn hàng bán, từ đó xác định lợi nhuận gộp và đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ kiểm kê kho: Thẻ kho cung cấp số liệu tồn kho lý thuyết tại một thời điểm nhất định. Dữ liệu này được dùng để đối chiếu với số lượng hàng hóa thực tế đếm được trong quá trình kiểm kê. Việc so sánh này giúp phát hiện sớm các sai lệch, thất thoát hoặc thừa thiếu hàng hóa, từ đó tìm ra nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.
• Chứng từ gốc cho công tác kế toán: Thẻ kho là một trong những chứng từ kế toán quan trọng, cùng với phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Nó cung cấp căn cứ để kế toán kho hoặc kế toán tổng hợp ghi sổ sách kế toán, hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho.
• Đánh giá hiệu quả công việc của thủ kho: Việc ghi chép đầy đủ, chính xác và kịp thời trên thẻ kho phần nào phản ánh sự cẩn thận, trách nhiệm và năng lực của thủ kho trong công tác quản lý hàng hóa tại kho.
• Minh bạch hóa thông tin: Thẻ kho cung cấp một bản ghi chép rõ ràng, minh bạch về mọi biến động của hàng hóa, giúp hạn chế các tranh chấp hoặc sai sót có thể xảy ra giữa các bộ phận liên quan (kho, bán hàng, kế toán).

Trong nhiều trường hợp, thẻ kho vẫn được duy trì song song với hệ thống phần mềm để đảm bảo tính đối chiếu và dự phòng khi hệ thống gặp sự cố.

Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Lập Thẻ Kho Hàng Hóa Chuẩn Xác

Việc lập thẻ kho cần tuân thủ các nguyên tắc nhất định để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin. Mẫu thẻ kho thường được thiết kế sẵn theo quy định của Bộ Tài chính (đối với các doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán Việt Nam) hoặc theo quy định nội bộ của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, về cơ bản, một thẻ kho chuẩn sẽ bao gồm các thông tin sau và cách lập như sau:

1. Phần Thông Tin Chung ở Đầu Thẻ:

• Tên đơn vị: Ghi rõ tên công ty, doanh nghiệp.
• Tên kho: Ghi tên kho hàng cụ thể mà thẻ kho này được lập cho.
• Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, hàng hóa: Ghi chi tiết tên gọi, mã hàng, đặc điểm kỹ thuật, quy cách đóng gói (nếu có) để phân biệt với các loại hàng hóa khác.
• Mã số: Ghi mã số nội bộ (SKU - Stock Keeping Unit) của hàng hóa để dễ dàng tra cứu và quản lý bằng hệ thống.
• Đơn vị tính: Ghi đơn vị tính của hàng hóa (chiếc, cái, kg, mét, thùng...).
• Số thẻ: Số thứ tự của thẻ kho trong hệ thống theo dõi thẻ kho của doanh nghiệp.
• Số tờ: Đối với những loại hàng hóa có số lượng giao dịch lớn, một thẻ kho có thể kéo dài qua nhiều tờ. Ghi rõ số tờ hiện tại.
• Người lập thẻ: Ghi tên người trực tiếp lập và ghi chép trên thẻ kho (thường là thủ kho).
• Phương pháp tính giá xuất (nếu có): Ghi rõ phương pháp tính giá xuất kho được doanh nghiệp áp dụng (như nhập trước xuất trước - FIFO, bình quân gia quyền...). Mặc dù thẻ kho chủ yếu theo dõi số lượng, việc ghi chú phương pháp tính giá xuất giúp kế toán dễ dàng hơn trong việc hạch toán.

2. Phần Bảng Chi Tiết Ghi Chép Phát Sinh:

Đây là phần quan trọng nhất của thẻ kho, được trình bày dưới dạng bảng với các cột thông tin:

• Cột A: Ngày, tháng ghi thẻ: Ghi ngày, tháng, năm mà nghiệp vụ nhập hoặc xuất kho phát sinh và được ghi vào thẻ.
• Cột B: Số hiệu phiếu nhập/xuất: Ghi số hiệu của phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho tương ứng với nghiệp vụ.
• Cột C: Ngày lập phiếu nhập/xuất: Ghi ngày, tháng, năm lập phiếu nhập hoặc phiếu xuất kho.
• Cột D: Diễn giải: Mô tả ngắn gọn nội dung của nghiệp vụ (ví dụ: Nhập theo HĐ số ..., Xuất bán cho KH ..., Xuất dùng cho sản xuất...).
• Cột E: Nhập (số lượng): Ghi số lượng hàng hóa được nhập vào kho theo phiếu nhập kho.
• Cột F: Xuất (số lượng): Ghi số lượng hàng hóa được xuất ra khỏi kho theo phiếu xuất kho.
• Cột G: Tồn (số lượng): Tính toán số lượng hàng hóa còn tồn trong kho sau khi nghiệp vụ nhập hoặc xuất phát sinh. Công thức tính: Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ. (Hoặc: Tồn kỳ trước + Nhập kỳ này - Xuất kỳ này).
• Cột H: Chữ ký người ghi thẻ: Chữ ký xác nhận của người trực tiếp ghi chép (thủ kho).
• Cột I: Chữ ký người kiểm tra: Chữ ký xác nhận của người có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép (kế toán kho, kế toán trưởng...).

Lưu ý khi lập thẻ kho:

• Mỗi nghiệp vụ nhập hoặc xuất kho đều phải được ghi vào thẻ kho ngay sau khi hoàn thành để đảm bảo tính kịp thời và chính xác.
• Số liệu ghi trên thẻ kho phải khớp với số liệu trên phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho tương ứng.
• Việc ghi chép phải rõ ràng, sạch sẽ, tránh tẩy xóa. Nếu có sai sót, cần gạch bỏ số cũ và ghi số mới bên cạnh, đồng thời ký xác nhận vào chỗ sửa.
• Cuối mỗi kỳ (ngày, tuần, tháng), người quản lý kho và kế toán cần đối chiếu số liệu trên thẻ kho với sổ sách kế toán để phát hiện và xử lý sai lệch.

Cách Quản Lý Kho Cửa Hàng Khoa Học và Hiệu Quả

Hiểu rõ thẻ kho là gì và cách lập thẻ kho chuẩn xác mới chỉ là bước đầu. Để quản lý kho hàng hiệu quả, đặc biệt trong môi trường kinh doanh năng động hiện nay, doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp quản lý khoa học và có thể kết hợp với công nghệ. Dưới đây là một số cách quản lý kho cửa hàng hiệu quả:

1. Áp Dụng Nguyên Tắc Sắp Xếp Hàng Hóa Khoa Học

Việc sắp xếp kho hàng theo một nguyên tắc nhất quán giúp tối ưu hóa không gian, dễ dàng tìm kiếm và kiểm soát hàng hóa. Một số nguyên tắc phổ biến:

• Nguyên tắc Nhập Trước - Xuất Trước (FIFO - First-In, First-Out): Hàng hóa nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước. Nguyên tắc này rất phù hợp với các mặt hàng có hạn sử dụng (thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm...) hoặc các mặt hàng dễ lỗi mốt. Áp dụng FIFO giúp giảm thiểu rủi ro hàng hóa hết hạn, hư hỏng hoặc tồn kho lâu ngày.
• Nguyên tắc Nhập Sau - Xuất Trước (LIFO - Last-In, First-Out): Hàng hóa nhập vào sau sẽ được xuất ra trước. Nguyên tắc này ít phổ biến trong quản lý kho thực tế vì có thể dẫn đến tình trạng tồn đọng hàng cũ, nhưng đôi khi được sử dụng trong tính giá trị hàng tồn kho theo phương pháp LIFO (tuy nhiên phương pháp này không được chấp nhận theo chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành).
• Nguyên tắc hàng theo tần suất luân chuyển (ABC analysis): Phân loại hàng hóa dựa trên giá trị hoặc tần suất bán hàng. Hàng A là hàng có giá trị cao hoặc bán chạy nhất, chiếm tỷ lệ nhỏ về số lượng nhưng lớn về giá trị, nên đặt ở vị trí dễ lấy nhất. Hàng B có giá trị và tần suất trung bình. Hàng C có giá trị thấp hoặc bán chậm nhất, chiếm tỷ lệ lớn về số lượng nhưng nhỏ về giá trị, có thể đặt ở vị trí ít thuận tiện hơn.
• Sắp xếp theo nhóm hàng/loại hàng: Gom các sản phẩm cùng loại, cùng nhà cung cấp hoặc có đặc tính tương đồng lại với nhau.

Việc sắp xếp khoa học theo một trong các nguyên tắc trên giúp thủ kho và nhân viên dễ dàng định vị hàng hóa, rút ngắn thời gian nhập/xuất kho và giảm thiểu sai sót.

2. Dán Nhãn và Mã Hóa Hàng Hóa

Dán nhãn hoặc mã hóa hàng hóa là phương pháp hiệu quả giúp nhận diện nhanh chóng và chính xác từng mặt hàng. Đối với kho hàng có số lượng lớn hoặc đa dạng chủng loại, việc in tem nhãn chứa mã vạch hoặc mã QR là vô cùng cần thiết.

• Mã vạch/Mã QR: Chứa thông tin về sản phẩm như tên, mã hàng, giá, đơn vị tính, hạn sử dụng... Sử dụng máy quét mã vạch kết hợp với phần mềm quản lý kho giúp việc nhập, xuất, kiểm kê trở nên nhanh chóng và chính xác hơn rất nhiều so với việc nhập liệu thủ công.
• Nhãn thông tin: Đối với các kiện hàng lớn hoặc khu vực lưu trữ, nên dán nhãn ghi rõ tên hàng, mã hàng, số lượng, ngày nhập kho... để dễ dàng nhận biết từ xa.

Hệ thống mã hóa giúp đồng bộ hóa dữ liệu giữa hàng hóa vật lý và hệ thống quản lý, giảm thiểu nhầm lẫn, đặc biệt trong các khâu đóng gói, giao hàng.

3. Thường Xuyên Kiểm Kê Kho Hàng Hóa

Kiểm kê kho là hoạt động định kỳ hoặc đột xuất nhằm kiểm đếm số lượng hàng hóa thực tế trong kho và đối chiếu với số liệu trên sổ sách (thẻ kho, phần mềm). Việc kiểm kê giúp:

• Phát hiện sai lệch: Tìm ra sự chênh lệch giữa số lượng thực tế và số lượng ghi trên sổ sách do các nguyên nhân như thất thoát, nhầm lẫn khi nhập/xuất, hàng hóa hư hỏng không ghi sổ...
• Đánh giá tình hình hàng tồn: Nắm được số lượng hàng tồn kho chính xác, phát hiện hàng tồn kho lâu ngày (hàng ế ẩm), hàng cận date... để có biện pháp xử lý kịp thời (xả hàng, khuyến mãi...).
• Cải thiện quy trình: Phân tích nguyên nhân của các sai lệch để điều chỉnh quy trình nhập, xuất, lưu trữ nhằm giảm thiểu sai sót trong tương lai.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp kiểm kê toàn bộ (kiểm đếm tất cả các mặt hàng) hoặc kiểm kê theo chu kỳ (kiểm đếm luân phiên một số mặt hàng nhất định mỗi ngày/tuần). Tần suất kiểm kê có thể là hàng ngày (đối với mặt hàng bán chạy), hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm tùy thuộc vào quy mô và đặc thù của kho hàng.

4. Tối Ưu Hóa Bố Trí Kho và Không Gian Lưu Trữ

Đối với cả kho hàng lớn và kho hàng nhỏ (như kho tại cửa hàng bán lẻ), việc bố trí không gian hợp lý là rất quan trọng.

• Tối ưu hóa diện tích: Sử dụng kệ, giá đỡ phù hợp để tận dụng chiều cao, chiều ngang của kho.
• Phân khu rõ ràng: Chia kho thành các khu vực riêng biệt cho từng loại hàng hóa, khu vực nhập hàng, khu vực xuất hàng, khu vực hàng chờ xử lý, khu vực hàng trả lại...
• Đảm bảo lối đi: Duy trì lối đi thông thoáng để xe nâng, xe đẩy có thể di chuyển dễ dàng và an toàn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập xuất hàng và kiểm kê.
• Đảm bảo an toàn: Bố trí hệ thống chiếu sáng, phòng cháy chữa cháy, biển báo an toàn đầy đủ.

Một kho hàng được bố trí khoa học không chỉ giúp tăng hiệu quả vận hành mà còn đảm bảo an toàn cho hàng hóa và nhân viên.

5. Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Kho (WMS - Warehouse Management System)

Trong kỷ nguyên số, việc áp dụng phần mềm quản lý kho là xu hướng tất yếu để nâng cao hiệu quả. Phần mềm WMS giúp tự động hóa nhiều quy trình, từ nhập hàng, lưu trữ, lấy hàng (picking), đóng gói đến xuất hàng.

• Quản lý dữ liệu tập trung: Thay vì ghi chép thủ công trên thẻ kho giấy, mọi thông tin về hàng hóa được nhập liệu và lưu trữ trên hệ thống.
• Cập nhật dữ liệu thời gian thực: Mọi giao dịch nhập/xuất đều được cập nhật ngay lập tức trên hệ thống, giúp người quản lý nắm bắt tình hình tồn kho chính xác tại mọi thời điểm.
• Hỗ trợ kiểm kê nhanh chóng: Sử dụng máy quét mã vạch kết hợp phần mềm giúp việc kiểm kê diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn.
• Tối ưu hóa vị trí lưu trữ: Phần mềm có thể gợi ý vị trí lưu trữ tối ưu cho từng mặt hàng dựa trên tần suất luân chuyển hoặc đặc tính sản phẩm.
• Theo dõi lịch sử giao dịch: Lưu trữ toàn bộ lịch sử nhập xuất của từng mặt hàng, giúp dễ dàng truy xuất thông tin khi cần.
• Lập báo cáo phân tích: Phần mềm có thể tạo ra các báo cáo chi tiết về tình hình tồn kho, tốc độ luân chuyển hàng hóa, hiệu quả nhập xuất... giúp ban quản lý đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt.

Mặc dù phần mềm quản lý kho mang lại nhiều lợi ích vượt trội, việc kết hợp sử dụng thẻ kho (dưới dạng bản in từ hệ thống hoặc ghi chép song song cho mục đích đối chiếu ban đầu) vẫn có thể được áp dụng tùy theo quy trình và quy mô của doanh nghiệp.

Giải Pháp Quản Lý Kho Chuyên Nghiệp: Hợp Tác Với Các Đơn Vị Logistics

Đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các đơn vị kinh doanh thương mại điện tử đang phát triển nhanh, việc tự xây dựng và vận hành hệ thống kho hàng hiệu quả có thể gặp nhiều thách thức về chi phí, nhân lực và kinh nghiệm. Trong trường hợp này, sử dụng dịch vụ quản lý kho thuê ngoài từ các đơn vị logistics chuyên nghiệp là một giải pháp tối ưu.

Các đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý kho (như Gobox) thường sở hữu:

• Cơ sở vật chất hiện đại: Kho bãi đạt chuẩn, hệ thống kệ chứa, thiết bị nâng hạ, hệ thống an ninh, phòng cháy chữa cháy đầy đủ.
• Công nghệ quản lý tiên tiến: Sử dụng phần mềm WMS chuyên nghiệp, hệ thống mã vạch, máy quét...
• Đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm: Thủ kho, nhân viên vận hành kho được đào tạo bài bản.
• Quy trình chuẩn hóa: Áp dụng các quy trình nhập, xuất, lưu trữ, kiểm kê chuyên nghiệp, giảm thiểu sai sót và thất thoát.

Khi sử dụng dịch vụ quản lý kho chuyên nghiệp, doanh nghiệp chỉ cần gửi hàng đến kho của đối tác logistics. Mọi công đoạn từ tiếp nhận hàng, nhập kho, lưu trữ, quản lý tồn kho, đóng gói đơn hàng (pick and pack), xuất kho và chuẩn bị cho khâu vận chuyển sẽ được đơn vị cung cấp dịch vụ đảm nhận. Điều này giúp doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí đầu tư: Không cần đầu tư vào xây dựng/thuê kho, mua sắm thiết bị, tuyển dụng và đào tạo nhân viên kho.
• Tăng hiệu quả vận hành: Tận dụng kinh nghiệm và công nghệ của đối tác logistics để tối ưu hóa quy trình kho vận.
• Giảm rủi ro: Giảm thiểu rủi ro về thất thoát hàng hóa, hư hỏng, sai sót trong quá trình xử lý đơn hàng.
• Tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi: Giải phóng nguồn lực để tập trung vào phát triển sản phẩm, marketing, bán hàng và mở rộng thị trường.

Dịch vụ quản lý kho chuyên nghiệp đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp thương mại điện tử có lượng đơn hàng lớn và đa dạng, cần tốc độ xử lý nhanh chóng để đảm bảo trải nghiệm khách hàng. Các đơn vị logistics có khả năng tích hợp hệ thống WMS của họ với các sàn thương mại điện tử, website bán hàng và các đơn vị vận chuyển, tạo nên một quy trình xử lý đơn hàng liền mạch từ khi khách hàng đặt hàng đến khi hàng được giao thành công.

Xem thêm: Chi tiết quy trình quản lý đơn hàng chuẩn

Tóm lại, thẻ kho là một công cụ quản lý truyền thống nhưng vẫn giữ vai trò quan trọng trong việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả quản lý kho tối ưu trong bối cảnh hiện đại, doanh nghiệp cần kết hợp thẻ kho với các phương pháp sắp xếp khoa học, mã hóa hàng hóa, kiểm kê định kỳ và đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin thông qua phần mềm quản lý kho hoặc hợp tác với các đối tác logistics chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ quản lý kho. Việc lựa chọn giải pháp phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu chi phí và rủi ro, từ đó tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.