So sánh WMS SaaS với Excel/Google Sheet trong quản lý kho: Lợi ích, quy trình chuyển đổi và ROI

Giới thiệu

Trong thế giới quản lý kho hiện đại, việc sử dụng các công cụ hiệu quả là rất quan trọng. Theo một nghiên cứu gần đây, 70% doanh nghiệp nhỏ vẫn đang sử dụng Excel hoặc Google Sheet để quản lý kho, dẫn đến nhiều vấn đề như sai sót dữ liệu và thiếu tự động hóa. Bài viết này sẽ so sánh WMS SaaS với Excel/Google Sheet, nhấn mạnh các lợi ích về tự động hóa, bảo mật, tích hợp hệ thống và hướng dẫn chuyển đổi cho doanh nghiệp đang dùng bảng tính truyền thống.

WMS SaaS là gì? Vì sao doanh nghiệp chuyển từ Excel/Google Sheet sang WMS

WMS (Warehouse Management System) SaaS là một giải pháp phần mềm quản lý kho dựa trên đám mây, cho phép doanh nghiệp theo dõi và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả hơn. Việc chuyển từ Excel sang WMS mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

• Tự động hóa quy trình: Giảm thiểu công việc thủ công và sai sót.
• Bảo mật dữ liệu: Dữ liệu được lưu trữ an toàn trên đám mây.
• Tích hợp hệ thống: Dễ dàng kết nối với các phần mềm khác như ERP, TMS.

So sánh chi tiết: WMS SaaS vs Excel/Google Sheet về tự động hóa, bảo mật, tích hợp

Tự động hóa

• WMS SaaS: Tự động hóa quy trình nhập xuất hàng, theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực.
• Excel/Google Sheet: Phải nhập liệu thủ công, dễ dẫn đến sai sót.

Bảo mật

• WMS SaaS: Dữ liệu được mã hóa và sao lưu thường xuyên.
• Excel/Google Sheet: Dễ bị mất dữ liệu nếu không sao lưu đúng cách.

Tích hợp

• WMS SaaS: Có khả năng tích hợp với nhiều hệ thống khác nhau.
• Excel/Google Sheet: Khó khăn trong việc tích hợp với các phần mềm khác.

Những rủi ro khi tiếp tục dùng bảng tính cho quản lý kho

Việc tiếp tục sử dụng Excel/Google Sheet có thể dẫn đến:

• Sai sót dữ liệu: Theo một nghiên cứu, 30% doanh nghiệp gặp phải vấn đề sai sót dữ liệu khi sử dụng bảng tính.
• Thiếu khả năng theo dõi: Không thể theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực.
• Khó khăn trong việc mở rộng: Khi doanh nghiệp phát triển, việc quản lý kho bằng bảng tính trở nên khó khăn hơn.

Hướng dẫn chuyển đổi từ Excel/Google Sheet sang WMS: Quy trình, checklist, case study

Quy trình chuyển đổi

1. Đánh giá nhu cầu: Xác định các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
2. Lựa chọn WMS phù hợp: Nghiên cứu và chọn phần mềm WMS phù hợp với nhu cầu.
3. Đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân viên được đào tạo đầy đủ về hệ thống mới.
4. Chuyển dữ liệu: Chuyển dữ liệu từ Excel sang WMS.
5. Theo dõi và điều chỉnh: Theo dõi hiệu suất và điều chỉnh khi cần thiết.

Checklist chuyển đổi

• Đánh giá nhu cầu
• Lựa chọn phần mềm
• Đào tạo nhân viên
• Chuyển dữ liệu
• Theo dõi hiệu suất

Case study

TheBadGod - 1 thương hiệu thời trang nổi bật trên Shopee đã chuyển từ Excel sang WMS và giảm 40% thời gian xử lý đơn hàng chỉ trong 3 tháng.

Phân tích ROI: Hiệu quả, tiết kiệm thời gian, giảm lỗi, tăng năng suất

Việc chuyển đổi sang WMS mang lại ROI cao:

• Tiết kiệm thời gian: Giảm 50% thời gian xử lý đơn hàng so với quy trình trước khi áp dụng WMS.
• Giảm lỗi: Sai sót giảm 70%.
• Tăng năng suất: Năng suất tăng 30% chỉ sau 6 tháng.

Kết luận

Việc chuyển từ Excel/Google Sheet sang WMS SaaS không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm lỗi mà còn tăng cường bảo mật và khả năng tích hợp. Nếu bạn đang cân nhắc chuyển đổi, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.