Làm thế nào để giảm tỷ lệ thất thoát cho kho đồ ăn vặt

Tỷ lệ thất thoát 15% tại kho đồ ăn vặt: Bài toán cần lời giải

Trong các loại hình kho hàng, có lẽ kho thực phẩm là nơi tiềm ẩn rủi ro thất thoat cao nhất nếu thiếu đi một quy trình quản lý nghiêm ngặt.

Mới đây, mình có buổi tư vấn triển khai phần mềm Gobox WMS cho một kho hàng chuyên bán đồ ăn vặt. Kho này có sản lượng khá ổn định, trung bình 1.000-1.500 đơn/ngày, nhưng vào những đợt sale, con số có thể tăng vọt lên 2.500-4.000 đơn/ngày. Vấn đề nhức nhối nhất mà họ phải đối mặt là tỷ lệ thất thoát hàng hóa lên tới 15%, một con số đáng báo động mà họ không rõ nguyên nhân và không biết cách giám sát, giảm thiểu.

Phân tích các "lỗ hổng" gây thất thoát

Diện tích kho chỉ khoảng 75m², vô cùng hạn chế. Toàn bộ không gian chủ yếu dùng để đóng hàng, khu vực lưu trữ và đóng hàng gộp chung làm một. Đối với hàng đồ ăn vặt, hàng nhập về thường là các bao lớn. Quy trình chuẩn là phải gia công, tách nhỏ ra gói/hộp lẻ rồi mới lưu kho. Tuy nhiên, ở đây, công đoạn gia công lại gộp chung với đóng hàng.

Nhân viên vừa phải "bốc" (chia nhỏ) hàng từ bao lớn, đóng túi zip, vừa xử lý đơn hàng theo yêu cầu. Quy trình "đơn đến đâu, bốc đến đó" này tạo ra rủi ro thất thoát ngay lập tức, vì toàn bộ phụ thuộc vào kỹ năng "bốc thuốc" của nhân viên, dẫn đến tình trạng thừa thiếu không thể kiểm soát. Mặc dù giải pháp định lượng có thể nghĩ ra ngay, nhưng với sản lượng đơn lớn và quản lý thủ công, liệu chủ shop có đủ kiên nhẫn và nghiệp vụ để theo dõi chính xác? Chưa kể hàng thực phẩm rất dễ bị ảnh hưởng bởi nhiệt độ, độ ẩm và hạn sử dụng.

Một đặc trưng khác của ngành đồ ăn vặt là một đơn thường có nhiều món. Nhân viên phải thao tác nhiều lần trên cùng một đơn, việc "nhớ nhớ quên quên" là khó tránh khỏi. Hậu quả là tỷ lệ đóng sai đơn rất lớn. Đóng thừa gây thất thoát, đóng thiếu thì bị khách khiếu nại và sàn phạt.

Nguyên nhân cuối cùng đến từ "đơn hàng hoàn". Hàng thực phẩm hạn sử dụng ngắn, dễ hư hỏng trong vận chuyển, nên tỷ lệ hoàn về cao. Ví dụ, một đơn 5 món, hoàn về hỏng 2 món, 3 món còn tốt. Nếu không quản lý chặt, các rủi ro sẽ phát sinh: nhân viên báo hỏng cả đơn, chủ không kiểm tra lại; hàng chưa hỏng không biết cách nhập lại kho; hoặc hãng vận chuyển đã báo hoàn trên app nhưng thực tế hàng chưa trả về, thậm chí bị tráo đổi...

Kế hoạch tối ưu hóa 4 bước với Gobox WMS

Sau khi tổng hợp vấn đề, mình đã đề xuất một kế hoạch 4 bước, với điều kiện tiên quyết là phải sử dụng phần mềm Gobox WMS để đảm bảo độ chính xác tồn kho trên 99%.

1. Tách biệt công đoạn gia công và lưu kho bán lẻ

Khách hàng phản hồi kho nhỏ, không có không gian riêng. Mình tư vấn họ thực hiện gia công ngoài giờ, ví dụ sau 17h hàng ngày. Dọn dẹp khu vực đóng hàng để gia công lượng hàng đủ cho 2-3 ngày tiếp theo. Với Gobox WMS, bước này sẽ được kiểm soát bằng tem mã vạch và cân điện tử, giúp định lượng chính xác và dễ giám sát.

2. Áp dụng quy trình đóng hàng chuẩn (Pick - Pack - Ship)

Trước đây, kho phải phân công nhân sự tìm đơn, in tem, sắp xếp theo SKU để nhặt hàng. Quy trình này dễ loạn khi SKU và đơn hàng hỗn loạn tăng. Với Gobox, việc kéo đơn và phân loại là tự động. Nhân viên chỉ cần nhận nhiệm vụ lấy hàng (Pick) và chuyển cho bộ phận đóng gói (Pack). Nhân viên đóng gói phải quét đúng mã và đủ số lượng, hệ thống mới in tem vận chuyển. Đây là bước kiểm tra đột xuất, nếu sai, hệ thống sẽ không cho phép tiếp tục. Cuối cùng, bước bàn giao cho shipper cũng phải tuân thủ phần mềm, có biên bản ký nhận để làm bằng chứng khi cần khiếu nại.

3. Quy trình hóa việc xử lý đơn hàng hoàn

Mình tư vấn shop tạo một khu vực riêng (sọt/kệ) cho hàng hư hỏng. Khi hàng hoàn về, nhân viên quét mã vận đơn, hệ thống sẽ hiển thị các SKU trong đơn. Nhân viên phải xác nhận tình trạng từng món. Nếu hỏng, hàng sẽ được chuyển vào khu vực hư hỏng, tồn kho khu vực này tăng lên nhưng không tính vào tồn kho tổng. Chủ shop sẽ biết chính xác số lượng hàng hỏng để ra quyết định, thay vì chỉ nghe báo cáo của nhân viên.

4. Tối ưu hóa layout và dòng chảy kho

Giai đoạn cuối, mình nói về việc layout lại mặt bằng, tổ chức các khu vực chức năng để dòng chảy hàng hóa (vào - ra) được xuyên suốt. Thiết kế dòng chảy hàng hóa phải như dòng suối nhỏ, uốn lượn nhưng không bao giờ tắc nghẽn. Kho không cần lớn, chỉ cần quy trình chuẩn là hàng hóa sẽ lưu thông trơn tru, nhịp nhàng, đạt năng suất lớn trên tài nguyên hạn chế.

Bên cạnh layout, mình tính toán các vật tư, công cụ cần thiết. Triết lý của mình là không cần đồ xịn, chỉ cần đồ phù hợp. Nhiều món mình khuyên dùng đồ second hand (laptop, máy in, giá kệ...) để tối ưu chi phí cho các khách hàng quy mô vừa và nhỏ.

Hiệu quả đầu tư (ROI) nói lên tất cả

ROI trong vận hành kho đến từ việc tiết kiệm chi phí hơn là tạo ra doanh thu trực tiếp:

• Giảm chi phí logistics (giao hàng nhanh hơn → giảm phí vận chuyển, hoàn hàng).
• Tăng tỉ lệ chuyển đổi (giao hàng nhanh → tăng lòng tin khách).
• Giảm thất thoát, hư hỏng, sai sót.
• Tăng khả năng mở rộng quy mô (nhờ thuật toán đánh giá của sàn).

Đối với kho này, họ đã có sẵn kệ, máy tính, camera. Chỉ cần bổ sung sọt nhựa, xe pickup, máy scan barcode... Chi phí ước tính:

• Đầu tư ban đầu (vật tư): ~40 triệu
• Chi phí phần mềm (6 tháng): 60 triệu
• Tổng cộng: 110 triệu (không tính chi phí nhân sự vì không có biến động).

Tính toán lợi ích:

• Lượng đơn/tháng: 30.000 đơn
• Giá trị trung bình/đơn: 50.000đ
• Giảm tổn thất do sai đơn: (8% → 1%) x 30.000 x 50.000 = 105 triệu
• Giảm tổn thất do hoàn/hủy: (7% → 2%) x 30.000 x 50.000 = 75 triệu
• Tổng tiền tiết kiệm/tháng: 180 triệu

ROI = (180 / 110) x 100 = 163%

Kết luận

Như vậy, kho có thể hoàn vốn ngay từ tháng đầu tiên. Khi bức tranh toàn cảnh được phác thảo rõ ràng, khách hàng đặt bút ký chỉ là vấn đề thời gian. Trên đây là toàn cảnh một buổi tư vấn triển khai vận hành kho TMĐT của mình. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về tối ưu kho hàng, hãy để lại số điện thoại, team Gobox sẽ liên hệ tư vấn ngay.