Chi tiết quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác nhất

Tối ưu hóa quy trình kiểm kê hàng tồn kho: Chìa khóa nâng cao hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt và chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp, việc quản lý tồn kho hiệu quả trở thành yếu tố sống còn đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Nhập hàng với số lượng lớn mà không có kế hoạch quản lý tồn kho tối ưu có thể dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn, gia tăng chi phí lưu trữ và tiềm ẩn nguy cơ tổn thất hàng hóa. Chính vì vậy, việc xây dựng và triển khai một quy trình kiểm kê hàng tồn kho khoa học, chính xác là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích tầm quan trọng của kiểm kê hàng tồn kho, cung cấp quy trình chi tiết và những phương pháp thực hiện hiệu quả, đồng thời chỉ ra các sai lầm thường gặp cần tránh.

Tầm quan trọng chiến lược của kiểm kê hàng tồn kho

Kiểm kê hàng tồn kho không đơn thuần là hoạt động đếm số lượng hàng hóa trong kho. Đây là một quy trình chiến lược mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

Kiểm soát vốn lưu động và lập kế hoạch nhập hàng

Việc nắm bắt chính xác số lượng hàng tồn kho giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả sử dụng vốn. Tồn kho quá lớn đồng nghĩa với việc một lượng vốn đáng kể bị "đóng băng", ảnh hưởng đến khả năng xoay vòng vốn cho các hoạt động kinh doanh khác. Ngược lại, tồn kho quá thấp có thể dẫn đến tình trạng thiếu hàng, bỏ lỡ cơ hội bán hàng và gây mất uy tín với khách hàng. Báo cáo hàng tồn kho thường xuyên cung cấp dữ liệu tin cậy để các bộ phận liên quan (mua hàng, sản xuất, bán hàng) đưa ra quyết định chính xác về số lượng và chủng loại hàng cần nhập, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hàng, tối ưu hóa dòng tiền.

Giảm thiểu tổn thất hàng hóa và nguyên vật liệu

Hàng tồn kho lâu ngày có nguy cơ bị hư hỏng, lỗi thời hoặc hết hạn sử dụng, đặc biệt đối với các mặt hàng dễ vỡ, dễ biến chất, có vòng đời ngắn hoặc thuộc các ngành hàng có sự thay đổi mẫu mã, công nghệ nhanh chóng. Quy trình kiểm kê định kỳ giúp phát hiện kịp thời các mặt hàng có nguy cơ hư hỏng, tồn đọng để có biện pháp xử lý phù hợp như đẩy hàng tồn, thanh lý hoặc tiêu hủy, giảm thiểu tối đa tổn thất tài chính.

Tối ưu hóa chi phí lưu kho

Chi phí lưu kho bao gồm nhiều khoản mục như tiền thuê kho bãi, chi phí điện nước, nhân công quản lý, bảo hiểm kho hàng... Tồn kho quá nhiều đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải gánh chịu chi phí lưu kho khổng lồ. Bằng cách kiểm kê và quản lý tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm diện tích lưu trữ cần thiết, tối ưu hóa việc sử dụng không gian kho, từ đó cắt giảm đáng kể chi phí vận hành. Với những mặt hàng có trọng lượng lớn hoặc yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt, việc tối ưu tồn kho càng trở nên quan trọng để tiết kiệm chi phí.

Nâng cao hiệu quả hoạt động và ra quyết định kinh doanh

Dữ liệu từ quá trình kiểm kê hàng tồn kho cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình kinh doanh. Phân tích dữ liệu này giúp doanh nghiệp xác định được các mặt hàng bán chạy, mặt hàng tồn đọng, xu hướng tiêu thụ, từ đó đưa ra các chiến lược kinh doanh, marketing và sản xuất phù hợp. Thông tin chính xác về tồn kho là nền tảng cho việc dự báo nhu cầu, lên kế hoạch sản xuất và phân phối, đảm bảo tính liên tục và hiệu quả của chuỗi cung ứng.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác và hiệu quả

Một quy trình kiểm kê hàng tồn kho bài bản và chi tiết là yếu tố then chốt đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và hiệu quả của hoạt động quản lý kho. Dưới đây là các bước cơ bản của một quy trình kiểm kê chuẩn mực:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị trước khi kiểm kê

Công tác chuẩn bị kỹ lưỡng là bước đệm quan trọng quyết định sự thành công của quá trình kiểm kê. Giai đoạn này bao gồm:

• Thông báo đến các bộ phận liên quan: Thông báo trước thời gian và phạm vi kiểm kê đến các bộ phận có liên quan như bộ phận mua hàng, bán hàng, sản xuất và cả đối tác, nhà cung cấp nếu cần thiết. Điều này giúp các bộ phận chủ động sắp xếp công việc, tránh phát sinh các giao dịch nhập/xuất kho đột xuất trong thời gian kiểm kê, đảm bảo dữ liệu được cập nhật chính xác. Cần quy định khu vực riêng cho hàng hóa nhập mới trong thời gian kiểm kê để tránh nhầm lẫn.
• Phân công nhân sự: Xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân hoặc đội nhóm tham gia kiểm kê. Thông thường, đội kiểm kê bao gồm kế toán kho, thủ kho và đại diện bộ phận quản lý. Số lượng nhân sự cần đủ để đảm bảo tiến độ và tính chính xác của việc kiểm đếm.
• Lập kế hoạch kiểm kê chi tiết: Xây dựng kế hoạch cụ thể bao gồm:
  • Phạm vi kiểm kê: Kiểm kê toàn bộ kho hay chỉ một phần? Tập trung vào nhóm hàng nào?
  • Thời gian thực hiện: Dự kiến thời gian bắt đầu và kết thúc kiểm kê.
  • Phương pháp kiểm kê: Sử dụng phương pháp kiểm kê nào (kiểm kê toàn bộ, kiểm kê theo chu kỳ, kiểm kê ngẫu nhiên)?
  • Công cụ hỗ trợ: Chuẩn bị các công cụ cần thiết như bảng biểu, phiếu kiểm kê, máy quét mã vạch, thiết bị di động kết nối phần mềm quản lý kho.
  • Thứ tự kiểm kê: Xác định khu vực nào sẽ được ưu tiên kiểm kê trước, theo thứ tự nào để đảm bảo logic và hiệu quả.

Giai đoạn 2: Thực hiện kiểm kê

Đây là giai đoạn cốt lõi của quy trình, đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác:

• Lập bảng kê hàng tồn kho: Chuẩn bị các mẫu bảng kê chi tiết. Bảng kê cần có đầy đủ các cột thông tin cần thiết như: Mã hàng, tên mặt hàng, đơn vị tính, số lượng theo sổ sách, số lượng thực tế kiểm đếm, ghi chú (tình trạng hàng hóa, vị trí...). Nên lập bảng kê theo danh sách và thứ tự hàng hóa trong từng khu vực kho để tiện theo dõi.
• Tiến hành kiểm đếm thực tế: Đội kiểm kê trực tiếp đến từng vị trí lưu trữ hàng hóa để đếm số lượng thực tế. Quan sát kỹ tình trạng hàng hóa (còn nguyên đai nguyên kiện, hư hỏng, cũ...). Điền thông tin số lượng thực tế vào bảng kê. Nên có ít nhất hai người cùng thực hiện kiểm đếm và ghi chép để đối chiếu kết quả, giảm thiểu sai sót.
• Đối chiếu kết quả kiểm đếm: Sau khi hoàn thành việc kiểm đếm tại một khu vực hoặc toàn bộ kho, so sánh kết quả kiểm đếm của các thành viên trong đội. Nếu có sự chênh lệch, cần tiến hành kiểm đếm lại ngay lập tức khu vực hoặc mặt hàng đó để xác định số lượng chính xác.

Giai đoạn 3: Xử lý sau kiểm kê

Sau khi có số liệu kiểm đếm thực tế, cần tiến hành các bước xử lý và đối chiếu:

• Đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên báo cáo/hệ thống: So sánh số lượng hàng hóa thực tế đã kiểm đếm với số lượng ghi nhận trên hệ thống quản lý kho hoặc sổ sách kế toán.
• Kiểm tra và giải trình chênh lệch: Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu trên báo cáo, kế toán kho hoặc thủ kho cần tiến hành kiểm tra lại các chứng từ nhập xuất kho gần nhất, lịch sử giao dịch để tìm nguyên nhân gây ra sự chênh lệch. Cần lập biên bản giải trình chi tiết về nguyên nhân chênh lệch.
• Điều chỉnh số liệu: Sau khi xác định rõ nguyên nhân và có giải trình hợp lý, kế toán cần tiến hành điều chỉnh số liệu trên hệ thống quản lý kho hoặc sổ sách kế toán theo đúng số lượng thực tế đã kiểm kê.
• Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho: Tổng hợp toàn bộ thông tin về quá trình kiểm kê, kết quả kiểm đếm, số lượng chênh lệch (nếu có) và nguyên nhân chênh lệch vào biên bản kiểm kê. Biên bản cần có chữ ký xác nhận của các thành viên tham gia kiểm kê và người đại diện doanh nghiệp.
• Phân tích nguyên nhân sai lệch và đưa ra biện pháp khắc phục: Đây là bước quan trọng để cải thiện quy trình quản lý kho. Cần phân tích sâu các nguyên nhân gây ra chênh lệch (ví dụ: sai sót trong quá trình nhập liệu, thất thoát hàng hóa, nhầm lẫn khi giao nhận...). Dựa trên kết quả phân tích, doanh nghiệp cần đưa ra các biện pháp cụ thể để khắc phục và phòng ngừa tái diễn như:
  • Chênh lệch thừa nhiều: Có thể do nhầm lẫn khi ghi số liệu, quên nhập số lượng hàng mới về kho vào hệ thống, hoặc nhập sai mã hàng. Cần rà soát lại quy trình nhập liệu, đào tạo lại nhân viên.
  • Chênh lệch thiếu ít: Có thể do hao hụt tự nhiên trong quá trình vận chuyển/lưu trữ, nhầm lẫn khi quét mã vạch, hoặc rủi ro mất cắp. Cần tăng cường kiểm soát an ninh kho, rà soát quy trình xuất kho, kiểm tra lại thiết bị quét mã vạch.
  • Chênh lệch lớn: Cần điều tra kỹ lưỡng, có thể liên quan đến các vấn đề nghiêm trọng hơn về quản lý hoặc an ninh.

Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả

Có nhiều phương pháp kiểm kê hàng tồn kho khác nhau, mỗi phương pháp có ưu nhược điểm riêng và phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp, quy mô kho bãi và đặc thù hàng hóa.

Kiểm kê toàn bộ (Periodic Inventory System)

Đây là phương pháp kiểm kê phổ biến nhất, được thực hiện định kỳ (cuối tháng, cuối quý, cuối năm). Toàn bộ hàng hóa trong kho sẽ được kiểm đếm cùng một lúc.

• Ưu điểm: Cung cấp cái nhìn tổng thể về tình hình tồn kho tại một thời điểm nhất định. Đơn giản, dễ thực hiện với quy mô nhỏ.
• Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian và nguồn lực (nhân lực, công cụ). Việc tạm dừng hoạt động xuất nhập kho trong quá trình kiểm kê có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Khó phát hiện sai sót kịp thời.

Kiểm kê theo chu kỳ (Cycle Counting)

Thay vì kiểm kê toàn bộ kho cùng lúc, phương pháp này chia nhỏ kho thành các khu vực hoặc nhóm hàng và tiến hành kiểm kê luân phiên theo chu kỳ xác định (hàng ngày, hàng tuần).

• Ưu điểm: Giúp phát hiện sai sót và điều chỉnh dữ liệu tồn kho thường xuyên hơn, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu trên hệ thống. Giảm thiểu sự gián đoạn hoạt động kho. Giúp nhân viên làm quen với quy trình kiểm kê hàng ngày, nâng cao trách nhiệm.
• Nhược điểm: Cần lên kế hoạch chi tiết và theo dõi nghiêm ngặt để đảm bảo tất cả các mặt hàng đều được kiểm kê theo đúng chu kỳ. Đòi hỏi hệ thống quản lý kho và phần mềm hỗ trợ tốt.

Kiểm kê ngẫu nhiên (Spot Checking)

Phương pháp này tiến hành kiểm kê một số mặt hàng hoặc khu vực ngẫu nhiên bất kỳ lúc nào.

• Ưu điểm: Đơn giản, nhanh chóng, ít gây gián đoạn. Có thể được sử dụng để kiểm tra đột xuất, đánh giá mức độ chính xác của dữ liệu tồn kho trên hệ thống hoặc kiểm tra hiệu quả của phương pháp kiểm kê theo chu kỳ.
• Nhược điểm: Không cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình tồn kho. Không phù hợp với mục đích báo cáo tài chính cuối kỳ.

Kiểm kê bằng công nghệ (Using Technology)

Áp dụng công nghệ vào quy trình kiểm kê giúp nâng cao đáng kể hiệu quả và độ chính xác. Các công nghệ hỗ trợ phổ biến bao gồm:

• Máy quét mã vạch (Barcode Scanner): Giúp nhập liệu nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
• Thiết bị di động và ứng dụng quản lý kho (Mobile Devices & WMS Apps): Cho phép nhân viên kiểm kê cập nhật dữ liệu trực tiếp vào hệ thống quản lý kho (WMS) ngay tại chỗ, giúp dữ liệu luôn được đồng bộ và chính xác.
• Công nghệ RFID (Radio-Frequency Identification): Sử dụng sóng vô tuyến để nhận dạng và theo dõi hàng hóa. Công nghệ RFID cho phép kiểm đếm hàng hóa nhanh chóng mà không cần nhìn thấy từng sản phẩm, đặc biệt hữu ích với số lượng hàng lớn hoặc hàng hóa trong các kiện, thùng kín.
• Hệ thống quản lý kho (Warehouse Management System - WMS): Là công cụ không thể thiếu giúp quản lý toàn bộ dữ trình tồn kho, theo dõi lịch sử nhập xuất, đối chiếu số liệu và tạo báo cáo kiểm kê tự động.

Việc lựa chọn phương pháp kiểm kê phù hợp phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, đặc thù ngành hàng và nguồn lực sẵn có. Tuy nhiên, kết hợp các phương pháp và ứng dụng công nghệ là xu hướng tất yếu để tối ưu hóa quy trình kiểm kê hàng tồn kho.

Những sai lầm thường gặp khi kiểm kê hàng tồn kho và cách khắc phục

Kiểm kê hàng tồn kho là một hoạt động phức tạp và tiềm ẩn nhiều rủi ro gây sai sót. Việc nhận diện và tránh mắc phải những sai lầm phổ biến sẽ giúp nâng cao hiệu quả của quy trình.

1. Thiếu sự chuẩn bị không gian kho

Đây là sai lầm nghiêm trọng ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian và hiệu quả kiểm kê. Nếu không gian kho lộn xộn, hàng hóa không được sắp xếp khoa học, đội kiểm kê sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm, di chuyển hàng hóa, dễ dẫn đến nhầm lẫn và bỏ sót.

• Cách khắc phục: Trước khi kiểm kê, cần dành thời gian dọn dẹp, sắp xếp lại kho bãi. Phân loại hàng hóa theo khu vực, mã hàng, lô hàng. Đảm bảo lối đi thông thoáng và dễ dàng tiếp cận tất cả các vị trí lưu trữ.

2. Thiếu nhân sự hoặc phân công không phù hợp

Số lượng nhân sự không đủ hoặc nhân sự không có kinh nghiệm, thiếu trách nhiệm sẽ ảnh hưởng đến tiến độ và tính chính xác của việc kiểm đếm.

• Cách khắc phục: Lập kế hoạch nhân sự chi tiết dựa trên khối lượng công việc và thời gian dự kiến. Phân công nhân sự có kinh nghiệm, cẩn thận vào các vị trí quan trọng. Cân nhắc thuê thêm nhân viên thời vụ nếu cần thiết. Đào tạo nhân viên về quy trình kiểm kê và sử dụng công cụ hỗ trợ.

3. Không có sự giám sát chặt chẽ

Thiếu sự giám sát trong quá trình kiểm kê dễ dẫn đến việc nhân viên làm việc qua loa, bỏ sót hoặc ghi chép sai số liệu, khó phát hiện lỗi kịp thời.

• Cách khắc phục: Bố trí người giám sát có kinh nghiệm và trách nhiệm để theo dõi sát sao quá trình kiểm đếm tại từng khu vực. Người giám sát cần kiểm tra đột xuất các số liệu đã ghi chép để đảm bảo tính chính xác.

4. Không có kế hoạch xử lý hàng tồn đọng hoặc hàng hỏng

Kiểm kê có thể phát hiện ra hàng hóa tồn đọng quá lâu, hàng bị hư hỏng, hết hạn sử dụng. Nếu không có kế hoạch xử lý cụ thể cho những trường hợp này, chúng sẽ tiếp tục chiếm không gian kho và gây tổn thất.

• Cách khắc phục: Xây dựng quy trình xử lý hàng tồn đọng, hàng hỏng/hết hạn sử dụng (ví dụ: thanh lý, tiêu hủy theo quy định). Phân loại và xử lý các mặt hàng này ngay sau khi kiểm kê để giải phóng không gian kho.

5. Xử lý lỗi phát sinh chậm chạp

Trong quá trình kiểm kê, có thể phát sinh các vấn đề như hàng hóa khó tiếp cận, mã hàng không rõ ràng, sai lệch số liệu ban đầu. Việc xử lý chậm trễ các vấn đề này có thể làm gián đoạn và kéo dài thời gian kiểm kê.

• Cách khắc phục: Lập danh sách các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm kê và ưu tiên giải quyết ngay lập tức. Thiết lập kênh liên lạc hiệu quả giữa đội kiểm kê, người giám sát và các bộ phận liên quan để giải quyết vấn đề nhanh chóng.

6. Dựa vào sổ sách cũ hoặc báo cáo không cập nhật

Sử dụng dữ liệu lỗi thời hoặc không chính xác từ sổ sách/báo cáo cũ để đối chiếu sẽ dẫn đến kết quả kiểm kê không tin cậy.

• Cách khắc phục: Đảm bảo hệ thống quản lý kho (WMS) luôn được cập nhật dữ liệu nhập xuất kho chính xác theo thời gian thực. Sử dụng báo cáo gần nhất và tin cậy nhất để đối chiếu với số liệu kiểm đếm thực tế.

7. Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận

Kiểm kê hàng tồn kho là trách nhiệm chung của nhiều bộ phận (kho, kế toán, mua hàng, bán hàng). Thiếu sự phối hợp, giao tiếp kém có thể dẫn đến hiểu lầm và sai sót.

• Cách khắc phục: Thiết lập một quy trình phối hợp rõ ràng giữa các bộ phận. Tổ chức họp trước, trong và sau khi kiểm kê để trao đổi thông tin, giải quyết vấn đề và rút kinh nghiệm.

8. Không sử dụng công nghệ hỗ trợ

Kiểm kê thủ công hoàn toàn với số lượng hàng hóa lớn rất dễ xảy ra sai sót và tốn nhiều thời gian.

• Cách khắc phục: Đầu tư vào công nghệ quản lý kho như máy quét mã vạch, phần mềm WMS, hoặc công nghệ RFID (nếu phù hợp). Công nghệ giúp tự động hóa quy trình, tăng tốc độ, giảm thiểu sai sót con người và cung cấp dữ liệu chính xác hơn.

9. Bỏ qua việc phân tích nguyên nhân gốc rễ của sai lệch

Chỉ đơn thuần điều chỉnh số liệu mà không đi sâu phân tích nguyên nhân gốc rễ của các sai lệch sẽ khiến vấn đề tái diễn trong các lần kiểm kê tiếp theo.

• Cách khắc phục: Sau khi kiểm kê, dành thời gian phân tích kỹ lưỡng các nguyên nhân gây ra chênh lệch. Áp dụng các phương pháp phân tích nguyên nhân gốc rễ (ví dụ: sơ đồ xương cá, 5 Whys). Dựa trên kết quả phân tích, đưa ra các biện pháp cải tiến quy trình quản lý kho, đào tạo nhân viên, hoặc điều chỉnh chính sách.

10. Không lưu trữ hồ sơ kiểm kê đầy đủ

Việc không lưu trữ biên bản kiểm kê, báo cáo chênh lệch, và các chứng từ liên quan có thể gây khó khăn cho việc đối chiếu sau này, kiểm toán hoặc giải quyết tranh chấp.

• Cách khắc phục: Thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ kiểm kê khoa học, bao gồm cả bản cứng và bản mềm. Đảm bảo các tài liệu được lưu trữ an toàn và dễ dàng truy cập khi cần.

Xem thêm: Thẻ kho là gì? Cách quản lý kho hiệu quả nhất

Kiểm kê hàng tồn kho là hoạt động định kỳ quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng. Bằng cách hiểu rõ tầm quan trọng, tuân thủ quy trình chuẩn mực, áp dụng các phương pháp hiệu quả và tránh những sai lầm thường gặp, doanh nghiệp có thể nâng cao đáng kể hiệu quả quản lý tồn kho, tối ưu hóa chi phí và góp phần vào sự phát triển bền vững.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc xây dựng và thực hiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả, hoặc cần giải pháp tối ưu hóa quản lý kho bãi và vận chuyển hàng hóa, hãy liên hệ với Gobox. Với kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực logistics và thương mại điện tử, Gobox cung cấp các giải pháp toàn diện từ quản lý kho hàng thông minh đến dịch vụ đóng gói và vận chuyển chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp của bạn vận hành trơn tru, hiệu quả và đạt được những mục tiêu kinh doanh đề ra.