Cách gửi hàng Shopee tại các bưu cục đơn giản nhất

Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Gửi Hàng Shopee Tại Bưu Cục: Tối Ưu Hóa Quy Trình Cho Nhà Bán Hàng

Trong bối cảnh thị trường thương mại điện tử ngày càng sôi động, việc tối ưu hóa quy trình vận hành, đặc biệt là khâu gửi hàng, đóng vai trò then chốt quyết định sự thành công của nhà bán hàng trên các sàn như Shopee. Một trong những phương thức gửi hàng phổ biến và tiện lợi là mang hàng trực tiếp tới các bưu cục của đơn vị vận chuyển. Tuy nhiên, để đảm bảo quy trình này diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và hiệu quả, người bán cần nắm vững các bước thực hiện và những lưu ý quan trọng.

Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách gửi hàng Shopee tại bưu cục, phân tích ưu nhược điểm của từng phương thức và giới thiệu giải pháp tối ưu giúp nhà bán hàng nâng cao hiệu quả hoạt động logistics.

Phương Thức Gửi Hàng Shopee Tại Bưu Cục: Kênh Người Bán và Ứng Dụng Shopee

Để gửi đơn hàng Shopee tại bưu cục, nhà bán hàng có hai lựa chọn chính: thực hiện thao tác thông qua Kênh Người Bán trên website hoặc sử dụng trực tiếp ứng dụng Shopee trên điện thoại di động. Mỗi phương thức đều có những đặc điểm riêng, phù hợp với thói quen và môi trường làm việc của từng người bán.

Gửi Hàng Qua Kênh Người Bán: Quy Trình Chi Tiết

Kênh Người Bán là nền tảng quản lý chuyên sâu dành cho các shop trên Shopee, cung cấp đầy đủ các công cụ để quản lý đơn hàng, sản phẩm, marketing và vận hành. Việc gửi hàng qua Kênh Người Bán thường được ưa chuộng bởi các shop có quy mô lớn, cần thao tác trên máy tính và quản lý đơn hàng một cách tổng thể.

Quy trình gửi hàng Shopee tại bưu cục thông qua Kênh Người Bán bao gồm các bước sau:

Bước 1: Truy cập và Xác định Đơn Hàng "Chờ Lấy Hàng"

Đầu tiên, nhà bán hàng cần đăng nhập vào Kênh Người Bán thông qua trình duyệt web. Trên trang chủ hoặc thanh điều hướng, tìm đến mục "Quản lý đơn hàng" và chọn tính năng "Chờ lấy hàng". Đây là nơi hiển thị danh sách tất cả các đơn hàng đã được xác nhận và đang chờ được xử lý để bàn giao cho đơn vị vận chuyển.

Bước 2: Kiểm Tra và Lọc Đơn Hàng "Chưa Xử Lý"

Trong danh sách "Chờ lấy hàng", sẽ có các bộ lọc hoặc mục con để phân loại trạng thái đơn hàng. Nhấp chuột vào mục "Chưa xử lý" để xem các đơn hàng mà bạn chưa thực hiện thao tác chuẩn bị hoặc xác nhận phương thức gửi hàng. Việc này giúp tập trung vào các đơn hàng cần xử lý ngay lập tức.

Bước 3: Chọn Thao Tác "Chuẩn Bị Hàng"

Đối với từng đơn hàng trong danh sách "Chưa xử lý", nhấp vào nút hoặc tùy chọn "Chuẩn bị hàng". Thao tác này báo cho hệ thống Shopee biết rằng bạn đang bắt đầu quá trình đóng gói và sẵn sàng bàn giao đơn hàng.

Bước 4: Lựa Chọn Phương Thức Vận Chuyển "Tôi Sẽ Tự Mang Hàng Tới Bưu Cục"

Sau khi chọn "Chuẩn bị hàng", hệ thống sẽ hiển thị các lựa chọn về phương thức vận chuyển. Tại đây, bạn cần chọn "Tôi sẽ tự mang hàng tới bưu cục". Lựa chọn này thông báo cho Shopee và đơn vị vận chuyển rằng bạn sẽ chủ động mang gói hàng đến điểm gửi hàng thay vì yêu cầu nhân viên đến lấy tại địa chỉ của bạn.

Bước 5: Xác Nhận và Hoàn Tất Thao Tác

Cuối cùng, nhấp vào nút "Xác nhận" để hoàn tất việc lựa chọn phương thức vận chuyển. Hệ thống sẽ ghi nhận lựa chọn của bạn và chuyển trạng thái đơn hàng sang "Chờ gửi hàng tại bưu cục". Lúc này, bạn có thể in phiếu gửi (bill) và tiến hành đóng gói.

Gửi Hàng Qua Ứng Dụng Shopee: Tiện Lợi Trên Di Động

Đối với những nhà bán hàng thường xuyên làm việc trên điện thoại hoặc muốn xử lý đơn hàng mọi lúc mọi nơi, việc sử dụng ứng dụng Shopee là lựa chọn tối ưu. Giao diện trên ứng dụng được thiết kế đơn giản, dễ thao tác, giúp người bán nhanh chóng xử lý các đơn hàng phát sinh.

Quy trình gửi hàng Shopee tại bưu cục thông qua ứng dụng Shopee diễn ra như sau:

Bước 1: Truy Cập Mục "Shop Của Tôi" và "Chưa Lấy Hàng"

Mở ứng dụng Shopee trên điện thoại và đăng nhập vào tài khoản người bán. Tại giao diện chính, tìm và chọn mục "Tôi" (thường ở góc dưới bên phải). Trong trang cá nhân, chọn "Shop của tôi". Tại đây, bạn sẽ thấy các mục quản lý đơn hàng, chọn "Chưa lấy hàng" để xem danh sách các đơn hàng đang chờ xử lý.

Bước 2: Chọn Đơn Hàng Cần "Chuẩn Bị Hàng"

Trong danh sách đơn hàng "Chưa lấy hàng", tìm đến đơn hàng mà bạn muốn gửi tại bưu cục. Nhấn vào đơn hàng đó để xem thông tin chi tiết và các tùy chọn xử lý.

Bước 3: Lựa Chọn Phương Thức Vận Chuyển và Xác Nhận Gửi Tại Bưu Cục

Trong trang chi tiết đơn hàng, bạn sẽ thấy nút hoặc tùy chọn "Chuẩn bị hàng". Nhấn vào đây. Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ hoặc màn hình lựa chọn phương thức vận chuyển. Chọn "Gửi hàng ở bưu cục" hoặc tương đương (tùy thuộc vào giao diện cập nhật của Shopee).

Bước 4: Xác Nhận và Hoàn Tất

Nhấn "Xác nhận" để lưu lại lựa chọn phương thức gửi hàng. Tương tự như Kênh Người Bán, đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái chờ bàn giao tại điểm gửi hàng.

Lưu ý Quan Trọng Khi Gửi Hàng Qua Ứng Dụng Shopee:

• Tốc độ xử lý: Thường xuyên kiểm tra và xử lý đơn hàng trên ứng dụng giúp đảm bảo đơn hàng được chuẩn bị và bàn giao cho đơn vị vận chuyển trong thời gian sớm nhất, tránh tình trạng giao hàng trễ hoặc bị hệ thống hủy đơn do quá hạn. Việc giao hàng đúng hẹn là yếu tố quan trọng để nâng cao trải nghiệm khách hàng và tránh các đánh giá tiêu cực.
• Chăm sóc khách hàng: Dù sử dụng phương thức gửi hàng nào, việc duy trì giao tiếp tốt với khách hàng trước, trong và sau khi bán hàng là cực kỳ quan trọng. Trả lời nhanh chóng các thắc mắc, thông báo về tình trạng đơn hàng và xử lý khéo léo các vấn đề phát sinh sẽ giúp xây dựng lòng tin, nhận được đánh giá cao và tăng khả năng khách hàng quay lại mua hàng trong tương lai.

Sau khi hoàn thành việc lựa chọn phương thức vận chuyển, bước tiếp theo và không kém phần quan trọng là đóng gói hàng hóa đúng quy định của Shopee và đơn vị vận chuyển, sau đó in và dán phiếu gửi hàng (mã vận đơn) lên gói hàng. Khi gói hàng đã sẵn sàng, bạn có thể mang đến bất kỳ bưu cục nào của đơn vị vận chuyển đã được người mua lựa chọn cho đơn hàng đó.

Những Lưu Ý Không Thể Bỏ Qua Khi Gửi Hàng Tại Bưu Cục Shopee

Việc gửi hàng tại bưu cục tưởng chừng đơn giản nhưng vẫn có những chi tiết quan trọng mà nhà bán hàng cần lưu ý để đảm bảo quy trình diễn ra thuận lợi và tránh phát sinh các vấn đề không đáng có.

• Kiểm tra Mã Vận Đơn và Biên Nhận: Khi bạn mang gói hàng đến bưu cục, nhân viên tại điểm gửi hàng sẽ thực hiện quy trình tiếp nhận. Họ sẽ quét mã vận đơn trên gói hàng để kiểm tra thông tin đơn hàng trên hệ thống. Sau khi xác nhận, họ sẽ tiếp nhận gói hàng và cung cấp cho bạn một phiếu gửi hoặc biên nhận. Phiếu này là bằng chứng xác nhận bạn đã bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển, cần được giữ lại cẩn thận để đối chiếu khi cần thiết.
• Địa Chỉ Gửi Hàng Linh Hoạt: Một điểm tiện lợi khi lựa chọn gửi hàng tại bưu cục là bạn không bị giới hạn bởi một địa chỉ duy nhất. Bạn có thể mang gói hàng đến bất kỳ bưu cục nào của đơn vị vận chuyển đã được chọn cho đơn hàng đó, miễn là bưu cục đó thuộc khu vực hoạt động và tuân thủ quy định của Shopee và đơn vị vận chuyển. Điều này mang lại sự linh hoạt cho nhà bán hàng, đặc biệt khi di chuyển hoặc có nhiều địa điểm làm việc.
• Kiểm Soát Cân Nặng và Kích Thước: Đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành cân và đo kích thước gói hàng tại bưu cục. Thông tin này sẽ được đối chiếu với thông tin cân nặng và kích thước mà nhà bán hàng đã khai báo trên hệ thống Shopee khi tạo đơn hàng. Trong trường hợp có sự sai lệch đáng kể về cân nặng hoặc kích thước so với khai báo ban đầu, đơn vị vận chuyển có quyền điều chỉnh cước phí vận chuyển. Nhà bán hàng có thể bị tính thêm phí hoặc được hoàn lại một phần phí tùy thuộc vào mức độ chênh lệch và quy định của đơn vị vận chuyển. Do đó, việc khai báo thông tin cân nặng và kích thước chính xác ngay từ đầu là rất quan trọng để tránh phát sinh chi phí bất ngờ.
• Tuân Thủ Thời Gian Bàn Giao: Shopee và các đơn vị vận chuyển đều có quy định về thời gian bàn giao hàng (cut-off time) tại bưu cục. Nhà bán hàng cần nắm rõ thời gian này để mang gói hàng đến bưu cục trước hoặc trong khung giờ quy định. Việc bàn giao hàng đúng hạn giúp đơn hàng được xử lý và vận chuyển đi nhanh chóng, đảm bảo thời gian giao hàng dự kiến cho người mua. Ngược lại, nếu bàn giao trễ, đơn hàng có thể bị chậm trễ, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng, hoặc thậm chí bị hệ thống Shopee tính là giao hàng chậm, ảnh hưởng đến uy tín và hiệu suất hoạt động của shop (thường gọi là "sao quả tạ").

Bằng việc tuân thủ các lưu ý này, nhà bán hàng có thể tối ưu hóa quy trình gửi hàng tại bưu cục, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả vận hành.

Giải Pháp Tối Ưu Hóa Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng Shopee: Gobox Fulfillment

Mặc dù việc gửi hàng Shopee tại bưu cục mang lại sự linh hoạt, nhưng đối với những nhà bán hàng có lượng đơn lớn hoặc muốn tiết kiệm thời gian di chuyển, phương thức này có thể vẫn chưa phải là tối ưu nhất. Việc tự mang hàng ra bưu cục tốn kém thời gian và công sức, đặc biệt khi số lượng đơn hàng tăng lên. Hơn nữa, giờ làm việc của bưu cục thường theo giờ hành chính, có thể không linh hoạt với lịch trình của một số nhà bán hàng.

Để giải quyết những thách thức này và tối ưu hóa toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng từ khi đơn hàng phát sinh cho đến khi hàng đến tay người mua, giải pháp fulfillment (hoàn tất đơn hàng) đang trở thành xu hướng được nhiều nhà bán hàng chuyên nghiệp lựa chọn. Trong đó, Gobox Fulfillment nổi lên như một đối tác đáng tin cậy, đặc biệt với các nhà bán hàng trên Shopee.

Gobox Fulfillment: Đối Tác Lý Tưởng Cho Nhà Bán Hàng Shopee

Gobox là đối tác chính thức của Shopee, mang đến một giải pháp hoàn tất đơn hàng toàn diện, giúp nhà bán hàng giải phóng khỏi các công đoạn phức tạp của quy trình logistics. Khi sử dụng dịch vụ Gobox Fulfillment, đơn hàng từ Shopee sẽ được tự động đồng bộ về hệ thống quản lý của Gobox (Gobox ERP). Từ đó, toàn bộ quá trình lưu kho, lấy hàng (picking), đóng gói (packing) và bàn giao cho đơn vị vận chuyển sẽ được thực hiện bởi đội ngũ và cơ sở vật chất của Gobox.

Lợi Ích Khi Sử Dụng Gobox Fulfillment Cho Đơn Hàng Shopee:

• Tiết Kiệm Thời Gian và Công Sức: Nhà bán hàng không còn phải lo lắng về việc lưu trữ hàng hóa, đóng gói, in phiếu gửi hay mang hàng ra bưu cục. Tất cả các công đoạn này được Gobox xử lý chuyên nghiệp, giúp bạn tập trung vào các hoạt động cốt lõi như tìm kiếm sản phẩm, marketing và chăm sóc khách hàng.
• Tối Ưu Hóa Tốc Độ Xử Lý: Với hệ thống kho bãi hiện đại và quy trình vận hành chuyên nghiệp, Gobox đảm bảo đơn hàng được xử lý và bàn giao cho đơn vị vận chuyển một cách nhanh chóng. Điều này giúp rút ngắn thời gian giao hàng, làm hài lòng người mua và giảm thiểu rủi ro giao hàng trễ, tránh bị phạt bởi Shopee.
• Giảm Thiểu Lỗi Vận Hành: Quy trình fulfillment được chuẩn hóa và áp dụng công nghệ giúp giảm thiểu tối đa các lỗi thường gặp trong quá trình xử lý đơn hàng như sai sót khi lấy hàng, đóng gói nhầm, hoặc thất lạc hàng hóa.
• Quản Lý Kho Hàng Hiệu Quả: Hệ thống Gobox ERP cung cấp khả năng quản lý tồn kho chính xác và theo thời gian thực, giúp nhà bán hàng nắm bắt được lượng hàng còn lại, lên kế hoạch nhập hàng kịp thời và tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá nhiều.
• Nâng Cao Trải Nghiệm Khách Hàng: Giao hàng nhanh chóng, đóng gói cẩn thận và không xảy ra lỗi vận hành góp phần quan trọng vào việc nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Khách hàng hài lòng sẽ có xu hướng đánh giá tích cực và quay lại mua hàng trong tương lai.
• Giải Pháp Chống Tồn Kho: Với tốc độ xử lý đơn hàng nhanh và hiệu quả, Gobox Fulfillment giúp hàng hóa được luân chuyển liên tục, giảm thiểu tình trạng tồn kho lâu ngày, giúp nhà bán hàng tối ưu hóa vốn lưu động.

Sử dụng Gobox Fulfillment là một khoản đầu tư chiến lược giúp nhà bán hàng trên Shopee nâng cao năng lực cạnh tranh, mở rộng quy mô kinh doanh mà không bị giới hạn bởi các rào cản về vận hành logistics.

Xem thêm: Cách đóng gói hàng Shopee an toàn khi vận chuyển

Kết Luận

Việc nắm vững cách gửi hàng Shopee tại bưu cục, dù là qua Kênh Người Bán hay ứng dụng di động, là kỹ năng cơ bản mà mọi nhà bán hàng cần có. Tuy nhiên, để thực sự tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao hiệu quả kinh doanh trên Shopee, việc cân nhắc và áp dụng các giải pháp fulfillment chuyên nghiệp như Gobox Fulfillment là một bước đi thông minh.

Gobox Fulfillment không chỉ giúp giải phóng nhà bán hàng khỏi các công đoạn logistics tốn thời gian mà còn đảm bảo đơn hàng được xử lý chính xác, nhanh chóng và bàn giao kịp thời cho đơn vị vận chuyển. Điều này không chỉ giúp tránh các vấn đề như giao hàng trễ hay hủy đơn mà còn góp phần xây dựng uy tín cho shop, nâng cao trải nghiệm khách hàng và thúc đẩy doanh số bán hàng bền vững. Hãy lựa chọn phương thức gửi hàng phù hợp nhất với quy mô và nhu cầu kinh doanh của bạn để tối ưu hóa hoạt động trên sàn thương mại điện tử đầy tiềm năng này.